Neben den durch doo erstellten Tickets, Rechnungen und Kalendereinträgen, deren Versand Sie über unsere Plattform steuern können, können Sie Ihren Teilnehmern auch Zusatzmaterialien wie Flyer, Programme, Anfahrtsskizzen, Workshopunterlagen oder auch persönliche Teilnehmerzertifikate für Ihre Veranstaltung zur Verfügung stellen.

Erfahren Sie hier, welche Möglichkeiten Sie haben, diese z. B. auf der Veranstaltungsseite einzubinden, mit E-Mails zu verschicken oder sie Ihren Teilnehmern im Buchungsportal bereitzustellen.

1. Allgemeine Dokumente auf Veranstaltungswebseite veröffentlichen

1.1. Download-Feld auf der Veranstaltungsseite

Wenn Sie die doo Standard-Veranstaltungswebseite oder ein Event-Widget mit Veranstaltungsinformationen verwenden, haben Sie die Möglichkeit, öffentliche Dokumente oder andere Dateien auf der Veranstaltungsseite zum Download anzubieten. Erstellen Sie dazu ein Veranstaltungsfeld des Typs “Datei-Download” – das Dokument wird dann auf der Veranstaltungsseite platziert und kann von dort heruntergeladen werden. Eine Anleitung zum Erstellen von Veranstaltungsfeldern finden Sie hier.

Mehr Informationen zum Thema Widgets und der doo Veranstaltungswebseite finden Sie hier.

Wenn Sie eine individuelle Veranstaltungs-Seite mit dem doo Webseiten-Editor erstellt haben, haben Sie noch deutlich mehr Gestaltungsmöglichkeiten, um Dateien zum Download anzubieten. Mehr Informationen zum doo Webseiten-Editor finden Sie hier.

1.2. Download-Link in Veranstaltungsbeschreibung

Wenn Ihr Dokument online über einen öffentlichen Link verfügbar ist, weil Sie es z. B. auf Ihrer eigenen Website gehostet haben, können Sie es auch einfach als Link in Ihre Veranstaltungsbeschreibung einbauen. Auch diese Option besteht nur, wenn Sie die doo Standard-Veranstaltungswebseite oder ein Event-Widget mit Veranstaltungsinformationen verwenden, da nur dort die Beschreibung angezeigt wird. Mehr Informationen zur Eingabe der Veranstaltungsbeschreibung finden Sie in diesem Artikel.

2. Versand per E-Mail

2.1. Versand mit Buchungs-E-Mails

Wenn Sie Ihre Dokumente nicht öffentlich teilen möchten, sondern nur Ihren Buchern zur Verfügung stellen möchten, können Sie diese z.B. auch als Anhang mit den doo Buchungs-E-Mails versenden. Hierfür muss die Datei zuvor als Veranstaltungsfeld angelegt werden. Die Anleitung dazu, finden Sie hier. Neben den Dateien aus den Veranstaltungsfeldern können mit den Buchungs-E-Mails außerdem auch Kalendereinträge mitgeschickt werden.

2.2. Versand mit E-Mail-Nachrichten-Kampagne

Wenn Sie den doo E-Mail Manager verwenden, können Sie Ihre Dokumente auch z.B. im Rahmen einer Einladungskampagne an all Ihre Kontakte oder einer Update-E-Mail an ausgewählte Teilnehmer versenden. Auch hierfür muss das Dokument im ersten Schritt als Veranstaltungsfeld angelegt werden. Zusätzlich zu den Dokumenten, haben Sie die Möglichkeit, ggf. vorhandene Tickets, Rechnungen oder Kalendereinträge mitzuschicken. Alle Informationen zum doo E-Mail Manager und der Möglichkeit, Anhänge zu verschicken, finden Sie hier.

2.3. Versand mit Auto-E-Mails

Personalisierte Teilnehmerdokumente und Dateien aus Veranstaltungsfeldern können auch an Auto-E-Mails angehängt werden. Für die Versandlogik dieser E-Mails ist zusätzliche eine Automatisierung über das doo Automatisierungstool notwendig. Sprechen Sie hierzu jederzeit gerne Ihre doo Ansprechperson oder das Support Team an.

3. Exklusiver Zugang nur für Bucher über das Buchungsportal

Zusätzlich oder alternativ zum Versand per E-Mail können Sie bereits registrierten Personen auch über das Buchungsportal gezielt Dateien zur Verfügung stellen. Da die Dateigröße beim E-Mail-Versand begrenzt ist und E-Mail-Anhänge die Zustellbarkeit der Nachricht beeinträchtigen können, ist das Buchungsportal insbesondere für größere Dateien eine sehr gute Option. Allgemeine Informationen zum Buchungsportal finden Sie hier.

3.1. Allgemeine Veranstaltungsdokumente im Buchungsportal bereitstellen

Zum Einen können Sie Personen, die bereits für Ihre Veranstaltung registriert sind, über das Buchungsportal allgemeine Dokumente wie z.B. Arbeitsmaterialien, Präsentationen oder Kontaktlisten bereitstellen. Mithilfe der Teilnehmerübersicht können Sie individuell steuern, welche Teilnehmer Zugriff bekommen sollen, z.B. nur diejenigen, die bereits bezahlt haben oder eingecheckt sind. Alle Informationen zu dieser Funktion finden Sie hier.

3.2. Personalisierte Teilnehmerdokumente im Buchungsportal bereitstellen

Neben allgemeinen Dateien und Dokumenten für Ihre Bucher, können Sie über doo auch personalisierte Dokumente erstellen und bestimmten Gruppen zur Verfügung stellen. So können Sie z.B. allen eingecheckten Teilnehmern nach der Veranstaltung ein Zertifikat erstellen, das sie aus ihren jeweiligen Buchungsportalen herunterladen können. Alle Informationen dazu finden Sie hier.