doo Einlassmanagement – Vor-Ort Check-in für kleinere und mittlere Veranstaltungen
Wichtiger Hinweis vorab: Das doo Einlassmanagement ist ein neues Zusatz-Modul, das sich derzeit noch in der Beta-Phase befindet. In den nächsten Wochen und Monaten werden zusätzliche Funktionen wie das Überprüfen und Bearbeiten von Teilnehmendendaten und Badge-Druck über den Browser-Kiosk-Modus auf Windows hinzukommen. Wenn Sie Interesse am neuen Modul haben, wenden Sie sich gerne an Ihre Ansprechperson bei doo oder unser Supportteam.
Mit dem doo Einlassmanagement können Sie Ihre Teilnehmenden vor Ort mit Laptop/Tablet und Handscanner einscannen, ohne dass Sie dabei die gewohnte doo Umgebung verlassen müssen. So können Sie die Gültigkeit eines Tickets prüfen, Tickets entwerten und die Anwesenheit Ihrer Teilnehmenden dokumentieren. Nach der initialen Einrichtung durch doo steht Ihnen das doo Einlassmanagement jederzeit im Self-Service zur Verfügung.
Ist das doo Einlassmanagement für meine Veranstaltungen geeignet?
Das doo Einlassmanagement wurde speziell mit Blick auf Veranstaltende entwickelt, die regelmäßig kleine und mittlere Veranstaltungen mit einfachem Setup bis maximal 500 Teilnehmende haben und den Einlass mithilfe einer standardisierten Lösung selbstständig durchführen wollen.
Mithilfe des doo Einlassmanagements können Sie Ihre Teilnehmenden über den QR-Code auf Tickets und Wallets vor Ort schnell einscannen und zukünftig auch einfache schwarz-weiß Badges beziehungsweise Etiketten ausdrucken. Derzeit ist kein Support von komplexeren Veranstaltungen mit einem extra Check-in für Sessions/Produkte geplant. Außerdem funktioniert die Einlasslösung nur über die doo Manager App, es gibt keine Offline-Funktion.
Um die volle Funktionsbreite der Lösung zu nutzen und möglichst unabhängig beim Einsatz zu sein, empfehlen wir, dass Sie selbst die benötigte Hardware anschaffen. Hierzu gehören Laptop/Tablet, Barcodescanner und gegebenenfalls Drucker. Mit unserem Partner Choose2Rent arbeiten wir außerdem an einer Option, ein Standard-Hardwarepaket zu mieten.
Bitte beachten Sie, dass doo weder garantieren kann, dass eine spezifische Kombination an Geräten funktioniert, noch die Einrichtung und Wartung sowie das Zusammenspiel von Scannern, Druckern und Laptop/Tablet supporten kann. Gerne geben wir unsere Erfahrungen an Sie weiter und beraten Sie nach besten Wissen und Gewissen, aber bei der Vielzahl der Geräte und Kombinationsmöglichkeiten ist es auch für unsere Mitarbeitenden unmöglich, jedes mögliche Problem vorherzusehen oder es zu lösen.
Wenn Sie mit dem doo Einlassmanagement arbeiten wollen, ist es wichtig, dass Sie insbesonderen beim ersten Mal oder nach einer längeren Pause Ihr Setup frühzeitig testen. Außerdem ist es hilfreich, eine Person mit einem technischen Grundverständnis an Bord zu haben, die Ihre Mitarbeitenden entsprechend einweisen und bei Fragen unterstützen kann.
Wie funktioniert das doo Einlassmanagement?
Wählen Sie in der Veranstaltungsübersicht oder in den Veranstaltungsdetails den Punkt “Einlassmanagement”.
Auf der Seite finden Sie zunächst die Zusammenfassung:
- Eckdaten zur gewählten Veranstaltung
- Kennzahlen nach Teilnehmerstatus (Eine Erläuterung der Teilnehmerstatus finden Sie im Artikel zur Teilnehmerübersicht)
- Alle Teilnehmer: Summe der Teilnehmenden, die den Status “Erwartet” oder “Eingecheckt” haben.
- Erwartet: Anzahl der Teilnehmenden, die ein gültiges Ticket für die Veranstaltung haben.
- Eingecheckt: Anzahl der Teilnehmenden, deren Tickets bereits gescannt/entwertet wurden.
- Check-in-Rate: Verhältnis der eingecheckten zu allen Teilnehmenden.
Über den Link “Zur Übersicht” können Sie die gefilterte Teilnehmerliste in der Teilnehmerübersicht aufrufen.
Im unteren Bereich befindet sich der Scan- und Suchbereich. Hier können Sie Teilnehmende suchen und schnell einchecken. Über die Einstellungen steuern Sie das Verhalten der App beim Scannen. Nicht angemeldete Personen können Sie über “Teilnehmer hinzufügen” manuell einbuchen.
