Wenn Sie sich dazu entscheiden, eine Veranstaltung abzusagen, gibt es viele Dinge, die Sie beachten sollten, damit die Absage möglichst reibungslos funktioniert.

Erfahren Sie hier, welche Schritte nötig sind, um eine anstehende Veranstaltung in doo abzusagen.

1. Verschieben oder absagen?

Eventuell stellen Sie sich die Frage, ob Sie Ihre Veranstaltung, z.B. wegen niedriger Teilnehmerzahl oder aktueller äußerer Umstände, nicht lieber verschieben anstatt sie komplett abzusagen. Bei dieser Entscheidung sollte Sie folgendes berücksichtigen.

1.1. Veranstaltungen mit aktiven Buchungen

Grundsätzlich rät doo dazu, Veranstaltungen, für die bereits Buchungen vorliegen in doo abzusagen, die dazugehörigen Buchungen zu stornieren und für den neuen Termin eine neue doo Veranstaltung anzulegen. Anschließend können Sie die entsprechenden Bucher einladen, sich zu dem neuen Termin anzumelden bzw. können Sie die Registrierung für diejenigen mit positiver Rückmeldung manuell selbst durchführen.

Durch das Absagen und erneute Anlegen der Veranstaltungen werden beide Termine klar voneinander getrennt, Sie haben mit der Teilnehmerliste der neuen Veranstaltung jederzeit einen Überblick über die tatsächlich zu erwartenden Teilnehmer und brauchen nicht manuell für jeden einzelnen Teilnehmer der alten Veranstaltung einzeln nachzuverfolgen, ob er am Ersatztermin kommt oder nicht. Im Falle von kostenpflichtigen Veranstaltungen ist ein weiterer Grund für das Trennen beider Veranstaltungen, dass so keine buchhalterischen Probleme entstehen, da auf den Teilnehmerrechnungen jeweils das vom Bucher aktiv gewählte Veranstaltungsdatum steht. Für die Neuregistrierung könnten Sie jenen Buchern, die schon bezahlt haben, statt einer Rückerstattung einen Promotion Codes für die Ersatzveranstaltung in Höhe ihres Rechnungsbetrags zukommen lassen, wodurch Sie sich ggf. die Rückzahlung sparen.

1.2. Veranstaltung ohne aktive Buchungen bzw. versendeten Einladungen

Sollten für Ihre Veranstaltung noch keine Buchungen eingegangen und auch noch keine Einladungen verschickt worden sein, spricht nichts dagegen, den Termin der bestehenden Veranstaltung zu verschieben.

Gehen Sie hierzu auf die Veranstaltungsdetailseite, klicken mittig auf “Informationen bearbeiten”, passen das Start- und Enddatum an und speichern die Änderung ab. Die Änderungen werden dann sofort übernommen und gelten für jede von nun an eingehende Buchung.

2. Absage der Veranstaltung

Um Ihre Veranstaltung abzusagen, rufen Sie die Veranstaltungsdetail-Seite auf und klicken rechts auf “Veranstaltung absagen” und bestätigen die Absage in dem sich öffnenden Fenster.

Die Registrierung wird dadurch sofort beendet und niemand kann sich mehr anmelden – bereits registrierte Teilnehmer werden nicht automatisch über die Absage informiert (s. Punkt 4.).

 

3. Aufrufen der abgesagten Veranstaltung

Sie können die abgesagte Veranstaltung nach wie vor einsehen, indem Sie Ihre Veranstaltungsübersicht aufrufen und oben im Reiter “Abgeschlossen” auswählen. 

Ihre Veranstaltung wird dort anhand des Absagedatums gelistet (gemeinsam mit regulär abgeschlossenen Veranstaltungen) und Sie können sie aufrufen, um z.B. die bestehenden Buchungen einzusehen. Sie haben dort außerdem auch die Möglichkeit, die Veranstaltung zu kopieren, wenn Sie irgendwann in der Zukunft eine ähnliche Veranstaltung planen sollten.

 

4. Buchungen stornieren und Bucher informieren

Wichtig: Bestehende Buchungen bleiben von der Absage einer Veranstaltung technisch unberührt – werden also nicht automatisch storniert! Auch werden vom System keine automatischen Benachrichtigungen über die Absage an die Bucher versendet. Beides muss daher manuell geschehen.

