Allgemeine Veranstaltungsdokumente: Präsentationen und Materialien mit Teilnehmern teilen
Die allgemeinen Veranstaltungsdokumente erlauben Ihnen, eine spezifische Datei allen oder ausgewählten Teilnehmenden im Buchungsportal zum Download bereitzustellen. Dies können zum Beispiel Präsentation, Workshopmaterialien oder Kontaktlisten sein.
1. Ein Veranstaltungsdokument hochladen
Gehen Sie in die Veranstaltungseinstellungen zu Tickets & Dokumente. Unter “Eigene Dokumente” > “Allgemeine Veranstaltungsdokumente” finden Sie die Option, ein neues Dokument für die Veranstaltung hochzuladen.
Die Datei darf maximal 100 MB groß sein. Als Dateiformat unterstützen wir die folgenden Typen: jpg, jpeg, png, gif, pdf, xls, xlsx, doc, docx, ppt, pptx, odt, ods, odp, txt, ical, ics, icalendar.
Die Bezeichnung wird sowohl in der Manager App als auch im Buchungsportal für die Beschriftung des Download-Buttons verwendet. Wenn Sie bei Bezeichnung zum Beispiel “Präsentation” eingeben, sehen Sie und Ihre Teilnehmenden später die Option “Präsentation herunterladen”. Sie können den Namen im Nachgang jederzeit ändern. Der Dateiname selbst bleibt erhalten, die Bezeichnung wird nur für die Button-Texte verwendet.
Um Ihren Teilnehmenden die Datei im Buchungsportal zugänglich zu machen, schalten Sie die entsprechende Option ein. Solange die Option deaktiviert ist, können die Teilnehmenden nicht auf das Dokument zugreifen.
2. Ein Veranstaltungsdokument mit Teilnehmern teilen
Um ein hinterlegtes Veranstaltungsdokument mit Teilnehmenden zu teilen, gehen Sie in die Teilnehmerübersicht (“Teilnehmer verwalten”). Wählen Sie dann die Personen aus, denen Sie Zugriff auf die Datei gewähren wollen. Hierzu können Sie die Filter verwenden, um zum Beispiel nur Teilnehmende mit einem bestimmten Status oder einem bestimmten Produkt anzeigen zu lassen. Aktivieren Sie die Checkbox in der ersten Spalte der Teilnehmerliste für alle Personen, mit denen Sie das Dokument teilen wollen.
Als nächstes wählen Sie im Menü “Aktionen und Dokumente” die Option aus, das entsprechende Veranstaltungsdokument zu teilen.
Nach dem Teilen sehen Sie im Dreipunkt-Menü beim jeweiligen Teilnehmer, welche Dokumente mit dieser Person geteilt wurden. Außerdem sehen sie in den Buchungs- und Teilnehmerdetails, auf welche Dokumente ein Teilnehmenden Zugriff hat.
Sie können einem oder mehreren Teilnehmenden den Zugriff entziehen, indem Sie diese wieder markieren und dann unter “Dokumente entfernen” das entsprechende Dokument auswählen. Wenn sich der Status eines Teilnehmers ändert (zum Beispiel auf storniert), kann der Teilnehmer weiterhin auf geteilte Dateien zugreife, sofern Sie den Zugriff nicht entfernen.
Sowohl das Teilen als auch das Entfernen des Zugriffs können in den Automatisierungen in Workflows eingebunden werden.
Hinweis: Derzeit können die Links nicht per E-Mail verschickt werden, aber der Link zum Buchungsportal kann jederzeit per Buchungs- oder Auto-E-Mail versendet werden. Aufgrund der zugelassenen Dateigröße können Veranstaltungsdokumente nicht als E-Mail-Anhang verschickt werden. Wenn Sie eine Datei wie zum Beispiel eine Anfahrtsskizze an eine E-Mail anhängen wollen, nutzen Sie bitte die Veranstaltungsfelder.
3. Veranstaltungsdokumente über das Buchungsportal bereitstellen
Um die Datei herunterzuladen, müssen sich Teilnehmende bzw. Bucher ins Buchungsportal einloggen. Dort finden Sie unter dem Herunterladen-Button sowie unter dem Dreipunkt-Menü die Option zum Download des Veranstaltungsdokuments. Der Dateiname beim Herunterladen ist der gleiche wie der Name, den die Datei beim Hochladen hatte.
4. Eine Datei aktualisieren
In den Einstellungen zum Veranstaltungsdokument (siehe 1.) können Sie die Datei jederzeit ersetzen, um eine neue Version bereitzustellen. Die vorherige Version ist nach dem Speichern nicht mehr verfügbar. Teilnehmende können immer nur die aktuelle Version herunterladen. Über unser Automatisierungsmodul bieten wir auch die Möglichkeit an, Workflows zur automatischen Aktualisierung einer Datei zu bauen.