Veranstaltungspersonal: Nutzerzugriff auf einzelne Veranstaltungen einschränken
1. Was steckt hinter der Nutzerrolle „Veranstaltungspersonal“?
Mithilfe der Nutzerrolle „Veranstaltungspersonal“ können Veranstalter Personen zu ihrer doo Organisation hinzufügen, die nur Zugriff auf einzelne, ausgewählte Veranstaltungen erhalten sollen. Veranstaltungspersonal sieht ausschließlich die freigegebenen Veranstaltungen und kann – abhängig von der vergebenen Zugriffsart – Teilnehmerdaten einsehen und kommentieren oder auch bearbeiten.
Durch gezielte Zugriffskontrolle und Datensicherheit ermöglicht diese Funktion eine effiziente Zusammenarbeit mit Personen, die nicht der eigenen Organisation angehören. Die Nutzerrolle Veranstaltungspersonal eignet sich somit zum Beispiel für Einlasspersonal, Partner, Sponsoren, Referenten oder externe Projektteams.
2. Rechte & Funktionsumfang des Veranstaltungspersonals
2.1. Was kann das Veranstaltungspersonal sehen?
Das Veranstaltungspersonal kann ausschließlich die Menüpunkte Veranstaltungen und Buchungsübersicht sehen. Innerhalb dieser Bereiche werden nur die jeweils freigegebenen Veranstaltungen und Buchungen angezeigt, Menüpunkte wie Dashboard, Kontakte, E-Mails, Webseiten oder Berichte werden für diese Nutzer ausgeblendet.
Auch die Bearbeitungsfunktion sowie die Einstellungen von freigegebenen Veranstaltungen stehen dem Veranstaltungspersonal nicht zur Verfügung.
2.2. Welche Rechte hat das Veranstaltungspersonal?
Für jede einzelne Person Ihres Veranstaltungspersonals können Sie pro Veranstaltung zwischen zwei Zugriffsarten wählen:
Kommentator
Veranstaltungspersonal mit Kommentator-Rechten kann auf Buchungsübersicht, Teilnehmerübersicht und Einladungsliste zugreifen, Exporte von Buchungen und Teilnehmern herunterladen und Buchungskommentare schreiben.
Lese- und Schreibrechte
Nutzer mit diesen Rechten können zusätzlich
- auf Einlassmanagement und manuelle Registrierung zugreifen
- Buchungen und Teilnehmerdaten bearbeiten
- den Buchungsstatus ändern (z. B. manuelle Freigabe, (Teil-)Storno, Zahlung bestätigen)
- Teilnehmerdokumente erstellen und allgemeine Veranstaltungsdokumente teilen
- Teilnehmer einchecken und den Check-in aufheben
- den Einladungsstatus von Kontakten auf der Einladungsliste verändern
- die zuletzt versendete Buchungsmail erneut schicken
3. Veranstaltungspersonal zu einer Veranstaltung hinzufügen & entfernen
- Zunächst muss ein Administrator Ihrer doo Organisation die Person über die Nutzerverwaltung in den Organisationseinstellungen einladen. Wie das funktioniert, steht in unserem Hilfecenterartikel zur Nutzerverwaltung.
- Sobald die Einladung versendet wurde (Sie müssen nicht warten, bis sie akzeptiert wurde), rufen Sie die gewünschte Veranstaltung über die Veranstaltungsübersicht auf.
- Gehen Sie zu den Veranstaltungseinstellungen und wählen “Veranstaltungspersonal”.
- Klicken Sie auf “+ Nutzern Zugriff gewähren”
- Wählen Sie den gewünschten Nutzer aus der Liste aus und legen Sie eine Zugriffsart fest.
- Bestätigen Sie die Auswahl mit “Zugriff gewähren”
- Der Nutzer erhält sofort Zugriff auf das Event und er erscheint mit Namen und E-Mail-Adresse in der Übersicht.
- Über das Dropdown in der Spalte “Zugriffsart” können Sie die vergebenen Rechte einsehen und auch nachträglich ändern.
- Um einem Nutzer den Zugriff zur Veranstaltung zu entziehen, klicken Sie in der letzten Spalte auf das “X”. Administratoren können den Zugriff auf Veranstaltungen auch über die Organisationseinstellungen entziehen – wie das geht, lesen Sie in unserem Artikel zu Nutzerverwaltung.