Die Teilnehmerübersicht bietet Ihnen einen Überblick über ihre Teilnehmer. Sie können zum Beispiel nach Teilnehmern suchen, diese einchecken, zu Kontaktgruppen hinzufügen, Dokumente erzeugen oder die Daten exportieren.

Um die Teilnehmerübersicht aufzurufen, gehen Sie in den Veranstaltungsdetails auf “Teilnehmer verwalten” oder wählen Sie den Menüpunkt “Teilnehmer einsehen”  der entsprechenden Veranstaltung in der Veranstaltungsübersicht.

1. Die Teilnehmerübersicht

Die Teilnehmerübersicht ist in zwei Bereiche aufgeteilt. Oben auf der Seite sehen Sie ein Zusammenfassung der Teilnehmerzahlen, aufgeschlüsselt nach Status und Ticketkategorie. Im zweiten Block finden Sie die Liste aller angemeldeten Teilnehmer, gleich welchen Status sie haben. Hier können Sie verschiedene Aktionen vornehmen.

 

 

 

Wichtig: Sofern Sie im Buchungsprozess keine Teilnehmerdaten abgefragt haben, bleiben die Felder “Name” und “Organisation” in der Übersicht leer (und werden nicht mit den Bucherdaten befüllt). In den meisten Fällen sind die Teilnehmerdaten für die Planung und Auswertung einer Veranstaltung relevanter als die Bucherdaten. Wir empfehlen daher, neben den Pflichtangaben auf Bucher-Ebene (die für den Versand der Buchungsbestätigung bzw. Rechnung notwendig sind), auch auf Teilnehmer-Ebene (also pro gebuchtem Ticket) zumindest den Namen und die E-Mail-Adresse abzufragen. Alle Informationen zum Thema Buchungs- und Teilnehmerfragen finden Sie hier.

1.1. Teilnehmerübersicht filtern

Mithilfe der Schnellfilter können Sie Ihre Teilnehmer nach Status oder gebuchter Ticketkategorie filtern oder im Freitextsuchfeld nach Vorname, Nachname, Organisation, E-Mail-Adresse oder Tickethash suchen.

Wenn Sie Ihre Liste genauer filtern wollen, haben Sie unter “Weitere Suchoptionen” die Möglichkeit, nach spezifischen Teilnehmer- oder Buchungsdaten zu suchen.

Mehrere Filter werden mit dem Operator “und” verknüpft, das heißt, Sie sehen nur Ergebnisse, auf die alle ausgewählten Filter zutreffen. Mithilfe der Filter können Sie sich beispielsweise folgende Teilnehmer anzeigen lassen

• Alle Teilnehmer aus einen spezifischen Land
• Alle Teilnehmer, die ein bestimmtes Produkt gebucht haben
• Alle Teilnehmer, die zu einer bestimmten Buchungsnummer gehören
• Alle Teilnehmer, deren Buchung noch nicht bezahlt ist und die vor einem bestimmten Datum gebucht haben

 

1.2. Anwesenheit erfassen mit der Check-in-Funktion

In der vorletzten Spalte “Check-in” können Sie Teilnehmer einchecken beziehungsweise den Check-in aufheben. Auf diese Weise können Sie vor Ort mithilfe der Teilnehmerübersicht die Anwesenheit Ihrer Teilnehmer erfassen. Der Check-in ist nur für valide Tickets, bei denen die Buchung abgeschlossen ist, verfügbar.

Alternativ können Sie mit der doo Standard-Check-in Lösung arbeiten, bei der Sie die QR-Codes auf den Tickets mit einer beliebigen Scan-App scannen und auf diese Weise die Personen vor Ort einchecken können. Alle Informationen zur doo Standard-Check-in Lösung finden Sie hier. Sollte ein Teilnehmer sein Ticket nicht vorliegen haben, können Sie ihn anhand des Namens oder der E-Mail-Adresse aus der Übersicht heraussuchen und einchecken.

