1. Funktionsweise von E-Mail-Aktivitäten

In der Übersicht der E-Mail-Aktivitäten sehen sie alle Statusanzeigen bzw. Reaktionen Ihrer Kontakte auf die E-Mail-Nachrichten, die Sie über den E-Mail-Manager verschickt haben. Dies umfasst sowohl alle Aktivitäten innerhalb unseres Systems als auch Daten, die unser System im Bezug auf die Zustellung der einzelnen E-Mails von dem E-Mail-Anbieter des entsprechenden Empfängern zurückgespielt bekommt.

Diese Daten dienen als Grundlage für die Berechnung der einzelnen Kennzahlen des Erfolgsbericht, der Ihnen auf der Detail-Seite der jeweiligen E-Mail-Nachricht zur Verfügung steht. Doch anders als in dem einfachen Erfolgsbericht, der nur den aktuellsten Status des Versands anzeigt, wird in den E-Mail-Aktivitäten quasi “live” für jeden Empfänger jede einzelne Statusanzeige wie z.B. “Versendet”, “Geklickt” oder “Gebucht” als neuer Eintrag aufgelistet. Somit erlaubt Ihnen diese Übersicht, detaillierte Analysen über den zeitlichen Verlauf der Aktivitäten zu erstellen und z.B. aus Ihren Empfängern anhand ihrer Reaktionen Kontaktgruppen zu bilden um sie individuell anzuschreiben.

Wenn Sie den Menüpunkt “E-Mail Aktivitäten” im linken Hauptmenü aufrufen, können Sie die Liste aller Aktivitäten Ihrer versendeten E-Mail-Nachrichten sortiert nach dem Datum der entsprechenden Aktivität einsehen.

Um die Übersicht einzugrenzen, können Sie nach Veranstaltung sowie nach versendeten E-Mail-Nachrichten filtern. Der Link “Weitere Suchoptionen” bietet Ihnen ein breites Spektrum an zusätzlichen Selektionsparametern, anhand derer Sie weitere Filter setzen können. So können Sie sich z.B. nur die Aktivitäten eines bestimmten Kontakts anzeigen lassen, den Zeitraum eingrenzen oder die Anzeige nach dem Typ der Aktivität filtern. Was genau die einzelnen Aktivitäts-Typen bedeuten und wie genau sie definiert sind, erfahren Sie im nächsten Abschnitt.

2. Bedeutung der einzelnen E-Mail-Aktivitäten

Erfahren Sie hier, was die einzelnen Aktivitäten bedeuten und wie sie definiert sind. In der Online-Ansicht der E-Mail-Aktivitäten finden Sie nicht alle Unterklassifikationen – diese sind jedoch im Export enthalten (s. 3.).

2.1. Versendet

Unser System hat die E-Mail an den Kontakt versendet.

2.2. Übersprungen

Der Kontakt wurde beim Versand übersprungen. Mögliche Gründe dafür sind:

1. Abgemeldet: Der Kontakt hat bei einer vorhergehenden E-Mail-Nachricht angegeben, dass er keine Nachrichten mehr von Ihnen erhalten will bzw. die Option “Diesen Kontakt niemals für E-Mail Abos verwenden” wurde von Ihnen selber in den jeweiligen Kontaktdetails aktiviert.
2. Von Einladung abgemeldet: Der Kontakt hat bei einer vorhergehenden E-Mail-Nachricht angegeben, dass er keine Einladungen zu Veranstaltungen mehr von Ihnen erhalten will bzw. die Option “Veranstaltungskommunikation” wurde von Ihnen in den Kontaktdetails deaktiviert.
3. Als Bounce markiert: Wenn sich die E-Mail-Adresse des Empfängers bei einer früheren doo E-Mail-Nachricht als Hard-Bounce (Erklärung s.u.) herausgestellt hat, wird sie nicht mehr über doo angeschrieben.
4. Beschwerde: Bei einer früheren Nachricht an die Empfängeradresse wurde eine Beschwerde vom Empfänger oder dessen E-Mail-Anbieter eingereicht.
5. Code bereits eingelöst: Sie versenden eine Nachricht mit einem Promotion oder Zugangscode und der Empfänger hat seinen persönlichen Code bereits eingelöst.
6. Fehler beim Auflösen der Platzhalter: Beim Auflösen der Personalisierungen wäre für den Empfänger ein Fehler aufgetreten, weswegen die Nachricht nicht an den Kontakt gesendet wurde. Bitte überprüfen Sie die eingefügten Platzhalter in der versendeten Nachricht, korrigieren ihn und versenden die Nachricht ggf. erneut an den entsprechenden Kontakt.
7. Kein vorliegendes Buchungsdokument: Wenn Sie in den Versandeinstellungen angegeben haben, dass Tickets oder Rechnungen im Anhang mitgeschickt werden sollen, werden alle Kontakte, für die keine entsprechenden Dokumente vorliegen, beim Versand übersprungen.

2.3. Bounces

Unser System hat eine Benachrichtigung erhalten, dass die E-Mail nicht erfolgreich zugestellt werden konnte.

