Tipps für einen reibungslosen Einlass bei kleineren Veranstaltungen

doo bietet für jede Veranstaltungsgröße eine passende Einlasslösung an. Bei kleinen Veranstaltungen mit wenig Teilnehmern lässt sich der Check-in ganz unkompliziert mithilfe der von doo versendeten Tickets, einem Smartphone oder Tablet und der doo Online-Teilnehmerübersicht abwickeln. Für Veranstaltungen mit vielen Teilnehmern und / oder speziellen Anforderungen wie dem Vor-Ort-Druck von Namensschildern oder Mehrfach-Check-ins zu Nebenveranstaltungen empfehlen wir andere Einlasslösungen. Eine Übersicht über die unterschiedlichen Optionen finden Sie hier.

In diesem Artikel geben wir Ihnen Tipps für einen reibungslosen Einlass für kleinere Veranstaltungen mit einer überschaubaren Anzahl an Teilnehmern, die im Self-Service jedem doo Nutzer zur Verfügung stehen.

1. Vorbereitung: Teilnehmerliste checken & Laptop mitnehmen

Schauen Sie sich am Tag der Veranstaltung Ihre doo Teilnehmerübersicht an, um zu wissen, mit wie vielen Teilnehmern Sie rechnen können. Je nachdem, wie Sie den Einlass vor Ort geplant haben, können Sie:

1. Die QR-Codes auf den Tickets oder Wallets mit einem Smartphone scannen und die Teilnehmer über die Check-in-Seite einchecken.

2. die Teilnehmer direkt in der doo Teilnehmerübersicht einchecken. Hierfür empfehlen wir, mit einem Laptop zu arbeiten.

3. die Excel-Teilnehmerliste herunterladen und sie ausdrucken, um die Gäste manuell abzuhaken. Die Check-ins können Sie bei Bedarf nach der Veranstaltung in der Teilnehmerübersicht nachtragen.

Was Sie vor Ort verfügbar haben sollten:

1. Smartphone zum Scannen der Tickets

2. Laptop/Tablet für die doo Teilnehmerübersicht

3. Ladekabel

4. Ausrüstung für WLAN oder mobiles Internet

5. Ausgedruckte Teilnehmerliste (auch gut als Fallback, falls das Internet ausfällt)

2. Check-in durch Einscannen der Tickets

Wenn Sie PDF-Tickets und Wallets für Ihre Veranstaltung aktiviert haben, sollten Ihre Teilnehmer diese auf ihren Smartphones vorzeigen oder ausgedruckt zur Veranstaltung mitbringen. Den QR-Code, der auf jedem doo Ticket und Wallet enthalten ist, können Sie am Einlass mithilfe eines Smartphones oder Tablets und den meisten Kamera-Apps oder alternativ mit einer beliebigen QR-Code-Scan-App einlesen.

Hinter dem QR-Code liegt der Link auf die doo Check-in-Seite, auf der die Ticketdetails angezeigt und auf ihre Gültigkeit geprüft werden. Durch einen Klick auf den entsprechenden Button können Sie die Person einchecken, wodurch das Ticket gleichzeitig entwertet wird, um Mehrfachverwendung auszuschließen. Weitere Informationen zu Tickets und QR-Codes finden Sie hier.

Für einen problemlosen Einlass sollten Sie folgende Punkte beachten:

• Die Check-in-Seite für das Entwerten der Tickets wird erst 24 Stunden vor Veranstaltungsbeginn freigeschaltet, um ein vorheriges versehentliches Entwerten durch die Teilnehmer selbst zu vermeiden und die Datensicherheit sicherzustellen. Sie ist bis zum Veranstaltungsende verfügbar.

• Stellen Sie sicher, dass Sie am Veranstaltungsort über eine Internetverbindung verfügen. Idealerweise nutzen Sie WLAN statt mobilem Internet, um ein zügiges Laden der jeweiligen doo Check-in Seite zu ermöglichen. Denken Sie daran, dass bei vielen Personen am gleichen Ort mobile Verbindungen überlastet sein können.

• Arbeiten Sie vor Ort je nach Teilnehmeranzahl mit mehreren mobilen Endgeräten und aufgeladenen Akkus, um Warteschlangen und Ausfälle zu vermeiden.

