Mit dem Buchungsportal können Sie Ihren Buchern die Möglichkeit bieten, ihre persönlichen Daten nach der ursprünglichen Buchung nochmals einzusehen und zugehörige Dokumente wie Tickets, Rechnungen oder persönliche Dokumente herunterzuladen. Pro- und Enterprise-Kunden können es zudem ihren Buchern ermöglichen, Buchungen für kostenlose Veranstaltungen selbstständig über das Buchungsportal zu stornieren. Enterprise-Kunden können ihren Buchern zudem erlauben, ihre Eingaben nachträglich zu ändern bzw. zu aktualisieren.

1. So aktivieren Sie das Buchungsportal

Das Buchungsportal kann für jede Veranstaltung einzeln aktiviert oder deaktiviert werden. Um die Funktion für Ihre Bucher freizugeben, rufen Sie die entsprechende Veranstaltungsdetails auf und wählen im rechten Menü unter “Einstellungen” den Punkt “Buchungen” aus.

Scrollen Sie nach unten zum letzten Punkt “Buchungsportal” und klicken auf “Bucher haben nach der Anmeldung keinen Zugriff auf ihre Buchung”. Wählen Sie die gewünschte Option aus und bestätigen sie durch Klick auf “Speichern”.

 

Das Buchungsportal steht nach der Aktivierung bis 30 Tage nach Ende der Veranstaltung zur Verfügung. Sie können sie aber auch vorher jederzeit manuell deaktivieren, indem Sie die Checkbox wieder entfernen.

Wichtig: Ihre Bucher bekommen keinen automatischen Hinweis, dass Sie die Funktion freigeschaltet haben. Um sie dediziert auf die Funktion hinzuweisen, empfehlen wir, den Link zu ihrem Buchungsportal in die Buchungsbestätigungs-E-Mail aufzunehmen. Alle Information zur Bearbeitung der Inhalte der automatischen Buchungs-E-Mails finden Sie hier.

1.1. Buchern erlauben, ihre Daten nachträglich zu bearbeiten

Wenn Sie Enterprise-Kunde sind, können Sie die Bearbeitungsfunktion freischalten, indem Sie “Bucher können ihre Buchung im Buchungsportal einsehen und bearbeiten” auswählen, wodurch Sie z.B. die Anzahl von Bucheranfragen bzgl. Ticketübertragen etc. reduzieren können. Nach Aktivierung der Option können Sie optional eine E-Mail-Adresse hinterlegen, an die eine automatische Benachrichtigung verschickt wird, immer wenn ein Bucher seine Buchung bearbeitet hat. Der Bucher selbst wird immer automatisch über die von ihm getätigte Änderung per E-Mail informiert.

1.2. Stornierungsoption für kostenlose Veranstaltungen aktivieren

Bei kostenlosen Veranstaltungen, wird Pro- und Enterprise Kunde nach Aktivierung des Buchungsportals eine Checkbox “Bucher können ihre Buchung selbstständig stornieren” angezeigt. Durch Aktivieren dieser Checkbox können Sie Ihren Buchern erlauben, ihre Buchung selbstständig zu stornieren, ohne dass sie hierzu Sie als Veranstalter kontaktieren müssen. Optional können Sie zudem festlegen, dass die Kontaktperson Ihres doo Accounts über solche Stornierungen per E-Mail informiert werden soll.

2. So können Bucher ihr Buchungsportal aufrufen

Sobald Sie das Buchungsportal für eine Veranstaltung aktiviert haben, erscheint auf der Veranstaltungsseite mit der doo Buchungsmaske unter der Ticketauswahl folgende Information: “Bereits angemeldet? Bearbeiten Sie Ihre Buchung hier”.

Ihre Bucher brauchen also lediglich auf Ihre Veranstaltungsseite zurückzukehren, wenn sie ihre Buchungen aufrufen und ggf. Änderungen vornehmen möchten. Um seine Buchung aufzurufen, kann der Bucher auf den Link klicken und im nächsten Schritt seine Buchungs-Nummer (TX-XXXXX-XXXX) und die E-Mail-Adresse eingeben, mit der er sich angemeldet hat.

 

Nach der Eingabe von gültigen Daten wird dem Bucher sein persönliches Buchungsportal angezeigt. Dieses enthält neben allgemeinen Informationen zur Veranstaltung die Möglichkeit, Ticket(s), Rechnung sowie persönliche Dokumente herunterzuladen, insofern diese für die Buchung vorliegen.

Unter den Reitern “Teilnehmer” und “Bucher” werden die Teilnehmer- bzw. Bucherdaten angezeigt, die bei der Buchung angegeben wurden. Unter “Buchung” werden die gebuchten Ticketkategorien und ggf. Produkte aufgeführt. Die Veranstaltungs-Eckdaten, die Kontaktdaten des Veranstalters sowie die Links zu den Buchungs- und Datenschutzbestimmungen findet der Bucher unter dem Reiter “Veranstaltung”.