1. Hard-Bounce: Ein Hard-Bounce bedeutet, dass die E-Mail-Adresse grundsätzlich nicht (mehr) erreichbar ist. Diese Kontakte können nicht mehr über den doo E-Mail-Manager angeschrieben werden und werden bei zukünftigen Nachrichten automatisch übersprungen.
   1. Allgemein: Es wurde kein spezifischer Grund für den Hard-Bounce gemeldet.
   2. Adresse existiert nicht: Die E-Mail-Adresse existiert nicht (mehr), z.B. weil der Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat oder die Adresse falsch eingegeben wurde.
   3. Adresse geblockt: Die E-Mail-Adresse ist bereits als Hard-Bounce bekannt und wird deswegen nicht mehr angeschrieben.
2. Soft-Bounce: Die E-Mail ist temporär nicht erreichbar und konnte wegen eines Problems oder Einstellung auf Empfängerseite nicht zugestellt werden. Sie ist aber grundsätzlich noch verfügbar. Sie können versuchen, den Kontakt zu einem späteren Zeitpunkt zu kontaktieren.
   1. Allgemein: Es wurde kein spezifischer Grund für den Soft-Bounce gemeldet.
   2. Postfach voll: Das Postfach des Empfängers ist voll, er kann deswegen aktuell keine weiteren E-Mails empfangen.
   3. Nachrichten zu groß: Die Nachricht ist zu groß und wird deswegen vom E-Mail-Anbieter des Empfängers abgewiesen. Achten Sie darauf, dass Anhänge und Bilder nicht zu groß sind, um dieses Problem zu vermeiden.
   4. Inhalt geblockt: Bestimmte Inhalte der Nachricht wurden vom E-Mail-Anbieter des Empfängers blockiert.
   5. Anhang geblockt: Der Anhang wurde vom E-Mail-Anbieter des Empfängers zum Beispiel wegen der Größe oder Dateiart blockiert.
3. Unbestimmt: Es wurde kein Bounce-Grund angegeben.

2.4. Beschwerde

Für den Kontakt hat unser E-Mail Server eine Beschwerdemeldung erhalten.

1. Als Spam gemeldet: Der Empfänger hat die Nachricht als Spam markiert.
2. E-Mail-Authentifizierung fehlgeschlagen
3. Als Betrug erkannt: Die E-Mail wurde als Betrugs- oder Phishing-Versuch eingestuft.
4. Virus entdeckt: In der E-Mail oder im Anhang wurde ein Virus entdeckt.
5. Sonstiges: Es wurde kein genauer Grund für die Beschwerde angegeben.

2.5. Abgemeldet

Der Kontakt hat in der Nachricht auf den Abmeldelink geklickt, um sich von weiteren Nachrichten abzumelden. Der Klick auf den Abmeldelink wird von uns nicht als Klick gewertet (s. 2.7.).

2.6. Gerendert 

Die in der E-Mail enthaltenen Bilder wurden heruntergeladen, was ein Indikator für das Öffnen der E-Mail durch den Empfänger ist. Da diese Rückmeldung von einigen E-Mail Programmen unterdrückt wird, kann die in doo angezeigte Anzahl der Öffnungen von der tatsächlichen Zahl abweichen.

2.7. Geklickt

Der Empfänger hat auf einen Link in der E-Mail-Nachricht geklickt. Jeder Klick ist eine einzelne E-Mail-Aktivität.

• Interessiert: Der Kontakt hat auf den Einladungslink “Anmelden” geklickt.
• Abgesagt: Der Kontakt hat auf den Einladungslink “Absagen” geklickt.
• Unentschlossen: Der Kontakt hat auf den Einladungslink “Vielleicht” geklickt.
• Allgemein: Der Kontakt hat auf einen Link geklickt, den Sie zusätzlich zu den Einladungslinks in Ihre E-Mail Nachricht eingefügt haben. Welcher Link geklickt wurde, können Sie dem Export entnehmen (s.u.).

2.8. Gebucht

Der Kontakt hat auf einen Einladungslink geklickt und sich in derselben Sitzung erfolgreich für Ihre Veranstaltung angemeldet.

3. Download der E-Mail-Aktivitäten

Wenn Sie z.B. eine gefilterte Liste Ihrer E-Mail-Aktivitäten herunterladen möchten, können Sie sich die aktuelle Ansicht als CSV-Datei über Klick oben rechts auf “E-Mail-Aktivitäten exportieren” per E-Mail zuschicken lassen. Wählen Sie einen Dateinamen sowie das gewünschte Datei-Encoding aus und bestätigen Sie den Export.

Je nach Menge der exportierten Daten kann es ggf. eine zeitliche Verzögerung geben, bis Sie die CSV-Datei in Ihrem Posteingang haben. Sie können diese nun z.B. in Excel importieren und dort analysieren. Falls Ihnen die exportierte CSV-Datei nicht richtig dargestellt wird, überprüfen Sie bitte, dass Sie beim Export aus doo bzw. beim Import in Excel das richtige Datei-Encoding ausgewählt haben.

In der exportierten Liste finden Sie neben allen relevanten Daten und IDs der einzelnen E-Mail-Aktivitäten auch den jeweiligen User Agent der einzelnen Empfänger, der Ihnen Aufschluss über das verwendete Gerät sowie den Browsers des Kontakts gibt. Es gibt diverse Online-Dienste, mit denen Sie die einzelnen User Agents interpretieren können, um zu erfahren, auf welchem Gerät und in welchem Browser der jeweilige Kontakt Ihre E-Mail geöffnet bzw. geklickt hat.