Kontakte erlauben Ihnen, sich in doo eine Datenbank mit all Ihren Veranstaltungskunden aufzubauen und für jeden einzelnen Kontakt den Überblick über alle Aktivitäten rund um Ihre Veranstaltungen zu behalten. Ihr Kontaktcenter füllt sich automatisch mit Kontakten, wenn sich neue Bucher oder Teilnehmer anmelden. Sie können diese aber auch selbst anlegen (mehr Informationen hier). Wenn Personen wiederkehren, werden diese Buchungen und Teilnehmer den bestehenden Kontakten zugeordnet, um ein Gesamtbild zu entwickeln.

Im folgenden Artikel erfahren Sie, wie Buchungen und Teilnehmer Kontakten zugeordnet werden und wie Sie die Daten synchronisieren können, um Ihre Kontakte immer auf dem neusten Stand zu halten.

1. Zuordnung von Buchungen und Teilnehmern zu doo Kontakten

Standardmäßig werden Buchungen und Teilnehmer Kontakten anhand der vom Bucher eingegebenen E-Mail-Adresse zugeordnet: Beim Abschluss der Buchung wird überprüft, ob bereits ein Kontakt für die E-Mail-Adresse des jeweiligen Teilnehmers beziehungsweise Buchers vorliegt. Liegt genau ein doo Kontakt mit der E-Mail-Adresse vor, wird die Buchung beziehungsweise der Teilnehmer diesem automatisch zugeordnet. Gibt es mehr als einen oder noch keinen doo Kontakt mit dieser E-Mail-Adresse, wird ein neuer Kontakt angelegt. Wenn für einen Teilnehmer keine E-Mail-Adresse vorliegt, wird er auch keinem Kontakt zugeordnet.

Wenn bei der Buchung die Buchungs- oder Teilnehmerdaten aus dem doo Kontaktcenter vorbefüllt sind, übergeben Sie damit bereits eine Zuordnung. Insofern wird das System zunächst davon ausgehen, dass die Buchung beziehungsweise der Teilnehmer diesem Kontakt zugeordnen werden soll. (Wie das System damit umgeht, wenn bei der Buchung die E-Mail-Adresse geändert wird, lesen Sie unten.) Die Daten aus der Buchung können Sie nutzen, um die vorhandenen Daten zu ergänzen oder zu aktualisieren (siehe unten). Wenn Sie Kontakte ohne E-Mail-Adresse haben, bei denen Sie die E-Mail-Adressen einsammeln wollen, um Ihren Datensatz zu vervollständigen, können Sie mit personalisierten Zugangscodes arbeiten.

1.1. Umgang mit Änderungen der E-Mail-Adresse

Wie oben erläutert ordnet das doo System Buchungen und Teilnehmer anhand der E-Mail-Adresse Kontakten zu. Was geschieht nun, wenn bei einer Buchung oder einem Teilnehmer bereits eine Zuordnung zu einem Kontakt gegeben ist, aber die E-Mail-Adresse geändert wird? Dazu kommt es zum Beispiel, wenn die Buchung bearbeitet wird oder wenn Sie die Vorbefüllung des Buchungsprozess mit doo Kontaktdaten nutzen.

Sie können für diesen Fall auf Veranstaltungsebene zwischen zwei Verhalten wählen:

1. Das System ordnet die Buchung beziehungsweise den Teilnehmer erneut zu. Je nachdem, ob die E-Mail-Adresse bereits im Kontaktcenter existiert, entweder zu einem neuen oder einem bestehenden Kontakt (Standardverhalten).
2. Das System behält die Zuordnung bei. Wenn die Synchronisation eingeschaltet ist, wird die E-Mail-Adresse des Kontakts mit der geänderten E-Mail-Adresse überschrieben.

Die Einstellung hierzu finden Sie im dritten Schritt der Veranstaltungserstellung  unter “Weitere Einstellungen”. Dort können Sie festlegen, ob bei Änderung der E-Mail-Adresse durch den Bucher die Zuordnung zu dem vorbefüllten Kontakt erhalten bleiben soll oder nicht.

Die folgende Abbildung visualisiert nochmals das Verhalten am Beispiel einer Einladung (Vorbefüllen des Buchungsprozess per E-Mail-Nachricht oder Zugangscode). Das System verhält sich analog bei der nachträglichen Änderung der E-Mail-Adresse von Bucher oder Teilnehmer in den Buchungsdetails beziehungsweise durch den Bucher im Buchungsportal.

