Mehrtägige Veranstaltungen mit zahlreichen parallelen Sessions stellen Veranstalter*innen und Teilnehmende gleichermaßen vor Herausforderungen: Wie behält man den Überblick? Wie findet jede*r schnell die relevanten Inhalte? Und wie lassen sich Programmdaten effizient pflegen, ohne die Event‑Website ständig manuell zu aktualisieren?

Mit der neuen interaktiven Event Agenda bieten wir Veranstalter*innen eine moderne und automatisierte Option, mehrtägige Eventprogramme übersichtlich auf ihrer Webseite darzustellen und Teilnehmenden die interaktive Zusammenstellung einer persönlichen Agenda zu ermöglichen.

Bei Veranstaltungen mit vielen parallelen Vorträgen den Überblick behalten

Bei mehrtägigen Events mit mehreren parallelen Sessions verlieren Teilnehmende schnell den Überblick: lange, übersichtliche Programmlisten, verstreute Infos oder manuelle Notizen erschweren die Planung. Das Veranstaltungs-Team wiederum muss laufend die Event-Webseite aktuell halten und ggf. kurzfristige Programmänderungen vornehmen.

Unsere Agenda-Funktion schafft genau hier Transparenz für eine bessere Planbarkeit: Ihre Teilnehmenden können auf der Veranstaltungsseite das gesamte Programm strukturiert im Zeitverlauf aufrufen und eine persönliche Agenda erstellen, damit sie vor Ort ganz genau wissen, wann sie wo sein müssen, um nichts zu verpassen. Die Vortragsdaten werden dafür automatisch aus doo übertragen – das Event-Team muss diese nicht manuell in die Webseite einpflegen.

Die Funktion umfasst:

• Übersicht über parallel laufende Sessions via horizontalem Scrollen

• Filterfunktion nach Interessen / Tags

• Detailansicht von Vorträgen & Speakern

• Persönliche Agenda erstellen durch Favoriten‑Funktion

• Export der Agenda als ICS, PDF oder Link

• Volle Nutzbarkeit auf Desktop & Smartphone

Das Setup: So funktioniert’s

Für die Lösung werden verschiedene Systeme miteinander verknüpft: Die Speaker melden sich für eine eigens dafür erstellte doo Veranstaltung an und übermitteln alle wichtigen Angaben zu sich und ihrem Vortrag über das Registrierungsformular. Über versteckte Fragen kann der Veranstalter für jede eingehende Buchung interne Daten wie Uhrzeit und Ort des Vortrags nachtragen.

Mithilfe einer Automatisierung werden die Informationen der Speaker und Sessions in eine Online-Tabelle übertragen, von wo sie von unserem Webseiten-Editor ausgelesen und als Event-Agenda-Widget auf die Veranstaltungs-Webseite übertragen werden.

Die Daten werden dort in einer interaktiven, leicht navigierbaren Agenda dargestellt. Dabei können Sie entscheiden, welche Speaker-Daten wo und wie angezeigt werden sollen und können auch das Design frei anpassen. Die zeitlichen oder räumlichen Zuordnungen der Vorträge sowie Änderungen an Vortragstiteln, Texten oder Bildern erfolgen zentral über die doo-Buchungsdetails und werden in Echtzeit auf die Webseite übertragen.

Mehrwert für viele Veranstaltungsformate

Durch die flexible Datenstruktur, das anpassbare Widget und die automatisierte Anbindung eignet sie sich für eine Vielzahl unterschiedlicher Veranstaltungsformate – insbesondere aber für Veranstaltungen mit:

• mehreren parallel laufenden Programmpunkten

• längeren Eventtagen oder mehrtägigen Formaten

• Workshops, Breakout-Sessions oder Tracks

Durch das Zusammenspiel der doo Registrierung, unserem Automatisierungs-Tool und dem Webseiten-Editor bietet die neue Lösung eine Vielzahl an Vorteilen:

• Zeitersparnis durch Automatisierung
  Die Agenda wird automatisch aus den doo Registrierungen befüllt, manuelle Webseite-Pflege entfällt weitgehend

• Zentrale & konsistente Datenpflege
  Speaker‑ und Vortragsdaten müssen nur einmal gepflegt werden und sind überall aktuell

• Hohe Flexibilität & individuelles Design
  Darstellung, Struktur, Filter und Funktionen lassen sich flexibel anpassen

• Moderner Webauftritt
  Interaktive Funktionen sorgen für einen innovativen und ansprechenden Webauftritt

• Höhere Teilnehmerzufriedenheit
  Teilnehmende können persönliche Agenda vorab schnell und intuitiv zusammenstellen und abspeichern für einen entspannten Besuch

Wenn auch Sie Ihren Teilnehmenden eine persönlichen Agenda-Funktion auf Ihrer Webseite bieten möchten, wenden Sie sich jederzeit gerne an uns.