Ein Event lebt von seinen Teilnehmenden. Und “Full house” zu haben, ist ein wichtiges Ziel für Veranstalter*innen. Wenn dieses Ziel erreicht ist, ist die Freude groß – doch viel zu schnell lassen geänderte Pläne oder Krankheit die Anmeldezahlen wieder schmelzen. Um dem entgegenzuwirken, lohnt es sich, Interessierten die Möglichkeit zu geben, sich für ausgebuchte Veranstaltungen vorzumerken. Sollten Plätze frei werden, können Sie Ihre Veranstaltung so wieder auffüllen.  

Mit der neuen Warteliste von doo können Sie dies schnell und einfach für Ihre Veranstaltungen einrichten.

So funktioniert’s

Um die Warteliste für Ihre Veranstaltung zu aktivieren, gehen Sie auf der Veranstaltungsdetail-Seite auf “Buchungsfreigabe und Warteliste”. Dort können Sie die Wartelistenkapazität festlegen. Bei komplexeren Veranstaltungen haben Sie die Möglichkeit, auf Ticketkategorieebene festzulegen, ob es eine Warteliste geben soll.

Sobald die Veranstaltung beziehungsweise eine spezifische Kategorie ausgebucht ist, wird die Wartelistenoption automatisch in der Buchungsmaske angezeigt. Interessierte können ihre Daten eingeben und sich für die Teilnahme vormerken lassen. Sie erhalten im Anschluss eine automatische Bestätigungsmail über die Aufnahme auf die Warteliste.

Als Veranstalter*in  können Sie die Wartelisteauslastung in den neu designten Veranstaltungsdetails einsehen. Wenn ein Platz durch eine Stornierung oder eine Erhöhung der Kapazität frei wird, können Sie eine Buchung von der Warteliste nachrücken lassen. Der Buchende erhält dann eine E-Mail mit der Buchungsbestätigung beziehungsweise bei einer kostenpflichtigen Buchung mit einem Zahlungslink, über den die Buchung abgeschlossen werden kann.

Um ein einfaches Nachrücken zu ermöglichen, können sich Personen auf der Warteliste nur einzeln anmelden. Es gibt keine Option, mehrere Tickets in einer Buchung zu erwerben. Außerdem können beim Eintragen in die Warteliste keine zusätzlichen Produkte ausgewählt werden. Beschränkungen wie Anmeldezeitraum, Zugangscodes oder Teilnehmendengruppen gelten auch, wenn die Warteliste aktiviert ist. So können Sie steuern, wer sich auf die Warteliste setzen kann.

Vorteile einer digitalen Warteliste

Indem Sie die Wartelistenfunktion nutzen, erhöhen Sie die Chancen auf eine ausgebuchte Veranstaltung: Nach einer Stornierung können Sie den freigewordenen Platz direkt an eine andere interessierte Person weitergeben, sodass das Event weiterhin ausgebucht ist.

Dank der Verwaltung der Wartelistenplätze direkt in doo erübrigt sich zudem das Pflegen manueller Listen und das händische Einbuchen von Nachrückenden. Gleichzeitig ist weniger E-Mail-Verkehr mit Interessierten zu erwarten, da der Wartelisten-Prozess für die potenziellen Teilnehmenden selbsterklärend ist: Sie können sich selbständig in die Liste eintragen und bekommen automatisch Bescheid, wenn sie nachrücken. Dementsprechend brauchen sie nicht beim Veranstaltenden nachzufragen oder regelmäßig auf die Veranstaltungswebseite zu gehen, um nach freigewordenen Plätzen zu schauen.

Durch die Warteliste können Sie wertvolle neue Kontakte sammeln: Auch wenn Personen auf der Warteliste nicht zur anstehenden Veranstaltung zugelassen werden, haben Sie ihre Kontaktdaten und können sie zu Folgeveranstaltungen einladen.

Durch das manuelle Nachrücken von Buchungen auf der Wartelistehaben Sie als Veranstalter die Kontrolle, wer wann nachrückt. Sie können sich entweder an die chronologische Reihenfolge der Registrierungen halten oder von ihr abweichen und für Sie relevanteren Personen den Vorrang geben.

Automatische Warteliste in Planung

Die aktuelle Version des neuen Features umfasst das manuelle Verwalten der Warteliste: wird ein Platz frei, kann ein Interessent*in von der Warteliste durch Ihre Bestätigung als Teilnehmende zugelassen werden. Für 2023 ist die automatische Warteliste geplant: Hier rücken Personen von der Warteliste automatisch nach, sobald ein Platz frei wird. Pro-Tipp: Mit den neuen doo Automatisierungen ist ein automatischer Prozess sowie auf Ihre spezifischen Anforderungen zugeschnittene Workflow schon davor möglich.