Warteliste erstellen

Die Warteliste ist eine nützliche Funktion, mit der Sie Ihre Veranstaltungskapazität voll ausschöpfen können, indem Sie es Personen ermöglichen, sich für Ihre Veranstaltung anzumelden, auch wenn diese bereits ausgebucht ist, um eventuell zu einem späteren Zeitpunkt nachzurücken. So können Sie sich als Veranstalter einen Eindruck von der tatsächlichen Nachfrage nach Ihrer Veranstaltung verschaffen und ganz einfach Daten von zusätzlichen Interessenten sammeln, die es in der ersten Runde nicht auf die Teilnehmerliste geschafft haben. Sie können diese Personen nachträglich aufnehmen, wenn durch Stornierungen Plätze frei werden, damit Ihre Veranstaltung ausgebucht bleibt, oder Sie können sogar überlegen, ob Sie die maximale Kapazität für Ihre Veranstaltung erhöhen wollen. Sollte es nicht gelingen, die Personen von der Warteliste zu Ihrer Veranstaltung zuzulassen, können Sie ihnen eine Einladung für Ihre nächste Veranstaltung schicken und ihnen die Möglichkeit geben, sich ihren Platz zu sichern.

1. So aktivieren Sie eine Warteliste für Ihre Veranstaltung

Um eine Warteliste für Ihre Veranstaltung zu erstellen, öffnen Sie bitte die jeweilige Veranstaltungsdetailseite und wählen Sie im Menü “Veranstaltungseinstellungen” auf der rechten Seite “Buchungsfreigabe und Warteliste”.

Nach dem Aktivieren des Schalters für die Warteliste können Sie festlegen, wie viele Plätze Sie anbieten möchten und ob die Warteliste für die gesamte Veranstaltung oder nur für ausgewählte Ticketkategorien aktiviert werden soll. Nach dem Speichern der Einstellungen wird die Warteliste entsprechend aktiviert. Bitte beachten Sie, dass die maximale Kapazität für die Warteliste 1000 beträgt.

Wenn Sie die Warteliste nur für bestimmte Ticketkategorien anbieten möchten, können Sie diese auswählen, wenn Sie die Option “Ausgewählte Ticketkategorien” wählen. Die Anzahl der Wartelistenplätze für die Veranstaltung funktioniert zusammen mit der Anzahl der Wartelistenplätze für die Ticketkategorien auf die gleiche Weise wie die reguläre Veranstaltungskapazität und die Ticketkategoriekapazität: Die Anzahl auf Veranstaltungsebene begrenzt die Gesamtzahl der Wartelistenplätze, unabhängig von der Ticketkategorie. Die Anzahl auf Ticketkategorie-Ebene begrenzt die Anzahl der Wartelistenplätze mit dieser spezifischen Ticketkategorie.

Beispiele:

1. Sie haben 6 Wartelistenplätze auf der Veranstaltungsebene sowie 3 für die Kategorie A und 3 für die Kategorie B. Sobald 3 Personen einen Wartelistenplatz für die Kategorie A gebucht haben, ist nur noch die Kategorie B für die Wartelistenanmeldung verfügbar.
2. Sie haben 3 Wartelistenplätze auf Veranstaltungsebene sowie 3 für die Kategorie B und 3 für die Kategorie D. Sobald 3 Personen einen Wartelistenplatz für die Kategorie B gebucht haben, sind keine weiteren Wartelistenplätze für die Veranstaltung verfügbar.

1.1 Einschränkungen der Warteliste

Grundsätzlich gilt: Eine Person kann eine Wartelistenplatz buchen, wenn sie auch regulär ein Ticket dieser Kategorie buchen könnte. Bucher sehen die Ticketkategorie, für die die Warteliste aktiv ist, nach den gleichen Regeln wie regulär buchbare Ticketkategorien. Das bedeutet, Beschränkungen zum Beispiel durch Zugangscodes oder Teilnehmergruppen gelten auch, wenn die Warteliste für die Ticketkategorie aktiv ist. Auch der Registrierungszeitraum, den Sie für eine Ticketkategorie festgelegt haben gilt für Wartelistenbuchungen gilt. Das heißt, wenn eine Ticketkategorie nicht für die reguläre Registrierung geöffnet ist, ist sie auch nicht für Wartelistenregistrierungen verfügbar.