1.2. Einsehen und Änderung der Zuordnung

Die Zuordnung von Teilnehmern und Buchern zu Kontakten können Sie an verschiedenen Stellen sehen. Bei Bedarf können Sie die Zuordnung auch manuell korrigieren.

1. In den Kontaktdetails sehen Sie alle Buchungen sowie alle Teilnehmer, die mit dem Kontakt verbunden sind.
2. In den Buchnungsdetails wird Ihnen sowohl bei jedem Teilnehmer als auch bei der Buchung der verbundene Kontakte angezeigt. Hier können Sie Zuordnung über “Verbundenen Kontakt ändern” korrigieren.
3. Aus der Teilnehmerübersicht heraus können Sie den verbunden Kontakt öffnen sowie die Verbindung ändern.
4. Sowohl im Export der Buchungsübersicht wie der Teilnehmerliste ist die doo Kontakt-ID des verbundenen Kontakts enthalten.

2. Synchronisation von Teilnehmer- und Buchungsdaten mit Kontaktdaten aktivieren

Sie möchten, dass die bei der Buchung eingegebenen aktuellen Daten automatisch zu dem zugeordneten Kontakt zurückgespielt werden, damit Ihre Kontaktdaten immer auf dem neuesten Stand sind? Hierfür können Sie die Synchronisation von Teilnehmer- und Buchungsdaten mit Ihren Kontaktdaten einschalten. Gehen Sie über das Zahlradsymbol in der Kopfleiste in die Organisationseinstellungen (nur für Administratoren zugänglich). Im Reiter “Daten” > “Datenmanagement” können Sie festlegen, ob die Teilnehmer- und Buchungsdaten automatisch mit Ihren doo Kontakten synchronisiert werden sollen.

Im ersten Fall (“An”) werden bei neu eingehenden Buchungen von existierenden Kontakten die bestehenden Datensätze durch die neuen Daten überschrieben. Im zweiten Fall (“Aus”) werden bestehende Daten im Kontaktcenter nicht verändert, wenn abweichende Daten im Buchungsprozess angegeben werden. Sie finden diese Daten in Ihrer veranstaltungsspezifischen Teilnehmer- beziehungsweise Buchungsübersicht. In beiden Fällen werden zuvor leere Datenfelder mit neu eingegebenen Daten aus der Buchung ergänzt.

Das Synchronisationsverhalten gilt nicht nur bei neuen regulären Buchungen, sondern auch manuellen Registierungen sowie bei Datenänderungen durch den Bucher. Wenn Sie einen Teilnehmer oder Bucher in den Buchungsdetails bearbeiten, können Sie über die Option am Ende der Box entscheiden, ob geänderte Daten zum Kontakt synchronisiert werden sollen oder nicht. Beim Kontakt fehlende Daten werden in jedem Fall ergänzt.

4.1. Vorteile der Synchronisation

Die Synchronisation bietet sich an, wenn Sie möchten, dass sich Ihre Daten durch neu eingehende Buchungsdaten selbst pflegen und automatisch ergänzt und aktualisiert werden. Bei dieser Einstellung brauchen Sie die erhobenen Daten Ihrer veranstaltungsspezifischen Teilnehmer- und Buchungslisten nicht mit Ihren vorhandenen Kontaktdaten abzugleichen, sondern können sich regelmäßig veranstaltungsübergreifend all Ihre aktuellen doo Kontakte exportieren und gegebenenfalls in Ihre Datenbank oder ein Drittsystem zurückspielen.

4.2. Einschränkungen bei der Synchronisation

Wenn Sie sich dafür entscheiden, die Synchronisationsfunktion zu nutzen, sollten Sie beachten, dass doo keine Kontaktdatenhistorie speichert. Wurden die Datenfelder eines Kontakts durch eine neue Buchung aktualisiert, stehen die vorherigen Werte in doo anschließend nicht mehr zur Verfügung.

Wenn Sie häufig den Fall haben, dass mehrere Personen die gleiche E-Mail-Adresse benutzen, empfehlen wir die Synchronisation auszuschalten, da es sonst passieren kann, dass die Daten einer Person durch die einer anderen überschrieben werden. Das gleiche gilt, wenn Sie Ihre Kontaktdaten aus einem Drittsystem wie einem CRM oder einer Kundendatenbank synchronisieren oder importieren und dieses die Datenhoheit hat.