Nutzer verwalten: So arbeiten Sie im Team
doo Organisationen mit Pro- oder Enterprise-Lizenz haben die Möglichkeit, im Team zu arbeiten, sprich mehrere Personen zu ihrem Organisations-Account einzuladen. Jede eingeladene Person kann ihren persönlichen doo Nutzer-Account mit eigenen Zugangsdaten anlegen, mit dem sie dann Zugriff auf den Event Manager der jeweiligen Organisation hat. Wird ein Nutzer mit seinem persönlichen Account zu weiteren doo Organisationen hinzugefügt, z.B. zu den doo Organisations-Accounts anderer Geschäftsbereiche, kann er mit seinem bestehenden persönlichen Nutzer-Account auch auf diese doo Organisationen zugreifen und beliebig zwischen ihnen wechseln.
1. Nutzer verwalten
Um die Nutzer Ihrer doo Organisation zu verwalten, klicken Sie in der Kopfleiste links neben Ihrem Namen auf das Zahnradsymbol und rufen den Tab “Nutzer” auf. Bitte beachten Sie, dass nur Team-Mitglieder mit der Rolle “Administrator” Zugriff auf die Organisationseinstellungen haben. Sollten Sie das Symbol nicht in Ihrer Kopfleiste sehen, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator.
Die Übersicht zeigt Ihnen alle Nutzer, die zu Ihrem Organisationsaccount eingeladen wurden mit ihrer Rolle und dem Datum ihres letzten Logins. Außerdem können Sie sehen, wie viele Veranstaltungen für den jeweiligen Nutzer freigegeben sind.
Im Falle vom Veranstaltungspersonal können Sie die Zahl anklicken und im nächsten Schritt die freigegebenen Events einsehen und ggf. entfernen.
1.1 Neuen Nutzer hinzufügen
- Um einen neuen Nutzer zu Ihrem Organisations-Account einzuladen, klicken Sie oben rechts auf “+ Neue Nutzer einladen”.
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Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein, die Sie zu Ihrem Organisations-Account einladen möchten.
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Teilen Sie Ihrem zukünftigen Team-Mitglied eine Rolle zu:
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Administrator: Mitglied bekommt vollumfänglichen Zugriff auf Ihren Organisations-Account mit denselben Rechten wie Sie.
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Veranstaltungsmanager: Mitglied bekommt dieselben Rechte wie der Administrator, mit Ausnahme des Zugriffs auf die Organisationseinstellungen sowie der Möglichkeit, die Umsatzauszahlungs-Einstellungen einzusehen und zu verwalten
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Buchungsassistent: Mitglied kann Teilnehmer, Kontakte und Buchungen verwalten, hat aber keine Einsicht in Umsatzzahlen, keine Rechte für den Download von Listen, das Bearbeiten von Veranstaltungen und den Versand von E-Mail-Nachrichten. Bereiche und Menüpunkte, auf die der Nutzer keinen Zugriff hat, werden für ihn ausgeblendet.
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Nur Leserechte: Kann nur die Veranstaltungen, Buchungen, Kontakte und ggf. Berichte und Formulare sehen, Dateien herunterladen, aber keine Änderungen vornehmen. Bereiche und Menüpunkte, auf die der Nutzer keinen Zugriff hat, werden für ihn ausgeblendet.
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Veranstaltungspersonal: Mitglied kann nur auf ausgewählte Veranstaltungen und die zugehörigen Buchungs- und Teilnehmerübersichten, die Einladungsliste sowie ggf. das Einlassmanagement zugreifen. Die entsprechenden Veranstaltungen können Sie ihm nach erfolgter Einladung über die entsprechenden Veranstaltungseinstellungen freigeben – eine Anleitung dazu finden Sie im Artikel zum Veranstaltungspersonal.
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Klicken Sie auf “Einladen”, um die Einladung zu Ihrem doo Organisations-Account an die angegebene E-Mail Adresse zu schicken.
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Nun braucht das neue Team-Mitglied nur noch auf den Link in der E-Mail zu klicken, ein persönliches Passwort zu wählen und Ihrer Organisation beizutreten.
1.2 Ändern der Rolle eines Mitglieds
Als Administrator können Sie die Rollen und Rechte der Nutzer Ihrer Organisation jederzeit anpassen, indem Sie im Tab “Nutzer” der Organisationseinstellungen in der Zeile des Nutzers die gewünschte Rolle auswählen und bestätigen.
1.3 Entfernen von Mitgliedern
Wenn Sie Nutzer entfernen möchten, etwa weil dieser sich schon seit Langem nicht mehr in doo eingeloggt hatten (siehe Spalte “Letzter Login”), klicken Sie in der Zeile des Nutzers auf das Papierkorb-Symbol. Er hat ab sofort mit seinem doo Nutzer-Account keinen Zugriff mehr auf Ihren Organisationsaccount.
1.4 E-Mail-Adresse ändern
E-Mail-Adressen von bestehenden Mitgliedern zu ändern ist nicht möglich. Allerdings können Sie jederzeit den Nutzer-Account mit der bestehenden E-Mail-Adresse aus der Organisation entfernen (s. 1.3.) und eine neue Einladung an die gewünschte E-Mail-Adresse senden (s. 1.1.), um einen neuen Nutzer-Account anzulegen, der den alten ersetzt.
1.5 Passwort-Sicherheit bei doo
In der heutigen Zeit wird es immer notwendiger für eine hohe IT-Sicherheit zu sorgen. Ein zentral wichtiges Thema bei der IT-Sicherheit ist die Passwort-Sicherheit. doo sorgt bereits im Standard dafür, dass ein möglichst sicheres Passwort für den Login festgelegt werden muss – ein Passwort muss daher eine gewisse Länge erfüllen, sowie Zahlen und Sonderzeichen enthalten. Darüber hinaus gibt es jedoch noch weitere Möglichkeiten die Passwort-Sicherheit Ihrer Nutzer zu erhöhen, Informationen zu diesen finden Sie in unserem Hilfecenterartikel zur Passwortsicherheit.
2. Als Nutzer mehrere Accounts zwischen Organisationen wechseln
Wenn Sie mit Ihrem Nutzer-Account Zugriff auf mehrere Organisationsaccounts haben, können Sie jederzeit zwischen ihnen wechseln, indem Sie oben rechts auf Ihren Namen klicken und die entsprechende Organisation auswählen.
An der Anzeige rechts oben unterhalb Ihres Namens, können Sie überprüfen auf welche Organisation Sie momentan zugreifen. Jeder Organisationsaccount hat eine ID, die Ihnen neben dem Organisationsnamen angezeigt wird.
Tipp: Um die Organisationsaccounts unterscheiden zu können, empfehlen wir, jeder Organisation in den Organisationseinstellungen einen eindeutigen Namen zu geben, der Ihnen dann neben der doo ID angezeigt wird. Wurde noch kein Name für die Organisation vergeben, wird sie als “Meine Organisation” gelistet. Wie Sie Ihre Organisationseinstellungen ändern, erfahren Sie in unserem Artikel zum Thema Organisationseinstellungen.