Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie die Daten Ihres doo Organisations-Accounts sowie Ihre Angaben zu Umsatzauszahlung und Rechnungsadresse verwalten.

1. Organisationseinstellungen verwalten

Die Organisationseinstellungen sind nur für Teammitglieder mit der Rolle “Administrator” der Organisation zugänglich. Um in die Account-Einstellungen Ihrer Organisation zu gelangen, klicken Sie in der Kopfleiste oben links neben Ihrem Namen auf das Zahnradsymbol.

Wenn Sie das Zahnradsymbol nicht sehen können, haben Sie mit Ihrem Nutzer-Account nicht die nötigen Zugriffsrechte. Wenden Sie sich in diesem Fall bitte an Ihren Team Administrator, der Sie zu dem doo Organisations-Account eingeladen hat. Er hat die Möglichkeit, die Änderungen für Sie vorzunehmen oder Ihnen die Zugriffsrechte auf die Organisationseinstellungen zu geben, indem er Sie auch zum Administrator macht.

1.1 Organisationsnamen und Anschrift bearbeiten

Um die aktuellen Daten zu bearbeiten, klicken Sie einfach auf das Stift-Symbol und nehmen die gewünschten Änderungen vor. Bitte beachten Sie, dass die dort eingegebenen Angaben zu Name, Organisation und Anschrift mit den Daten übereinstimmen sollten, die Sie unter “Umsatzauszahlung” bei kostenpflichtigen Veranstaltungen eingegeben haben (s. 2). Änderungen sollten also direkt an beiden Stellen vorgenommen werden, damit die korrekten Daten sowohl auf den Bucher-Rechnungen als auch auf Ihren Auszahlungsdokumenten auftauchen.

1.2 Ansprechpartner wählen

Der Ansprechpartner ist der Hauptkontakt für die doo GmbH im Falle von Rückfragen zu dem Organisations-Account. Er bekommt die monatlichen Auszahlungsunterlagen per E-Mail zugeschickt sowie alle automatisch verschickten E-Mail-Benachrichtigungen zu dem Account, z.B. wenn eine neu erstellte Veranstaltung live geschaltet oder abgesagt wird.

Bei selbst erstellten neuen doo Accounts wird automatisch der Nutzer, der den Account erstellt hat Ansprechpartner der Organisation. Über die Organisationseinstellungen können Sie aber auch einen anderen Administrator als Ansprechpartner einsetzen. Sollte dieser noch keinen Nutzer-Account besitzen, folgen Sie bitte dieser Anleitung.

1.3 Datenmanagement 

1.3.1. Datensynchronisation

Unter dem Punkt Datenmanagement können Sie festlegen, ob existierende Kontaktdaten mit Buchungs- und Teilnehmerdaten synchronisiert werden sollen. Alle Informationen dazu finden Sie hier.

1.3.2. Automatische Löschung von personenbezogenen Daten

Diese Funktion können Sie aktivieren, wenn Sie möchten, dass die personenbezogenen Daten Ihrer Bucher und Teilnehmer nach einer bestimmten Anzahl von Tagen nach Ende der Veranstaltung automatisch gelöscht werden. Es werden entsprechend alle doo Kontakte gelöscht, die mit den Buchern bzw. Teilnehmern der Veranstaltung verbunden sind. Weitere Informationen zum Löschen von Kontakten finden Sie hier.

1.4 Team-Mitglieder einladen 

Pro und Enterprise-Kunden können mithilfe der Multi-Nutzer-Funktion weitere Nutzer zu ihrem Organisations-Account einladen, um die Veranstaltungen in doo gemeinsam zu verwalten. Alle Informationen dazu finden Sie hier.

1.5 Datenfelder verwalten

Seit dem 18. November 2019 steht Ihnen eine neue Funktion zur Verfügung, die es Ihnen ermöglicht die Datenfelder im Kontaktcenter zu verwalten. Bisher standen zum Beispiel für “Titel” und “Anrede” jeweils nur zwei Optionen zur Auswahl (“Dr.” und “Prof.” beziehungsweise “Mann” und “Frau”). Sie können nun Ihre Kontaktfelder um weitere Felder ergänzen, sowie andere Optionen archivieren. Wie Sie hierfür vorgehen und was es dabei zu beachten gilt, erfahren Sie hier.

1.6 Organisation löschen

Wie Sie vorgehen, wenn Sie Ihren doo Organisations-Account löschen möchten, erfahren Sie hier.

2. Auszahlungsinformationen verwalten

Ihr Name und Anschrift, wie sie auf den Rechnungen und Auszahlungsdokumenten angezeigt wird, muss nicht nur in den Organisationseinstellungen (s. 1.1.) sondern auch in den Einstellungen Ihrer kostenpflichtigen Veranstaltungen eingegeben werden. Alle Informationen, wo Sie diese Umsatzauszahlungdaten eingeben und ändern können, erfahren Sie hier.

Wie genau Ihre monatlichen Abrechnungsdokumente mit den Umsatzauszahlungen der Teilnehmerbeträge aufgebaut sind, erfahren Sie in unserem Artikel Abrechnungsdokumente & Umsatzauszahlung der Teilnehmerbeträge.