Über doo können Sie automatisch Tickets an Ihre Bucher versenden, um diese bei der Veranstaltung vor Ort zur Einlasskontrolle zu verwenden.

1. Aktivieren von Teilnehmertickets

Die Einstellungen dazu finden Sie in den Veranstaltungsdetails im rechten Menü “Veranstaltungseinstellungen” wenn Sie “Tickets & Dokumente” aufrufen.

1.1. PDF-Tickets

Unter “Ticketoptionen” können Sie festlegen, ob Ihre Bucher nach erfolgreicher Buchung mit der Bestätigungs-E-Mail Tickets als PDF-Dokumente erhalten sollen oder nicht.

Standardmäßig ist die Funktion “PDF-Tickets für Teilnehmer erstellen” bei neuen Veranstaltungen aktiviert. Dies können Sie jedoch umstellen, indem Sie auf das Dropdown klicken und “Keine PDF-Tickets” auswählen und dies ggf. außerdem durch die entsprechende Checkbox als Standard für zukünftige Veranstaltungen speichern.

Zudem haben Sie die Möglichkeit, festzulegen, dass nur für bestimmte Ticketkategorien Tickets erstellt und versendet werden sollen. Wählen Sie in diesem Fall eine oder mehrere Kategorien aus und speichern die Einstellungen.

1.2. Wallet Passes

Zusätzlich zu den PDF-Tickets bietet doo auch die Möglichkeit, in der Buchungsbestätigungs-E-Mail einen Link anzuzeigen, über den der Bucher das Tickets in seinem Wallet abspeichern kann. Diese Funktion können Sie im entsprechenden Abschnitt aktivieren und deaktivieren. Wenn Sie die Funktion nutzen möchten, empfehlen wir Ihnen, im nächsten Schritt Ihr eigenes Logo (in unterschiedlichen Größen) hochzuladen, damit Ihre Teilnehmer das Ticket in ihrem Wallet leicht wiederfinden. Auf Wunsch können Sie zudem eine eigenen Zeichenfolge für den QR-Code festlegen, wenn Sie dies für Ihr Check-In-System benötigen. Andernfalls entspricht der QR-Code dem Link des PDF-Tickets, welcher auf die doo Check-in-Seite führt.

2. Ticketdesign

Insofern kein individuelles Ticketdesign in Ihrem doo Nutzungspaket enthalten ist, wird für Ihre Veranstaltung das Standard doo Design verwendet. doo Tickets werden hochkant als PDF-E-Mail-Anhang im DinA4-Format zusammen mit der Buchungsbestätigung verschickt. Neben allgemeinen Informationen zu Buchung und Veranstaltung, Ihrem Logo sowie der Adresse ist auf dem doo Standard-Ticket ein QR-Code abgedruckt. Wie genau das Standardticket aussieht sehen Sie hier.

Neben dem Standardticket bieten wir auch individuell gestaltbare Tickets an, die in Ihrem Corporate Design angelegt und z.B. auch gefaltet als Namensschilder verwendet werden können. Alle Informationen zu individuellen Ticketdesigns bei doo finden Sie hier.

3. Ticketversand

Wenn Sie Tickets für Ihre Veranstaltung aktiviert haben, bekommen die Bucher die Tickets nach erfolgreicher Buchung – bzw. bei kostenpflichtigen Veranstaltungen nach Zahlungseingang – zusammen mit der Buchungsbestätigungs-E-Mail zugeschickt. Insofern die automatische Veranstaltungserinnerung für Ihren doo Account aktiviert ist, erhalten Ihre Bucher zudem vier Tage vor Veranstaltungsbeginn eine E-Mail-Erinnerung, bei der die Tickets noch einmal mit angehängt sind.

Die Tickets stehen darüber hinaus auch im jeweiligen Buchungsportal für Ihre Bucher zum Download bereit.

Zusätzlich können Sie unten in den Einstellungen zu “Tickets & Dokumente” unter “Teilnehmer E-Mail Optionen” einstellen, dass die Tickets nicht nur an den Bucher oder auch an die Teilnehmer verschickt werden. Wird der Ticketversand an Teilnehmer aktiviert, wird auf Teilnehmer-Ebene automatisch der Name sowie die E-Mail-Adresse zu einem Pflichtfeld, muss also bei der Buchung für jeden einzelnen Teilnehmer angegeben werden. Die Buchungsbestätigungs-E-Mail an den Bucher wird dann quasi wie im BCC auch an die bei der Buchung registrierten Teilnehmer verschickt – sie enthält entsprechend die Tickets aller Teilnehmer, nicht nur jeweils das eigene. Jedem Teilnehmer nur sein eigenes Ticket zukommen zu lassen, ist mit dieser Funktion nicht möglich, kann jedoch mithilfe der doo Automatisierungsfunktion umgesetzt werden. Bei Interesse daran, wenden Sie sich gerne an Ihren doo Ansprechpartner oder an unser Support Team.

4. Scannen der Tickets am Einlass

Am Einlass sollte jeder Teilnehmer sein Ticket auf dem Handy oder auf Papier ausgedruckt vorzeigen. Der Ablauf des Check-ins und das empfohlene Vorgehen bei nicht vorliegenden Tickets variieren je nachdem, welche der doo Einlasslösungen Sie nutzen:

• alle Informationen zum Check-in mit eigenen mobilen Geräten finden Sie hier

• alle Details zum Check-in mit Handscannern für einen schnelleren Einlass sind in diesem Artikel aufgeführt

In jedem Fall wird das Ticket durch das Scannen und Einchecken des Teilnehmers automatisch entwertet und kann nicht erneut verwendet werden. Sollte ein bereits entwertetes Ticket erneut eingescannt werden, wird eine entsprechende Fehlermeldung angezeigt und der Teilnehmer kann nicht eingecheckt werden.

5. Auswertung

Auch die Möglichkeiten, die Check-ins live zu verfolgen unterscheiden sich je nach gewählter Einlasslösung. Standardmäßig liefert die doo Teilnehmerübersicht der Veranstaltung den Gesamtüberblick über die eingecheckten Teilnehmer – wenn Sie von dort die Excel-Teilnehmerliste herunterladen, können Sie auch die einzelnen Check-in-Zeitpunkte jedes einzelnen Teilnehmers einsehen. Weitere Details finden Sie in dem entsprechenden Artikel zu Ihrer Einlasslösung.