Viele Veranstaltende kennen die Herausforderung: Externe Partner, Einlass-Teams, Referierende oder Sponsor*innen benötigen Zugriff auf die Daten der Teilnehmenden – aber bitte nur für eine bestimmte Veranstaltung. Bisher bedeutete das in doo oftmals Workarounds, zusätzliche Accounts oder geteilte Dateien außerhalb des Systems.

Damit ist jetzt Schluss: Mit der Einführung der neuen Nutzerrolle „Veranstaltungspersonal“ ermöglicht doo erstmals eine veranstaltungsspezifische Zugriffskontrolle – sicher, effizient und ohne Umwege.

Veranstaltungspersonal nur ausgewählte Events freigeben

Mit der neuen Nutzerrolle „Veranstaltungspersonal“ ermöglicht doo erstmals eine veranstaltungsspezifische Zugriffskontrolle. Nutzende mit dieser Rolle erhalten ausschließlich Zugriff auf für sie freigegebene Veranstaltungen. Sie können damit festlegen, wer welche Informationen sehen oder bearbeiten darf, ohne dass Nutzende automatisch Einblick in alle Events und die damit verbundenen personenbezogenen Daten der Bucher*innen, Teilnehmenden und Kontakte der Organisation erhalten.

Wie gewohnt wird Veranstaltungspersonal zunächst von einem Administrator als Nutzer in doo angelegt. Anschließend können Administratoren und Veranstaltungsmanager die Veranstaltungspersonal-Nutzer über eine neue Einstellungsseite zur Veranstaltung hinzufügen, die Zugriffsart festlegen oder den Zugriff entziehen. Administratoren sehen zusätzlich Organisationseinstellungen nun zu jedem Nutzer und jeder Nutzerin die für ihn oder sie freigegebenen Veranstaltungen.

Bonus: Verbesserungen für das allgemeine Nutzermanagement

In diesem Zuge des Releases wurde auch das Nutzermanagement verbessert. Dank zusätzlicher Funktionen wie der Suche nach E-Mail-Adresse, dem Filtern nach Rollen und der Sortierungen nach Nachname oder E‑Mail-Adresse wird die Verwaltung großer Teams übersichtlicher und effizienter.

Nebenbei wurden auch die Ansichten für die bestehenden Rollen „Buchungsassistent“ und „Nur Leserechte“ geändert. Nutzer*innen mit diesen Rollen sehen von nun an nur noch die Bereiche und Funktionen, die für sie tatsächlich zugänglich sind – nicht relevante Menüpunkte werden ausgeblendet für eine klarere Nutzererfahrung.

Beschränkter Rechte für das Veranstaltungspersonal

Sie können Ihrem Veranstaltungspersonal entweder nur Kommentarrechte oder Lese- und Schreibrechte für Ihre Veranstaltung gewähren. Die Rechte der einzelnen Rollen entsprechen mit kleineren Abweichungen den Rollen Nur Leserechte und Buchungsassistent, mit dem Unterschied, das eine Veranstaltung explizit für die Nutzer*innen freigegeben werden muss, damit sie Zugriff erhalten.

Veranstaltungspersonal mit Kommentarrecht kann die jeweilige Veranstaltungs- und Buchungsübersicht aufrufen, Teilnehmer- und Buchungsdaten sowie die Einladungsliste einsehen, Exporte herunterladen und Kommentare auf Buchungsebene hinterlassen.

Wer Lese- und Schreibrechte erhält, kann darüber hinaus die manuelle Registrierung und das Einlassmanagement sowie Änderungen an Buchungen, Teilnehmern und Einladungsstatus vornehmen.

Veranstaltungsübergreifende Bereiche wie Dashboard, Kontakte, E-Mails, Formulare, Webseiten, Automatisierungen und Berichte sind nicht für Veranstaltungspersonal einsehbar und werden ausgeblendet. Außerdem ist es derzeit nicht möglich, Veranstaltungspersonal Zugriff auf die Veranstaltungsbearbeitung oder -einstellungen zu geben.

Für Einlasspersonal, Partner & Co: Vielfältige Einsatzmöglichkeiten

Die neue Rolle eignet sich besonders für Situationen, in denen externes oder temporäres Personal nur auf eine oder mehrere ausgewählte Veranstaltung zugreifen soll:

• Einlass-Teams können direkt im doo Einlassmanagement arbeiten, ohne Einblick in weitere Events zu erhalten.

• Vertriebsmitarbeitende können Teilnehmende einer bestimmten Veranstaltung prüfen oder Buchungen freigeben.

• Partnerorganisationen oder Sponsor*innen erhalten bei Bedarf einen transparenten, aber klar begrenzten Zugriff auf relevante Teilnehmerdaten.

• Referierende und Trainer*innen können die Teilnehmerliste ihrer Veranstaltung einsehen, Teilnehmer einchecken und Zertifikate für anwesende Personen ausstellen.

Ihre Vorteile im Überblick

Mit der gezielten Berechtigungssteuerung profitieren Sie gleich mehrfach:

• Präzise Zugriffskontrolle & Datensicherheit: Sie können Nutzende erstmals veranstaltungsspezifisch berechtigen – ohne globale Einsicht in alle Events: jede*r sieht nur das, was er/sie sehen soll

• Reibungslose Zusammenarbeit & optimierte operative Prozesse: Partner*innen, Vertriebsmitarbeitende, Referierende oder Einlass-Teams können selbstständig direkt in doo arbeiten und jederzeit auf die benötigten aktuellen Daten zugreifen

• Weniger Workarounds, mehr Effizienz & Kostenersparnis: Kein Anlegen zusätzlicher Accounts, kundenspezifischer Lösungen oder paralleler Systeme mehr notwendig.

• Rechtekontrolle pro Veranstaltung: Neue Rolle „Veranstaltungspersonal“ bietet fein steuerbare Kommentar- bzw. Lese- und Schreibrechte pro Event

• Optimiertes Nutzermanagement: Verbesserte Verwaltung insbesondere für große Teams durch Filter, Suche und transparente Rechteübersicht

Insgesamt macht die neue Rolle „Veranstaltungspersonal“ doo spürbar flexibler, sicherer und effizienter. Externe Mitarbeitende lassen sich jetzt punktgenau in einzelne Veranstaltungen einbinden – ohne Risiko und ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand.

Ausführliche Informationen und Anleitungen zum Hinzufügen von Veranstaltungspersonal finden Sie in unserem Hilfecenter-Artikel zum Veranstaltungspersonal. Bei weiteren Fragen ist unser Support-Team gerne für Sie da.