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Zertifikate & Co: Personalisierte Dokumente erstellen

Zusätzlich zu den persönlichen Tickets für den Einlass benötigen viele Veranstalter für ihre Events weitere Dokumente, die personalisiert sein müssen, wie z.B. Schulungszertifikate oder Teilnahmebescheinigungen. Solche Dokumente müssen Sie nicht händisch anhand der Daten aus der Teilnehmerliste erstellen. Nach dem entsprechenden Setup können Sie Teilnehmerdokumente direkt in doo mit einem Klick erstellen.  Als Veranstalter haben Sie die volle Kontrolle über die Erstellung: Sie entscheiden, welche Dokumentvorlage für Ihre Veranstaltung hinterlegt wird, wann und für wen die Dokumente erstellt und wie sie den Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden sollen.

Bei Interesse an dieser Funktion, wenden Sie sich gerne an Ihren doo Ansprechpartner oder kontaktieren unser Support-Team für ein entsprechendes Angebot. Auf dieser Seite finden Sie dann alle Informationen zur Einrichtung und Nutzung der Funktion.

1. Dokumentvorlage einrichten

Wie die individuellen Ticketdesigns basieren auch die personalisierten Dokumente auf Vorlagen, die vorab für Ihren doo Organisations-Account hinterlegt werden müssen. Es können mehrere Vorlage für Ihren Account angelegt werden wenn Sie mehr als ein Dokument pro Teilnehmer erstellen möchten, oder für unterschiedliche Veranstaltungen verschiedene Vorlagen benötigen.

1.1. Designvorlage

Nach Beauftragung der personalisierten Dokumente benötigen wir von Ihnen eine Vorlage in Ihrem Wunschdesign im Din A4-Format als PNG-Datei, das als Hintergrund des Dokuments dienen soll.
Um die Dokumente personalisieren zu können, werden auf Ihrer Vorlage von unserem Team Platzhalter eingefügt, in die die jeweiligen Teilnehmer-, Buchungs- und Veranstaltungsinformationen eingefügt werden können.
Sollen neben dem Teilnehmernamen auch noch gebuchte Ticketkategorien, Produkte wie z.B. mitgebuchte Workshops oder Antworten auf Teilnehmerfragen angezeigt werden? Wenn Sie planen, das Dokument für mehrere Veranstaltungen so verwenden, definieren Sie, wo die Platzhalter für Veranstaltungsname, Datum und Ort und ggf. Beschreibung eingefügt werden soll.
Am einfachsten ist es, wenn Sie uns neben der Blankovorlage, die wir als Hintergrund verwenden können, direkt auch noch eine Version mit Beispieldaten mitschicken, damit wir sehen können, was wo und wie angezeigt werden soll. Teilen Sie uns auch bitte den Farbcode (Hex-Code) mit, wenn die jeweiligen Daten in einer bestimmten Schriftfarbe abgedruckt werden sollen.
Bitte schicken Sie die Vorlage an Ihren operativen doo Ansprechpartner bzw. an das doo Support-Team mit der Angabe der Organisations-ID, für die die Vorlage angelegt werden soll.
Wenn Sie die Dokumente in unterschiedlichen Sprachen benötigen, senden Sie uns bitte jeweils eine Version pro Sprache, da pro Sprache eine eigene Vorlage erstellt werden muss.

Das Anlegen der Dokumente kann einige Werktage dauern. Sobald die Erstellung abgeschlossen ist, erhalten Sie von unserem Team pro Vorlage eine Design-ID, mit der Sie – wie im nächsten Schritt beschrieben – das Dokument in Ihrem doo Account anlegen können.

1.2. Dokumenteinstellungen verwalten

Neue Dokumente müssen im ersten Schritt in den Organisationseinstellungen angelegt werden, damit es nachfolgend für Veranstaltungen verwendet werden kann. Nur Team Administratoren haben Zugriff auf die Organisationseinstellungen, die sie über das Zahnradsymbol rechts in der oberen Menüleiste aufrufen können.

Um ein neues Dokument zu erstellen, wechseln Sie zum Reiter “Dokumente” und klicken Sie auf “Neues Dokument”.

Neben dem internen Namen, der Ihnen als Veranstalter innerhalb des doo Event Managers angezeigt wird, können Sie einen Dateinamen für das PDF-Dokument vergeben. Außerdem können Sie definieren, wie die Bezeichnung im Buchungsportal heißen soll, über die der Download durch den Teilnehmer gestartet werden kann.

Fügen Sie die von doo erhaltene Design-ID ein, um dem Dokument die passende Vorlage zuzuordnen und wählen Sie die Sprache der Vorlage aus. Wenn Sie Ihren Buchungsprozess in Deutsch und Englisch anbieten und den Teilnehmern ihre Dokumente in der jeweiligen Sprache zukommen lassen möchten, müssen entsprechend zwei Dokumente angelegt und mit den jeweiligen Design-IDs verbunden werden.

Wenn Sie mit mehreren Sprachen arbeiten, empfehlen wir, die Sprache in den internen Namen des Dokuments mit aufzunehmen (z.B. “Teilnehmerzertifikat (DE)”), um Ihnen später die Zuordnung zu erleichtern.

Nachdem Sie die Einstellungen gespeichert haben, sehen Sie das erstellte Dokument in der Übersicht und können über das Stiftsymbol erneut den Bearbeitungsmodus aufrufen.

1.3. Dokument einer Veranstaltung zuordnen

Um ein Dokument für eine Veranstaltung zu hinterlegen, rufen Sie die entsprechende Veranstaltungsdetail-Seite auf und gehen über das Einstellungs-Menü auf der rechten Seite zu “Tickets & Dokumente”.

