Mit doo sammeln Sie wichtige und schützenswerte Daten über Ihre Teilnehmenden. Um diese so sicher wie möglich zu verwalten, wird doo regelmäßig von externen Prüfern auf technische Schwachstellen in der Software untersucht.
Aber auch bei der Nutzung und den individuellen Einstellungen unserer Software können Sie selber mit dazu beitragen, dass das Risiko eines Datenverlustes verringert wird.
Erfahren Sie hier, mit welchen Funktionen und Einstellungen Sie selber zum Schutz der Daten Ihrer Kunden beitragen können.
1. Nutzende verwalten
Es ist ratsam, in regelmäßigen Abständen sicherzustellen, dass nur noch relevante Nutzende in Ihrem Account hinterlegt sind. Entfernen Sie deaktivierte oder nicht mehr zuständige Nutzende, um die Übersichtlichkeit zu wahren. In der Nutzer-Übersicht finden Sie hierzu auch hilfreiche Informationen, wie z.B. das Datum des letzten Login jeder Person. So können Sie einfach Mitarbeitende identifizieren, die doo gar nicht mehr aktiv nutzen.
2. Sichere Authentifizierung
Viele Hacker versuchen, sich über erschlichene Passwörter Zugriff auf Systeme mit sensiblen Daten zu verschaffen. Um sich davor zu schützen, können auch bei doo komplexere Methoden der Authentifizierung bei der Anmeldung zu unserem Backend genutzt werden. Durch Sicherheits-Standards wie Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) reicht ein einfacher Diebstahl eines Passwortes meist nicht mehr aus, um Zugriff auf unsere Software zu bekommen. Und dabei müssen diese Verfahren, wenn sie z.B. mit Single Sign On über die Authentifizierungsmechanismen in ihrem Unternehmen verbunden sind, Ihren Arbeitsalltag nicht einmal merklich beeinflußen.
3. Alte Daten bereinigen
Der sicherste Schutz der Daten Ihrer Teilnehmenden besteht darin, diese nur solange in den jeweiligen Systemen zu hinterlegen, wie diese dort auch gebraucht werden.
Prüfen Sie regelmäßig, ob veraltete Kundendaten in Ihrem Account gespeichert sind. Sind die Teilnehmenden-Daten einer Veranstaltung aus 2020 in doo noch an der richtigen Stelle, oder gehören diese Daten als Teil der Kontakthistorie in Ihr CRM, und können aus doo entfernt werden?
Mit Hilfe eines Löschkonzeptes lassen sich eine Daten nach einem gewissen Zeitraum auch automatisiert aus unserem System entfernen – aber auch dieses Konzept sollte regelmäßig überprüft werden, ob es noch Ihren Anforderungen entspricht.
4. Aktualisierung von Teilnahme-Bedingungen
Zu den weiteren Dingen, die Sie regelmäßig überprüfen sollten, gehören Ihre Buchungs- und Teilnahmebedingungen, sowie Ihre Datenschutzbestimmungen.
Zum einen bilden sie die rechtliche Grundlage der Datenverarbeitung, und machen so im Idealfall Ihren Kunden transparent, welche Daten für welchen Zweck und welchen Zeitraum gespeichert werden.
Zum anderen ändert sich sowohl die gesetzlichen Rahmenbedingungen, als auch Ihre unternehmensinternen Anforderungen im Laufe der Zeit. So können z.B. Anforderungen, die während der Covid-Pandemie für Veranstaltungen sinnvoll oder vorgeschrieben waren, in den letzten Monaten wieder entfallen oder unnötig sein.
Überprüfen Sie daher regelmäßig Ihre Buchungs- und Teilnahmebedingungen. Stellen Sie sicher, dass sie den aktuellen rechtlichen Anforderungen entsprechen und relevante Informationen für Ihre Teilnehmenden enthalten.
5. Absicherung des Buchungswidgets
Das doo Buchungswidget ist der zentrale Ort, an dem Ihre Teilnehmenden Ihnen weitere Daten über sich übermitteln. Währen das Widget selber diese Daten durch technische Maßnahmen wie verschlüsselte Übermittlung absichert, können Sie durch einfache Konfigurationseinstellungen sicher sein, dass Ihre Buchungswidgets nicht von unbefugt in fremden Webseiten eingebunden werden kann. Prüfen und Aktualisieren Sie diese Sicherheitseinstellungen bei der Widget-Konfiguration, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Websites darauf zugreifen können.
6. Manuelle Überprüfung von Buchungen
Neben dem Schutz vor unbefugten Zugriff auf Kundendaten sollten Sie auch sicher stellen, dass nur solche Daten von Ihnen erfasst und weiterverarbeitet werden, die auch sinnvoll und wertstiftend für Ihr Unternehmen sind.
Dabei kann es, je nach Art Ihrer Veranstaltungen, sinnvoll sein, neue Buchungen manuell zu überprüfen. Dies ermöglicht es Ihnen, sicherzustellen, dass die Teilnehmerkriterien erfüllt sind und die Veranstaltung reibungslos abläuft. Mit unseren neuen Automatisierungsfunktionen können hier auch automatisch Kriterien geprüft und so vorab ein Teil der Buchungen vor der manuellen Prüfung ausgefiltert werden.
Fazit
Der Schutz der Daten Ihrer Kunden ist eine gemeinsame Verantwortung von doo und Ihnen. Während wir auf Software-Ebene sicherstellen, dass die Daten nach dem aktuellen Stand der Technik sicher verarbeitet werden, sollten Sie regelmäßig prüfen, ob die individuellen Konfigurationen noch Ihren Anforderungen entspricht. Gerne unterstützen wir Sie hierbei – bei Rückfragen, oder auch in einem gemeinsamen Workshop, der diese Themen noch einmal individueller und in größerer Tiefe beleuchtet!