Bei einer Wartelistenbuchung kann grundsätzlich nur 1 Ticket pro Buchung gebucht werden. Es können keine Produkte für eine Wartenlistenbuchung ausgewählt werden. In anderen Worten: Wartelistenbuchungen mit mehreren Posten sind nicht möglich, um komplexe Nachrücklogiken zu vermeiden. Wenn Sie eine Ticketkategorie für die Warteliste auswählen, stellen Sie bitte sicher, dass diese einzeln buchbar ist, da die von Ihnen hinterlegten Regeln für eine Buchung nicht durch die Warteliste aufgehoben werden. In einigen Fällen empfehlen wir, die Warteliste nicht zu verwenden, da dies für Bucher in eine Sackgasse führen kann:

• Veranstaltungen mit über- und untergeordneten Kategorien, insbesondere wenn die untergeordnete Kategorie auf die Warteliste gesetzt wird oder verpflichtend ist
• Veranstaltungen mit verpflichtend zu buchenden Kategorien, die nicht die Wartelistenkategorie sind, sowie mit verpflichtend zu buchenden Produkten
• Ticketkategorien oder Buchungen, bei denen zwingend mehr als ein Ticket gebucht werden muss

2. So können sich Bucher auf die Warteliste setzen lassen

Sobald die Veranstaltung (= alle Ticketkategorien) bzw. die Ticketkategorien, für die eine Warteliste aktiviert wurde, ausgebucht ist, wird die Wartelistenoption automatisch in der Buchungsmaske angezeigt.

Interessierte Personen können auf “Wartelistenplatz buchen” klicken, um einen Platz auf der Warteliste zu buchen. Mehr als einen Platz gleichzeitig zu buchen ist nicht möglich: Möchte ein Bucher mehrere Personen auf die Warteliste setzen, müssen die Personen einzeln angemeldet werden. Dasselbe gilt für Personen, die sowohl verfügbare Tickets und einen Wartelistenplatz für eine ausgebuchte Ticketkategorie buchen möchten: Sie müssen ebenfalls zwei getrennte Buchungen vornehmen.

Um sich für die Warteliste zu registrieren, muss der Bucher das reguläre Buchungsformular ausfüllen. Bitte beachten Sie, dass es dem Bucher nicht möglich ist, Produkte zu einer Wartelistenbuchung hinzuzufügen. Nachdem er seine Anmeldung bestätigt hat, erhält er eine automatische Bestätigungs-E-Mail, dass er in die Warteliste aufgenommen wurde.

Wenn eine Person von der Warteliste nachrückt und vom Veranstalter in die Gästeliste aufgenommen wird (siehe 3.), erhält er eine weitere E-Mail mit der regulären Buchungsbestätigung oder  im Falle einer kostenpflichtigen Buchung eine Zahlungsaufforderung mit einem Link, die ihn auffordert, seine Buchung durch Zahlung abzuschließen.

3. Verwalten der Warteliste

Als Veranstalter können Sie den aktuellen Stand der Warteliste Ihrer Veranstaltung sowohl auf der Veranstaltungsübersichtsseite als auch in den Veranstaltungsdetails jederzeit einsehen.

Personen, die sich auf der Warteliste befinden, werden in Ihrer Buchungs- und Teilnehmerübersicht mit dem Status “Warteliste” gekennzeichnet. Wird ein Ticket frei – z.B. durch die Stornierung einer anderen Buchung – können Sie eine der Wartelistenbuchungen auswählen, zu den Buchungsdetails gehen und diese mit einem Klick auf die entsprechende Schaltfläche bestätigen.

Mit einem Klick auf “Nachrücken lassen” erhält der Bucher eine Buchungsbestätigung per E-Mail oder – im Falle einer kostenpflichtigen Buchung – eine Zahlungsaufforderung, um seine Buchung abzuschließen. Der Status seiner Buchung wird entsprechend aktualisiert.

Sie können eine Buchung auch von der Warteliste entfernen, indem Sie auf “Von Warteliste streichen” klicken. Der Status der Buchung ändert sich dann von “Warteliste” zu “Gestrichen” und der Platz auf der Warteliste wird wieder frei.