• Sollte ein Teilnehmer sein Ticket vergessen haben, können Sie den Teilnehmer über die Online-Teilnehmerübersicht aufrufen und manuell einchecken. An dieser Stelle haben Sie auch die Möglichkeit, Teilnehmer wieder auszuchecken, wodurch das Ticket wieder gültig wird und der frühere Check-in inklusive des entsprechenden Zeitstempels zurückgesetzt wird. Alle Informationen dazu finden Sie in unserem Artikel zur Teilnehmerübersicht.

• Sollte ein Teilnehmer sein Ticket noch nicht bekommen haben, weil er seine Rechnung noch nicht bzw. zu spät bezahlt hat, liegt es an Ihnen zu entscheiden, ob er trotzdem teilnehmen darf oder nicht. Viele Veranstalter lassen sich in diesem Fall den Zahlungsbeleg zeigen, der belegt, dass die Überweisung an doo bereits getätigt und nur noch nicht bestätigt wurde, und lassen die Person dann ggf. teilnehmen, wenn alles passt. Der Zahlungseingang wird durch doo dann nachträglich bestätigt, wenn der Betrag auf unserem Konto eingeht. Alle Informationen zum Umgang mit unbezahlten Buchungen finden Sie in diesem Artikel.

3. Optional: Individuelle Check-in-Bestätigungsseite für Druck von Namensschildern

Auf Wunsch kann die Seite, die Ihnen nach einem erfolgreichen Check-in angezeigt wird, individuell für Sie angepasst werden, sodass sie als Vorlage für den Druck von Namensschildern vor Ort verwendet werden kann oder spezifische Informationen zum Teilnehmer anzeigt. Bei Interesse wenden Sie sich gerne an Ihre doo Ansprechperson oder an upgrade@doo.net. Ihre individuelle Vorlage wird dann nach Ihren Anforderungen erstellt und in den Einstellungen “Tickets und Dokumente” unter “Vorlage für Bestätigungsseite nach dem Check-in” für Sie hinterlegt.

4. Vor-Ort-Registrierungen / Tageskasse

Wenn sich vor Ort noch Teilnehmer registrieren möchten, könnten Sie einen QR-Code am Eingang aushängen, der zur Registrierung führt, damit sich Ihre Besucher noch selbst anmelden können. Achten Sie in diesem Fall darauf, in den Ticketeinstellungen Ihrer doo Veranstaltung den Registrierungszeitraum entsprechend zu verlängern.

Alternativ können Sie in Ihrem doo Event Manager auf Ihrem Laptop oder Tablet die noch nicht angemeldeten Teilnehmer im Rahmen einer manuellen Registrierung einbuchen. Falls der Besucher Ihnen bereits bekannt ist und seine Daten schon in Ihrem doo Kontaktcenter hinterlegt sind, können Sie Zeit sparen und die manuelle Registrierung von der Kontaktdetail-Seite aus beginnen, sodass die Daten im Buchungsprozess vorbefüllt werden.

Wenn es sich um eine kostenpflichtige Veranstaltung handelt, empfehlen wir bei Personen, die vor Ort bar bezahlen, im 3. Schritt “Eigene Zahlungsabwicklung” auszuwählen. Wenn Sie beim Abschließen der manuellen Registrierung anhaken, dass eine Rechnung als Zahlungsbeleg per E-Mail an den Bucher verschickt werden soll, brauchen Sie ihm keine separate Quittung für die Barzahlung auszustellen und sparen sich vor Ort den Papierkram.

Wichtig: Manuelle Registrierungen sind nur bis Ende der Veranstaltung möglich. Danach können keine Tageskassen-Besucher mehr eingebucht und keine Rechnungen mehr erstellt werden.

5. Auswertung

Entwertete Tickets werden in der Online-Teilnehmerübersicht als “eingecheckt” und in der Excel-Teilnehmerliste mit dem entsprechenden Check-in-Zeitpunkt aufgeführt. So können Sie während bzw. nach Ihrer Veranstaltung jederzeit überprüfen, welche Personen da sind/waren. Um während des Check-in-Zeitraums den Status Quo abzufragen, aktualisieren Sie bitte vorher die Ansicht über Ihren Browser.