3. So können Bucher ihre Buchung stornieren

Wenn Sie die Stornierungsoption für Ihre kostenlose Veranstaltung aktiviert haben, sehen Ihre Bucher in ihrem Buchungsportal einen Button “Buchung stornieren”.

Wenn sie ihn anklicken, öffnet sich ein Fenster, in dem der Bucher bestätigen muss, dass er seine komplette Buchung wirklich stornieren möchte. Nach der Bestätigung wird ihm die Buchung im Buchungsportal als storniert angezeigt und etwaige Tickets, die vorher verfügbar waren, stehen nicht mehr zum Download bereit.

Der Bucher erhält eine automatische E-Mail mit der Stornierungsbestätigung und – insofern Sie dies in den Einstellungen festgelegt haben – wird auch die doo Kontaktperson Ihres doo Accounts über die Stornierung informiert.

4. So können Bucher ihre Daten ändern

Wenn Sie die Bearbeitungsfunktion für die Veranstaltung aktiviert haben, kann der Bucher in seinem Buchungsportal die Daten für Bucher und Teilnehmer in den jeweiligen Reitern durch Auswählen des Stift-Symbols abändern. So kann er seine Antworten auf die Teilnehmer- und Bucherabfragen ändern und – insofern verfügbar – auch kostenlose Produkte hinzubuchen, indem er die entsprechende Checkbox anhakt.

Nicht möglich ist hingegen, das Ändern von Ticketkategorien, das Stornieren einzelner Tickets oder Produkte sowie das Hinzufügen weiterer Tickets und kostenpflichtiger Produkten. Die komplette Buchung selbstständig zu stornieren, ist nur bei kostenlosen Veranstaltungen möglich (s. 3.).

Nach erfolgter Änderung erhält der Bucher eine automatische Bestätigungs-E-Mail über die erfolgreiche Änderung, ggf. mit den aktualisierten Buchungsdokumenten (Tickets oder Rechnung) im Anhang.

Sollten Sie die optionale E-Mail-Benachrichtigungsfunktion aktiviert haben, werden auch Sie unter der E-Mail-Adresse, die Sie in den Einstellungen angegeben haben, informiert, dass eine Buchungsänderung stattgefunden hat.

Wichtig: Welche Änderungen vorgenommen wurden, geht aus den E-Mail-Benachrichtigungen nicht hervor. Der Inhalt der Benachrichtigungs-E-Mails kann im Standard nicht angepasst werden. Wenn Sie dennoch einen individuellen Text für die Bucher-E-Mails hinterlegen möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren doo Ansprechpartner bzw. an upgrade@doo.net für ein entsprechendes Angebot.

4.1. Wo werden die Änderungen an Bucher- und Teilnehmerdaten gespeichert?

Standardmäßig wirken sich die durch den Bucher im Nachgang durchgeführte Änderungen nur auf die Buchung selbst aus. Die aktualisierten Daten bzgl. des Buchers bzw. der Teilnehmer werden entsprechend auf der Buchungsdetail-Seite sowie in der Buchungsübersicht bzw. Teilnehmerliste angezeigt, nicht aber für die im Kontaktcenter hinterlegten Kontaktdaten des Buchers bzw. der Teilnehmer übernommen.

Wenn Sie möchten, dass Änderungen an Buchungs- und Teilnehmerdaten in das doo Kontaktcenter übernommen werden und die dort vorhandenen Daten überschrieben werden, können Sie zuvor in den Organisationseinstellungen die “Datensynchronisation zwischen Buchungsdaten und doo Kontakt” aktivieren. Mehr zu diesem Thema finden Sie hier.

Dass bzw. wann eine Änderung durch den Bucher stattgefunden hat, können Sie der Spalte “Zuletzt geändert” der Excel-Buchungsübersicht entnehmen. Auch in Ihrer Online-Buchungsübersicht können Sie sich alle geänderten Buchungen anzeigen lassen, indem Sie über die “Weiteren Suchoptionen” im Dropdown “Zuletzt geändert” auswählen, einen entsprechenden Zeitraum angeben und dann die Buchungen filtern.

Wichtig: Wenn Sie die nachträgliche Buchungsbearbeitungsfunktion aktivieren und diese von Ihren Buchern benutzt wird, werden die ursprünglichen Buchungs- und Teilnehmerdaten durch den Bucher nachträglich überschrieben. Die ursprünglichen Daten sind danach nicht mehr verfügbar. Wenn Sie die Funktion nutzen möchten, die Änderungen aber nachher noch nachvollziehen möchten, empfehlen wir Ihnen, eine Schnittstelle zwischen doo und Ihrem CRM einzurichten. Wenden Sie sich bei Interesse gerne mit den genauen Anforderungen an Ihren doo Ansprechpartner bzw. an upgrade@doo.net für ein entsprechendes Angebot.