Tickets mit QR-Code scannen
Teilnehmende per Scan einchecken
Im Reiter “Code scannen” sehen Sie das Eingabefeld für die doo QR-Codes beziehungsweise die doo Ticket-ID. Vom Prinzip her handelt es sich bei diesem Feld um ein normales Suchfeld. Sie können hier eine doo Ticket-ID eingeben, um nach dem dazugehörigen Teilnehmenden zu suchen und diesen einzuchecken. Vor Ort wäre das allerdings langwierig und umständlich. Deswegen empfehlen wir, den Check-in mit einem Barcodescannern durchzuführen, denn hier entfaltet sich die eigentliche Stärke des Einlassmanagements.
Der Barcodescanner übernimmt die Dateneingabe. Klicken Sie auf das Scan-Icon am Anfang des Eingabefelds oder geben Sie “/” über die Tastatur ein, um den Fokus auf das Feld zu setzen. Wenn Sie nun einen QR-Code scannen, fügt der Scanner den Wert in das Feld ein. Die meisten Scanner erlauben außerdem, die Eingabe so zu konfigurieren, dass der Scanner auch den Befehl für Enter/Eingabe mitgibt. Das heißt, Sie müssen nicht jedes mal auf den Knopf drücken, sondern der Scanner übernimmt dies für Sie. Sofern der Suchwert zu einem gültigen Ticket gehört, checkt das System die teilnehmende Person automatisch ein. So können Sie den Einlass schnell abwickeln.
Den Scanner konfigurieren
Die genaue Anleitung, wie Sie Ihren Scanner konfigurieren können, entnehmen Sie bitte der Bedienungsanleitung Ihres Geräts. Wir können leider keinen gerätespezifischen Support anbieten. Im Folgenden haben wir ein paar Tipps gesammmelt, die Ihnen beim Einrichten des Scanners helfen können:
- Stellen Sie wenn gewünscht ein, dass der Scanner automatisch den Enter-Befehl mitübergibt, um sich den Klick nach der Eingabe des Werts zu sparen. Wenn die Anleitung technischer formuliert ist, kann dies mit “Carriage Return and Line Feed (CRLF)” bezeichnet sein. Das CRFL muss an den gescannten Wert angehängt werden (“Termination Suffix”).
- Wenn die Werte nicht korrekt gescannt werden:
- Überprüfen Sie, dass das Encoding des Scanners stimmt (UTF-8 Encoding).
- Achten Sie darauf, dass die Sprache des Scanners die gleiche ist wie die Eingabe-/Tastatursprache auf Ihrem Laptop oder Tablet.
- Manche Scanner bieten die Möglichkeit einzustellen, ob automatisch und fortwährend gescannt wird oder auf Tastendruck. Wählen Sie hier, was besser zu Ihrem Workflow vor Ort passt.
Teilnehmende manuell suchen
Über die manuelle Suche können Sie Teilnehmende über Namen, Organisation oder E-Mail-Adresse finden. Dies ist zum Beispiel hilfreich, wenn eine Person ihr Ticket vergessen hat.
Sobald Sie einen Teilnehmer aus dem Dropdown mit den Ergebnissen auswählen, wird dieser automatisch eingecheckt.
Tipp: Wenn Sie im Tab “manuelle Suche” sind, können Sie über “/” das Suchfeld per Tastatur anwählen, um die Suche ohne Maus anzusteuern.
Fehler beim Suchen oder Scannen
Wenn Sie das Ticket einer teilnehmenden Person scannen oder suchen, erhalten Sie eine Erfolgsmeldung, wenn die Person gefunden wurde und sie ein gültiges Ticket hat, das durch die Eingabe entwerten wurde. Falls hier etwas nicht klappt, tritt ein Fehler auf. Im Folgenden erläutern wir die möglichen Fehler:
- Die teilnehmende Person wurde bereits eingecheckt, das Ticket ist entwertet.
- Die teilnehmende Person hat kein gültiges Ticket. Nur Personen mit dem Teilnehmerstatus “Erwartet” können eingecheckt werden (mehr Infos im Artikel zur Teilnehmerübersicht). Andere Teilnehmerstatus weisen darauf hin, dass
- die Buchung nicht freigegeben wurde.
- die Buchung abgelehnt wurde.
- die Buchung noch auf der Warteliste ist.
- die Buchung von der Warteliste gestichen wurde.
- die Buchung noch nicht bezahlt wurde.
- die Buchung oder das Ticket storniert wurde.
- Das System konnte keinen eindeutigen Wert finden, deswegen sind keine automatischen Aktionen möglich. Überprüfen Sie Ihre Eingabe.
