Auch wenn viele Veranstaltende inzwischen mit einem digitalen Teilnehmenden-Management arbeiten, gibt es meist etliche Aufgaben, die das Event-Team noch manuell erledigen muss. Mit der neuen doo Automatisierungsfunktion können Sie viele dieser Tätigkeiten automatisieren, um mehr Zeit für andere Aufgaben zu haben.

doo Automatisierungen – so funktioniert’s

Das doo Automatisierungs-Feature ermöglicht es Veranstaltenden, wiederkehrende Aufgaben und Prozesse zu automatisieren und doo mit anderen Tools zu verbinden – ohne dabei Hilfe von Entwicklern*innen zu benötigen.

Egal ob es darum geht, Ihre Veranstaltungen online zu bewerben, Unterkünfte für Ihre Teilnehmenden zu buchen, nach Veranstaltungsende Teilnehmendenzertifikate oder Umfragen zu verschicken, Rechnungen an die Buchhaltung weiterzuleiten oder interne Abteilungen, Kundenbetreuer*in oder externe Partner*innen über neue Registrierungen zu informieren – solche Tätigkeiten sollten heutzutage nicht mehr händisch erfolgen!

Die Automatisierungsfunktion können Sie – nach Freischaltung des Features durch unser Team – über den entsprechenden Menüpunkt in der linken Seitenleiste aufrufen.

Um einen Prozess zu automatisieren, muss ein neues Szenario angelegt werden. Ein Szenario ist eine Aneinanderreihung von verschiedenen Modulen, die jeweils definieren, welche Daten wie verarbeitet werden sollen. Durch die Verkettung von Modulen von links nach rechts können Sie festlegen, wann bzw. wodurch der Prozess gestartet werden und was mit welchen Daten passieren soll, um letztendlich die gewünschte Aktion auszulösen. Hierbei steht Ihnen eine riesige Bandbreite an Modulen verschiedenster Anbieter*innen, Werkzeuge und Filter zur Verfügung. Ein Szenario besteht also je nach Anwendungsfall aus einer Kombination aus doo Modulen und den Modulen anderer Tools wie z.B. Google, Microsoft, Social Media Plattformen, Chatprogrammen oder CRMs.

So können Sie beispielsweise mithilfe des unten angezeigten Szenarios für neu angelegte doo Veranstaltungen automatisch entsprechende Kalendereinträge in Ihrem Google Kalender erstellen lassen.

Die vielen Vorteile von automatisierten Event-Prozessen

• Erhöhte Effizienz und Produktivität
  • Tools, Teams und Gewerke können durch Automatisierungen verbunden und Informationen geteilt werden, was die effektive Zusammenarbeit fördert und die Zeit und Kosten der manuellen Ausführung einspart
• Flexibilität
  • Workflows können völlig individuell anhand interner Anforderungen mit eigenen Regeln und Logiken erstellt und jederzeit flexibel an Änderungen angepasst werden
  • Unkomplizierte Daten- und Prozessintegration mit einer riesigen Auswahl an Apps, die angebunden werden können, um die unterschiedlichsten Prozesse zu automatisieren
• Einfache & selbstständige Handhabung
  • No-Code: es sind keine Entwickler*innen notwendig – Ihr Event-Team kann die eigenen Prozesse schnell und günstig selbst automatisieren und eigenständig verwalten
  • Die Bedienung funktioniert intuitiv per Drag & Drop
  • doo stellt Szenario-Vorlagen zur Verfügung, die einfach umgebaut werden können
• Transparenz & Kontrolle
  • Alle verbundenen Daten und Prozesse der verschiedenen Tools und Teams können übersichtlich visualisiert und verwaltet werden
  • Alle bereits erfolgten Datenverarbeitungen und -übertragungen können nachträglich nachvollzogen werden
• Zuverlässigkeit
  • Manuelle Fehler und Vergesslichkeiten werden durch automatisierte Ausführung vermieden und z.B. pünktlicher Versand von Dokumenten an Teilnehmenden wird sichergestellt
• Potenzial für strategische Datenerfassung & Marketing
  • Automatisierungen ermöglichen effizientes, personalisiertes Marketing entlang der gesamten Teilnehmerreise

Mit der Automatisierungsfunktion können Sie die Effizienz Ihres Event-Teams auf ein neues Level heben. Viele der Aufgaben, die bisher manuell erledigt und abgearbeitet werden mussten, können nun automatisiert werden, damit sich die Team-Mitglieder*innen auf das Wesentliche konzentrieren können.

Anwendungsbeispiele: Was kann ich alles automatisieren?

Mit der doo Automatisierungsfunktion können Sie auf hunderte Apps der unterschiedlichsten Anbieter*innen zugreifen, diese mit doo verbinden und so maßgeschneiderte Prozesse erstellen. Hier nur einige Beispiele, wofür das neue Feature genutzt werden kann:

• E-Mails an doo Kontakte & Teilnehmenden: zusätzliche E-Mails automatisieren, die zu einem bestimmten Zeitpunkt oder basierend auf einer bestimmten Aktion an Ihre Kontakte versendet werden: z.B. Nachfass-Mailings bei fehlender Reaktion auf Ihre Einladung, Willkommensnachricht an Teilnehmenden direkt nach dem Check-in, Dankes-E-Mail nach Teilnahme an Umfrage
• Buchungsmanagement: Massenregistrierung von Teilnehmenden anhand externer Liste, automatisierter Freigabeprozess anhand individueller Teilnahmekriterien, Prozessoptimierung für Fragen der Teilnehmenden am Einlass
• Integration anderer Tools: doo mit anderen Anbietern verbinden, um z.B. automatisch Hotelzimmer, Catering oder Konferenzräume zu buchen, Videokonferenz-Links zu erstellen, eigene Zahlungsanbieter*innen in doo zu integrieren oder Daten von Teilnehmenden an Ihr CRM zu übertragen
• Interne Kommunikation & Reporting: Automatisierte Erstellung und Versand von aktuellen Berichten an beliebige interne und externe Ansprechpartner*innen, automatische Übermittlung von Rechnungs- und Auszahlungsdokumenten an die Buchhaltung
• Webseite: Automatisches Publizieren von Informationen zu neuen Ausstellern*innen, Speakern*innen, etc auf der Veranstaltungswebseite
• Social Media Marketing: neue doo Events automatisch auf Ihren Social Media Kanälen bewerben, neu registrierten Teilnehmenden automatisch eine Kontaktanfrage schicken (z.B. LinkedIn, Xing, Google Business, Facebook)
• Aussteller*innen-Service: Übertragung der Aussteller*innen- Daten ins CRM und an zuständigen Kollegen für Aufbauplanung​, automatisierter Versand von Standangebot und Zugangsdaten für den Aussteller*innen- Shop, Erstellen von tagesaktuellen Statistiken über eingelöste Gutscheine für jeden Aussteller*in
• vieles mehr – sprechen Sie uns an!

Bei Interesse an einer individuellen Beratung zu den Automatisierungsmöglichkeiten für Ihr derzeitiges Event Management, wenden Sie sich gerne an Ihren doo Ansprechpartner*in oder an upgrade@doo.net.