Egal wie Sie den Teilnehmer einchecken, in allen Fällen wird der Zeitpunkt des Check-ins gespeichert. Bitte beachten Sie, dass beim Scannen von QR-Codes die Teilnehmerübersicht nicht automatisch aktualisiert wird. Um den aktuellen Stand zu sehen, laden Sie die Seite über die Browseroption neu.

Wenn Sie den Check-in aufheben, wird der Check-in inklusive dem Zeitstempel gelöscht. Der Teilnehmer kann erneut eingecheckt werden.

1.3. Optionen zur Teilnehmerverwaltung

Über die drei Punkte in der letzten Spalte jeder Zeile finden Sie verschiedene Optionen zur Teilnehmerverwaltung:

1.3.1. Buchungsdetails öffnen

Rufen Sie die zugehörige Buchung auf, zum Beispiel um über die Buchungsdetails die vollständigen Teilnehmerdaten einzusehen oder zu ändern. Eine Anleitung, wie Sie Teilnehmerdaten ändern können, finden Sie hier.

1.3.2. Verbundenen Kontakt öffnen

Sofern der Teilnehmer mit einem Kontakt im Kontaktcenter verbunden ist, können sie diesen aufrufen, um zum Beispiel die vollständigen Kontaktdaten oder Aktivitäten wie vorherige Teilnahmen oder versendete E-Mail-Nachrichten einzusehen.

1.3.3. Ticket herunterladen

Laden Sie sich das PDF-Ticket des Teilnehmers herunter.

1.3.4. Eigenes Dokument herunterladen

Wenn für den Teilnehmer ein eigenes Dokument wie zum Beispiel ein Zertifikat erzeugt wurde, können Sie es hier für einen spezifischen Teilnehmer herunterladen. Oben auf der Seite haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, alle erzeugten Dokumente für die Veranstaltung als ZIP-Datei herunterzuladen. Alle Informationen zu personalisierten Dokumenten finden Sie hier.

1.3.5. Verbundenen Kontakt ändern

Wenn ein Teilnehmer nicht mit dem richtigen Kontakt verbunden ist, zum Beispiel weil er bei der Buchung ein andere E-Mail-Adresse angegeben hat, können Sie die Zuordnung über diese Option ändern: Im Pop-up, dass sich nach Klick auf die Option öffnet, können Sie den neuen Kontakt, dem Sie den Teilnehmer zuordnen möchten, suchen und die Zuordnung bestätigen.

1.3.6. Check-in Bestätigungsseite öffnen

Wenn Sie bei doo eine individuelle Check-in Bestätigungsseite beauftragt haben, um diese zum Beispiel für den Namensschild-Druck vor Ort zu nutzen, können Sie diese auch über die Teilnehmerübersicht öffnen.

1.4. Massenaktionen

Um eine Aktion für mehrere Teilnehmer gleichzeitig auszuführen, wählen Sie die jeweiligen Checkboxen in der ersten Spalte der Liste aus.

Als Massenaktionen stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

• Einchecken (wenn der Teilnehmerstatus abgeschlossen ist)
• Zu einer Kontaktgruppe hinzufügen
• Aus einer Kontaktgruppe entfernen
• Dokumente erzeugen (wenn Sie eigene Dokumente für die Veranstaltung konfiguriert haben)
• Dokumente löschen (wenn Sie bereits erzeugte eigenen Dokumente löschen wollen)

2. Teilnehmer hinzufügen

Über den Link “Teilnehmer hinzufügen” oben rechts auf der Seite können Sie selbst weitere Teilnehmer manuell registrieren. Alle Informationen zum Thema manuelle Registrierung finden Sie hier.

3. Download der Teilnehmerliste

Über den Link “Teilnehmer exportieren” können Sie Ihre aktuelle Teilnehmerliste jederzeit als CSV- oder Excel-Datei herunterladen. Sollten Sie die Übersicht gefiltert haben, wird nur die gefilterte Ansicht exportiert.

Wie genau die Teilnehmerliste aussieht und wie sie sich von der Buchungsübersicht unterscheidet, erfahren Sie hier.