- Das System konnte keinen Treffer finden. Passen Sie Ihre Eingabe an.
- Das Scan-Feld sucht nach der Ticket-ID. Sie können auch anhand der Check-in URL suchen, die standardmäßig hinter den QR-Codes liegt. Die Ticket-ID finden Sie auch im Export der Teilnehmerliste.
- Das Feld in der manuellen Suche durchsucht Namen, E-Mail und Organisation von Teilnehmern und Buchern. Die Suche funktioniert nach den gleichen Regeln wie in der Schnellsuche in der Teilnehmerübersicht.
Teilnehmende verwalten und neue Teilnehmende hinzufügen
Um die gesamten Daten einzusehen, Daten zu ändern oder weitere Informationen zu Buchung zu erhalten, nutzen Sie bitte die Teilnehmer- oder die Buchungsübersicht.
Über den Button “Teilnehmer hinzufügen” öffnen Sie in einem neuen Tab den manuellen Buchungsprozess, über den Sie weitere Teilnehmende anmelden können.
Welche Ausrüstung benötige ich für den Einlass?
Laptop oder Tablet
Um die doo Manager App zu öffnen, benötigen Sie ein internetfähiges Endgerät. Wir empfehlen hier einen Laptop oder ein Tablet mit Tastatur, insbesondere wenn Sie vor Ort Daten bearbeiten oder nachbuchen möchten.
Wenn Sie nur Scannen möchten, funktioniert grundsätzlich auch ein Tablet (wir haben mit einem Surface und einem Samsung Galaxy getestet). Allerdings müssen Sie das Tablet in Kombination mit den Handscanner testen, wir können hier leider keine allgemeingültigen Aussagen zur Kompatibilität machen. In unserem Tests konnten wir den Handscanner über einen Adapter mit USB-C-Anschluss über den USB-A-Eingang an das Tablet koppeln. Wichtig ist, beim Adapter gebenenfalls darauf zu achten, dass er neben dem USB-C-Anschluss auch einen Anschluss für ein Ladekabel hat, wenn Sie das Tablet vor Ort an eine Stromquelle anschließen möchten.
Wenn Sie vor Ort Badges/Etiketten drucken möchten, benötigen Sie ein Gerät mit Windows als Betriebssystem und Edge, Chrome oder Firefox in der aktuellen Version als Browser. Der automatisierte Druck wird über den sogenannten Kioskmodus im Browser eingestellt. Dieser Modus wird nur von Windows unterstützt.
Vergessen Sie nicht, für volle Akkus und gebenenenfalls Lademöglichkeiten zu sorgen.
Handscanner
Damit Sie die QR-Codes scannen können und möglichst wenig abtippen müssen, empfehlen wir, einen Handscanner beziehungsweise einen 2D-Barcodescanner zu verwenden. Wir haben das Setup mit dem Tera D5100-WB Wireless 2D Barcode Scanner getestet.
Worauf Sie bei der Geräteauswahl achten sollten:
- Der Scanner muss QR-Codes auf Papier oder Mobilgeräten (on-screen) scannen können (2D Scanner mit Dekodierfähigkeit für QR-Codes).
- Achten Sie auf ausreichend Akkulaufzeit und Lademöglichkeiten je nach Einsatzszenario.
- Der Scanner benötigt die Konfigurationsmöglichkeit, automatisch ein Enter an das Scanergebnis zu hängen (Carriage Return and Line Feed (CRLF) als Termination Suffixes).
- Der Scanner muss mit dem Betriebssystem Ihres Laptop oder Tablets kompatibel sein.
- Der Scanner muss die Systemsprache/Tastatursprache Ihres Laptops oder Tablets unterstützen.
- Beim Anschluss gibt es verschiedene Optionen: Bluetooth, kabelgebunden oder kabellos mit Emfänger. Da Bluetooth manchmal etwas launisch sein kann, würden wir auf jeden Fall ein Gerät empfehlen, das mindestens eine weitere Anschlussoption hat. Gegebenenfalls an einen Adapter oder USB-Port denken, damit auch alle anderen angeschlossenen Geräte und Ladekabel Platz finden.
Internetverbindung
Das doo Einlassmanagement benötigt zum Scannen und Drucken eine stabile Internetverbindung. Bitte planen Sie dies entsprechend ein. Bei größeren Veranstaltungen denken Sie bitte daran, dass insbesondere eine mobile Internetverbindung durch die (Mobil-)Geräte der Teilnehmenden ausgelastet sein kann. Am sichersten ist ein separates Netzwerk, mit dem Sie sich über WLAN oder noch besser LAN verbinden, sofern dies möglich ist.