Ein reibungsloser Einlass prägt den ersten Eindruck einer Veranstaltung. Wenn Teilnehmende schnell eingecheckt werden und das Team vor Ort den Überblick behält, startet das Event für alle Beteiligten entspannter.

Mit dem doo Einlassmanagement unterstützen wir genau diesen Prozess: Die Lösung hilft dabei, Tickets zu prüfen, Anwesenheiten zu erfassen und wichtige Kennzahlen im Blick zu behalten. Neu ist: Neben dem klassischen Check-in am Haupteingang lassen sich seit September 2026 auch gebuchte Produkte wie Workshops oder Zusatzleistungen direkt vor Ort prüfen und einchecken.

Damit wird das doo Einlassmanagement noch flexibler: Es unterstützt nicht nur beim Eintritt zur Veranstaltung, sondern auch an gezielten Checkpoints innerhalb des Eventablaufs.

Was ist das doo Einlassmanagement?

Das doo Einlassmanagement richtet sich an Veranstaltende, die ihren Check-in selbstständig und effizient organisieren möchten – es eignet sich insbesondere für kleine und mittlere Veranstaltungen mit bis zu 500 Teilnehmenden. Es ist leistungsstärker als der einfache doo Self-Service-Check-in mit beliebigen mobilen Geräten und gleichzeitig schlanker als umfangreiche Onsite-Lösungen mit individuellem Setup.

Bei Ihrer doo Veranstaltung finden Sie Einlassmanagement als speziell für den Check-in gestaltete Unterseite, über die Sie folgende Aktionen durchführen können:

• Teilnehmende mit eigenen oder gemieteten Handscannern per QR-Code einchecken (automatisch beim Scan oder per Knopfdruck)

• Teilnehmerdaten überprüfen und gegebenenfalls anpassen (Namenskorrektur für Badges oder Zertifikate)

• Teilnehmende bei Bedarf (“Ticket vergessen”) suchen oder nachmelden

• Check-in-Status und Kennzahlen in Echtzeit verfolgen

• Je nach Setup Badges oder Labels vor Ort drucken

Nach einmaliger Freischaltung durch doo und der Anschaffung und Einrichtung der benötigten Handscanner und gegebenenfalls Drucker kann das Einlassmanagement jederzeit selbstständig für alle zukünftigen doo Veranstaltungen genutzt werden. Detaillierte Informationen zum Setup finden Sie in unserem Hilfecenter-Artikel zum Einlassmanagement.

Vom Event-Check-in zum gezielten Produkt-Checkpoint

Der übliche Teilnehmer-Check-in beantwortet vor allem eine Frage: Darf diese Person an dieser Veranstaltung teilnehmen? Bei vielen Events sind jedoch noch weitere Fragen relevant: Ist die Person auch für genau diesen Workshop, dieses Dinner oder diese Leistung berechtigt?

Genau hier setzt der Produkt-Check-in an: Produkte, die Teilnehmende im doo Buchungsprozess ausgewählt haben, können vor Ort als eigene Berechtigung geprüft und eingecheckt werden – zum Beispiel für Workshops, Verpflegungsoptionen, VIP-Pakete, Merchandise oder andere Zusatzleistungen.

Hierfür richten Sie einen Checkpoint für die gewünschte Produktkategorie ein, indem Sie im Einlassmanagement einstellen, dass Sie den Check-in für dieses Produktkategorie durchführen. Wird nun ein Ticket gescannt, prüft das System, ob die teilnehmende Person ein gültiges Produkt der jeweiligen Kategorie besitzt. Ist eine Berechtigung vorhanden, kann das Produkt direkt eingecheckt werden. Fehlt sie, erhält das Team vor Ort die entsprechende Rückmeldung. Über die entsprechende Übersicht können Sie jederzeit sehen, wie viele Produkte schon eingecheckt wurden und wie viele noch zu erwarten sind.

Typische Einsatzmöglichkeiten

Der Produkt-Check-in lohnt sich besonders für Veranstaltungen mit differenzierten Programmpunkten, bei denen nicht nur am Haupteingang gescannt wird, sondern während des Events weitere Berechtigungen oder Leistungen geprüft werden müssen. Typische Beispiele sind:

• Workshops und Breakout-Sessions: Prüfen, ob Teilnehmende für einen bestimmten Programmpunkt angemeldet sind.

• Side Events und Abendveranstaltungen: Zugänge zu Networking-Dinner, Empfängen oder exklusiven Zusatzformaten kontrollieren.

• Catering und Zusatzleistungen: Lunch-Pakete, Dinner-Tickets, Getränkegutscheine oder VIP-Catering als eingelöst markieren.

• Merchandise- und Goodie-Ausgabe: T-Shirts, Taschen, Starterpakete oder Unterlagen dokumentiert ausgeben und doppelte Abholungen vermeiden.

• VIP- und Upgrade-Pakete: VIP-Zugang oder Premium-Leistungen vor Ort prüfen.

• Mehrtagesevents und Teilnahmenachweise: Tagespässe, Module oder einzelne Programmpunkte kontrollieren und besser nachvollziehen, wer an was teilgenommen hat – besonders hilfreich für das Erstellen von Zertifikaten.

Ihr Mehrwert auf einen Blick

• Mehr Kontrolle: Berechtigungen für Sessions, Leistungen und Zusatzangebote direkt vor Ort prüfen.

• Weniger manueller Aufwand: Informationen aus dem Buchungsprozess stehen am Checkpoint unmittelbar zur Verfügung.

• Schnellere und klarere Prozesse: Teams erkennen sofort, ob eine Berechtigung vorhanden ist oder nicht.

• Mehr Transparenz: Behalten Sie den Überblick darüber, wie viele Personen mit einem Produkt noch erwartet werden und das Angebot bereits wahrgenommen haben.

• Bessere Datengrundlage: Gewinnen Sie zusätzliche Einblicke in die tatsächliche Nutzung Ihrer Angebote.

Fazit: Mehr Checkpoint-Möglichkeiten

Mit dem Produkt-Check-in wird das doo Einlassmanagement zur zentralen Lösung für Einlass- und Berechtigungsprüfungen vor Ort. Neben dem klassischen Ticket-Scan lassen sich auch Sessions, Zusatzleistungen und weitere Angebote effizient kontrollieren und dokumentieren. Das vereinfacht Abläufe bei komplexeren Veranstaltungen, reduziert Abstimmungsaufwand und schafft mehr Transparenz am Veranstaltungstag.

Alle Informationen zum Feature finden Sie in unserem Hilfecenter-Artikel zum doo Einlassmanagement. Wenn Sie den Produkt-Check-in bei Ihrer nächsten Veranstaltung einsetzen möchten, wenden Sie sich gerne an Ihre doo Ansprechperson oder unser Support Team.