Kontaktimport: Massenerstellung und -bearbeitung von Kontakten
Um eine größere Menge Kontakte anzulegen oder zu bearbeiten, können Sie den Kontaktimport nutzen. Hierbei importieren Sie die Daten aus einer CSV-Datei nach doo. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie der Kontaktimport funktioniert und was Sie dabei beachten sollten.
1. CSV-Datei vorbereiten
Als Pro- und Enterprise Kunde können Sie Kontaktlisten von Ihrem Computer als CSV-Datei in Ihren doo Event Manager hochladen.
Die CSV-Datei muss komma-separiert (Trennzeichen “,”) und entweder UTF-8 (empfohlen) oder ISO 8859-1 als Encoding verwenden. Wenn Sie die Daten aus einem Drittsystem exportieren, haben sie in der Regel die Möglichkeit, für den Export das CSV-Format zu wählen. Falls Ihnen die Daten in einem anderen Format vorliegen, können Sie mithilfe eines Tabellenverarbeitungsprogramms eine CSV-Datei erstellen, zum Beispiel mit Microsoft Excel, Google Sheets oder Apple Numbers. Falls Sie eine Vorlage mit den vorhandenen Systemfeldern benötigen, können Sie diese im Importprozess oder über diesen Link herunterladen.
Folgende Voraussetzungen müssen die Daten in Ihrer CSV-Datei für einen erfolgreichen Import erfüllen:
- Eine Übersicht über alle Systemdatenfelder und die Standardwerte sowie die Anforderungen für eigene Kontaktdatenfelder je nach Datentyp finden Sie hier.
- Bei Land können Sie den Ländercode (zum Beispiel “DE”) oder den ausgeschriebenen Namen (zum Beispiel “Deutschland”) verwenden. Letzterer muss der Schreibweise entsprechen, die in doo verwendet wird. Wir empfehlen den Import per Ländercode.
- Bei Auswahlfeldern müssen die Werte exakt mit den im System hinterlegten Werten inklusive Groß- und Kleinschreibung übereinstimmen.
- Sie können den Importprozess auch nutzen, um neue Kontaktdatenfelder anzulegen oder Werte für Auswahlfelder zu importieren. Mehr Informationen finden Sie hier.
- Wenn Sie die Kontakte mit dem doo E-Mail-Manager anschreiben möchten und Ihnen die entsprechende Einwilligung der Personen vorliegt, müssen Sie das E-Mail-Abo importieren. Fügen Sie hierfür eine Spalte “E-Mail-Abo Veranstaltungskommunikation” mit dem Wert “1” für jeden Kontakt, für den Sie die Berechtigung haben, in Ihre Datei ein.
- Die Werte in den Zellen dürfen keine Kommata enthalten.
2. Kontaktimport in doo
2.1. Import starten
Gehen Sie über den allgemeinen Menüpunkt “Kontakte” ins Kontaktcenter. Unter “Kontakte verwalten” starten Sie über den Punkt “Kontakte importieren” den Importprozess.
2.2. Datei hochladen
Laden Sie Ihre CSV-Datei von Ihrem Computer hoch und wählen Sie das passende Encoding (siehe oben).
Falls Sie den Importprozess nutzen wollen, um zusätzliche Antwortmöglichkeiten für die Systemfelder “Anrede” und “Titel” oder für eigene Kontaktdatenfelder vom Typ Auswahlliste hinzuzufügen, aktivieren Sie die entsprechende Option. Sie können die Werte auch manuell in den Organsationseinstellungen hinterlegen. Weitere Informationen hierzu finden Sie hier.
Klicken Sie auf “Weiter”, um zum nächsten Schritt zu gelangen.
2.3. Identifizierung von Kontakten
Im nächsten Schritt können Sie das Identifikationsmerkmal auswählen. Damit legen Sie fest, anhand welches Datenfelds überprüft wird, ob ein Kontakt bereits in doo existiert und aktualisiert werden oder ob ein neuer Kontakt angelegt werden soll.
Sie können den Kontaktimport nutzen, um neue Kontakte anzulegen und um die Daten bestehender Kontakte zu aktualisieren.
2.3.1. E-Mail-Adresse
Standardmäßig dient die E-Mail-Adresse als Identifikationsmerkmal für doo Kontakte. Wenn Sie diese Option wählen, wird beim Import überprüft, ob bereits ein Kontakt mit der E-Mail-Adresse existiert. Falls ja, wird dieser je nach Duplikatseinstellungen (siehe unten) aktualisiert. Ansonsten wird ein neuer Kontakt angelegt. Dies gibt auch, wenn in doo mehrer Kontakte mit dieser E-Mail-Adresse vorliegen.
Anwendungsfälle: Diese Option bietet sich an für Kontaktlisten, in denen jeder Kontakt eine E-Mail-Adresse hat und keine E-Mailadresse doppelt auftaucht.