Bereiten Sie zuerst den Text der Stornierungsbestätigung vor, den Sie Ihren bereits registrierten Buchern zuschicken können. Diesen können Sie in den E-Mail Inhalten hinterlegen – wie das funktioniert, erfahren Sie in diesem Artikel.

Rufen Sie anschließend die Veranstaltungsdetailseite auf (s. Punkt 2.) und klicken auf “Buchungen verwalten”. Rufen Sie jede bestehende Buchungen einzeln auf, stornieren diese und informieren Sie den jeweiligen Bucher über die Absage. Wenn es schon bezahlte Buchungen gibt, für die Rückerstattungen angewiesen werden müssen und wickeln Sie diese mit den jeweiligen Buchern ab – sollte es bereits eine Ersatzveranstaltung geben, können Sie ggf. auch Promotion Codes verteilen. Alle Informationen zum Thema Stornierung und Rückerstattung finden Sie hier.

Insbesondere bei kostenpflichtigen Veranstaltungen ist es wichtig, dass nach der Absage alle bestehenden Buchungen storniert werden, damit die entsprechenden Stornorechnungen im System erstellt werden. Bitte beachten Sie, dass bei noch unbezahlten Buchungen solange Zahlungserinnerungen an die Bucher verschickt werden bis Sie die jeweiligen Buchungen in doo stornieren.

Tipp: Nutzer des doo E-Mail Managers haben die Möglichkeit, alle Bucher der Veranstaltung auf einmal mithilfe einer doo E-Mail-Nachricht über die Absage zu informieren. Dies bietet sich zum Beispiel für kostenlose Veranstaltungen an, bei denen die individuelle Stornierung und der Versand von Stornierungsrechnungen nicht notwendig ist. Mehr Informationen zum Versand von E-Mail Kampagnen mit doo finden Sie hier.

5. Teilnehmer auf andere Veranstaltung umbuchen

Wenn Sie Teilnehmer der abgesagten Veranstaltung auf eine andere Veranstaltung umbuchen möchten, können Sie wie folgt vorgehen:

1. Rufen Sie den Kontakt in Ihrem Kontaktcenter auf und gehen Sie auf die Kontaktdetail-Seite.
2. Klicken Sie unten auf “+ Buchung hinzufügen” und wählen die Veranstaltung aus, für die Sie die Person neu einbuchen möchten.
3. Folgen Sie dem Prozess der manuellen Registrierung, welcher hier Schritt für Schritt erklärt wird.

Weitere Informationen zum Thema Umbuchung finden Sie hier.

6. Endabrechnung der abgesagten Veranstaltung

Handelt es sich bei Ihrer abgesagten Veranstaltung um ein kostenpflichtiges Event mit Zahlungsabwicklung über doo, erfolgt die Auszahlung inklusive der Endabrechnung für diese Veranstaltung im Folgemonat des Absagedatums. Sie bekommen die Teilnehmerbeträge inklusive des ggf. einbehaltenen Guthabens über den regulären Auszahlungsprozess überwiesen. Alle Informationen zum Thema Umsatzauszahlung finden Sie hier.

7. Tipp: Wenn das Stattfinden einer Veranstaltung schon vorab unsicher ist

Sie sind sich beim “Go-Live” der Online-Registrierung noch nicht sicher, ob Ihre Veranstaltung stattfinden wird, z.B. weil es von äußeren Faktoren beeinflusst wird oder eine Mindestteilnehmeranzahl erreicht werden?

Insbesonders bei kostenpflichtigen Veranstaltungen empfehlen wir in diesen Fällen, die manuelle Freigabe für die Veranstaltung zu aktivieren, da Sie so das Thema Rückerstattungen umgehen können. Auf diese Weise können Sie vorerst Registrierungsanfragen “sammeln”, ohne dass dem Bucher eine Rechnung gestellt wird. Wenn feststeht, dass die Veranstaltung stattfindet, können Sie die manuelle Freigabe wieder deaktivieren, wodurch alle Buchungen automatisch freigegeben werden und die Bucher die Aufforderung erhalten, ihre Buchung abzuschließen und eine Zahlungsmethode zu wählen. Sollte die Veranstaltung nicht stattfinden, können Sie die eingegangenen Buchungsanfragen ablehnen, wodurch ein entsprechender Absagetext an die Bucher verschickt wird.

Alle Informationen zur manuellen Freigabe finden Sie hier.