Scrollen Sie runter zu “Eigene Dokumente” und klicken auf das Dropdown “Keine eigenen Dokumente für Veranstaltung hinterlegt”. Über “+ Dokument hinzufügen” können Sie anhand des internen Namens ein Dokument für die Veranstaltung hinterlegen.

Über den Schalter “Dokument zum Herunterladen im Buchungsportal bereitstellen” können Sie dem Teilnehmer ermöglichen, das Dokument selbstständig aus seinem Buchungsportal herunterzuladen. Anhand der Bezeichnung in der Spalte “Download-Link im Buchungsportal” können Sie noch einmal prüfen, wie Sie das Dokument in den Organisationseinstellungen für den Download benannt haben.

Nachdem Sie die Auswahl gespeichert haben, ist das Dokument der Veranstaltung zugeordnet und Sie können nun personalisierte Dokumente für die Teilnehmer generieren.

Auf Wunsch können Sie über “+ Dokument hinzufügen” können Sie weitere Dokumente für die Veranstaltung hinterlegen falls Sie mit mehr als einer Sprache arbeiten oder mehrere Dokumente pro Teilnehmer benötigen.

1.4. Dokumenterstellung testen

Sobald Sie ein Dokument erfolgreich in Ihren Organisationseinstellungen angelegt und für eine Veranstaltung hinterlegt haben, können Sie sich über die manuelle Registrierung selbst für Ihre Veranstaltung anmelden und das Dokument testweise – wie im nächsten Schritt beschrieben – für sich selbst generieren und so kontrollieren, ob alles so angezeigt wird, wie Sie es wünschen und die persönlichen Daten korrekt angeordnet sind.

2. Dokumente für Teilnehmer personalisieren

2.1. Dokument generieren

Um personalisierte Dokumente für Ihre Teilnehmer zu erstellen, rufen Sie über die entsprechende Veranstaltungsdetail-Seite die Teilnehmerübersicht auf und wählen über die Checkbox in der ersten Spalte der Liste, die entsprechenden Teilnehmer aus. Wenn Sie z.B. die Dokumente für alle Teilnehmer die eingecheckt haben generieren möchten, können Sie die Liste vorab entsprechend filtern und dann alle Teilnehmer der gefilterten Liste markieren. Wenn Sie nun auf “Dokumente generieren” klicken, können Sie das gewünschte Dokument anklicken, um für die jeweiligen Teilnehmer personalisierte Dateien zu generieren. Das Erstellen des personalisierten Dokuments kann je nach Dateigröße und Anzahl der Teilnehmer etwas dauern.

2.2. Dokument herunterladen

Sobald die Erstellung abgeschlossen ist, können Sie das PDF-Dokument jedes einzelnen Teilnehmers über die drei Punkte in der letzten Spalte der Teilnehmerspalte herunterladen.

Anstatt jedes Teilnehmerdokument einzeln herunterzuladen, können Sie auch alle zusammen als ZIP-Datei herunterladen. Scrollen Sie hierzu auf der Teilnehmerübersichts-Seite nach oben und klicken auf “Alle Dokumente herunterladen”. So können Sie die Dokumente gesammelt für sich intern abspeichern und ggf. die einzelnen Dokumente per Post oder E-Mail an Ihre Teilnehmer versenden.

3. So bekommt der Teilnehmer sein Dokument

Es ist jedoch nicht nötig, die Dokumente manuell aus doo herunterzuladen, um sie Ihnen Teilnehmern einzeln per E-Mail an Ihre Teilnehmer zu verschicken: doo bietet zwei Möglichkeiten, die Ihnen viel manuelle Arbeit und Zeit sparen kann.

3.1. Download aus dem Buchungsportal

Nachdem Sie die Dokumente in doo generiert haben, können Sie Ihre Teilnehmer mithilfe einer doo E-Mail Nachricht darüber informieren, dass diese nun zum Download in ihren persönlichen Buchungsportalen bereit liegen. Kontrollieren Sie bitte vorab, dass sowohl das Buchungsportal also auch die entsprechende Download-Funktion (s. 1.3.) in den Veranstaltungseinstellungen aktiviert ist, um sicherzugehen, dass Ihre Teilnehmer auch tatsächlich Zugriff haben.

Fügen Sie eine kurze Anleitung bei, wie die Teilnehmer ihr Buchungsportal aufrufen können: Sie müssen lediglich erneut auf Ihre Veranstaltungsseite gehen und sich mit Buchungsnummer und Emailadresse in ihre Buchungsportale einloggen und können dann ihr Dokument herunterladen. Weitere Informationen zum Buchungsportal finden Sie hier.

3.2. Automatischer Versand per E-Mail

Zudem besteht die Möglichkeit, die Dokumente automatisch per E-Mail an Ihre Teilnehmer zu verschicken. Dieses Setup setzt die Freischaltung der doo Automatisierungs-Funktion voraus.

Mit doo Automatisierungen können Sie individuell definieren, wann der Versand ausgelöst werden soll: z.B. dass alle eingecheckten Teilnehmer ihre Dokumente automatisch nach dem Check-in oder nach Ende der Veranstaltung per E-Mail zugeschickt bekommen. Bei Webinaren können Sie z.B. festlegen, dass nur diejenigen Webinar-Teilnehmer, die mindestens 75% des Webinars anwesend waren, Ihr Schulungszertifikat bekommen.

Wenn Sie Interesse an solch einer Lösung haben, wenden Sie sich gerne an Ihren doo Ansprechpartner oder an upgrade@doo.net. Unser Team programmiert Ihnen gerne eine individuelle Automatisierung für den Dokumentenversand und kann Sie außerdem darin unterstützen, weitere interne Prozesse zu identifizieren, die Sie durch Automatisierungen optimieren könnten.

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