Wenn Sie Kontakte ohne E-Mail-Adresse anlegen möchten, oder mehrere Kontakte die gleiche E-Mail-Adresse haben, wählen Sie einen der folgenden Identifikatoren.
2.3.2. Externe Kunden-ID
Sie können Ihre Kontakte auch anhand eines eigenen Identifikators, der “Externen Kunden-ID”, in doo einpflegen. In diesem Fall vergeben Sie die Werte für den Identifikator unabhängig von doo. Wenn Sie diese Möglichkeit verwenden, sollten Sie unbedingt darauf achten, dass jeder Kontakt einen eindeutigen Wert hat, die keinem anderen Kontakt zugeordnet ist.
Anwendungsfälle: Diese Option empfiehlt sich, wenn die Kontakte aus einem anderen System wie einem CRM oder einer Kundendatenbank stammen und dortbereits eine System-ID oder Kundennummer haben, die Sie auch in doo hinterlegen möchten. Die externe Kunden-ID bietet zudem eine Lösung für Fälle, in denen Kontakte ohne E-Mail-Adressen oder mehrere Kontakte mit derselben E-Mail-Adresse in doo angelegt werden sollen.
2.3.3. doo Kontakt-ID
Wenn Sie eine Liste, die Sie zuvor aus doo exportiert haben, erneut importieren möchten, um die Datensätze von bereits bestehenden Kontakten zu aktualisieren, können Sie die doo Kontakt-ID verwenden. Ihre CSV-Datei muss entsprechend eine Spalte mit der doo Kontakt-ID enthalten.
Anwendungsfälle: Der Upload über die doo Kontakt-ID ist sinnvoll, wenn keine neuen Kontakte in doo angelegt werden sollen, sondern bestehende Kontakte in doo aktualisiert werden sollen.
2.4. Zuordnung der Datenfelder
Als nächstes können Sie die Datenfelder aus Ihrer CSV-Datei zu den doo Kontaktdatenfeldern zuordnen, damit nach dem Import die Daten in den richtigen Feldern stehen.
In der linken Spalte sehen eine Übersicht über alle Datenfelder, die das System in Ihrer CSV-Datei gefunden hat. In der rechten Spalte sehen Sie das doo Kontaktdatenfeld, in welches die jeweiligen Daten aus Ihrer Datei eingefügt werden. Je nach Bezeichnung der Spalten wird das System einige Felder automatisch zuordnen. Sie können diese Zuordnung jederzeit korrigieren und nicht zugeordnete Felder manuell zuordnen. Wenn Sie eine Spalte aus Ihrer Datei keinem doo Kontaktdatenfeld zuordnen, werden die Daten aus dieser Spalte nicht importiert. Wichtig ist, dass das Feld, dass sie oben als Identifikator gewählt haben, einem Feld aus Ihrer Datei zuordnet wird.
2.5. Auswahl der Kontaktgruppe
Unter “Gruppe zuordnen” können Sie entscheiden, ob die Kontakte einer bestehenden Gruppe hinzugefügt sollen oder eine neue Gruppe erstellt werden soll. Weitere Informationen zu Kontaktgruppen erhalten Sie hier.
2.6. Umgang mit Duplikaten
Im Anschluss legen Sie fest, wie mit Duplikaten verfahren werden soll. Diese Einstellung betrifft nur Kontakte, bei denen der von Ihnen festgelegte Identifikator bereits im doo Kontaktcenter existiert. Wenn für den Identifikator eines Datensatzes noch kein Kontakt in doo existiert, wird beim Import ein neuer Kontakt mit allen Daten der zugeordneten Datenfelder angelegt.
Für den Umgang mit Duplikaten können Sie zwischen drei Optionen wählen: Sollen nur neu erstellte Datenfelder hinzugefügt werden? Möchten Sie, dass bei bestehenden Kontakten alle Datenfelder aktualisiert werden? Oder sollen bestehende Kontakte gar nicht verändert werden?
2.7. Import durchführen
Nachdem Sie mit allen Einstellungen fertig sind, können Sie den Import durch Klick auf Kontakte importieren starten. Sie werden zurück zur Kontaktübersicht geleitet. Je nach Anzahl der zu importierenden Kontakte kann es einige Minuten dauern, bis sie in Ihrem Kontaktcenter auftauchen. Nach dem erfolgreichen Import erhalten Sie eine Benachrichtigung per E-Mail. Sollten Kontakte aus Ihrer Liste nicht erfolgreich importiert worden sein, können Sie der mitgeschickten CSV-Datei entnehmen, welche Kontakte betroffen sind und was der Grund für den fehlgeschlagenen Import war. Sie können den Importprozess mit einer CSV-Datei, die nur die betroffenen korrigierten Datensätze enthält, erneut durchlaufen. Alternativ bearbeiten Sie die Kontakte einzeln oder legen sie manuell an.
Alle neu angelegten sowie aktualisierten Kontakte finden Sie wie gewohnt im Kontaktcenter. Sie können nach der Kontaktgruppe filtern, um sich die Auswahl anzeigen zu lassen.