1. Was sind Veranstaltungsfelder?

Veranstaltungsfelder (frühere Bezeichnung “Veranstaltungsattribute”) sind benutzerdefinierte Felder, mit Hilfe derer Sie Informationen für Ihre Teilnehmer auf der Buchungsseite hervorheben, Veranstaltungen kategorisieren oder auf der Buchungsseite PDF-Dokumente zum Download anbieten können. Außerdem können Sie einige Veranstaltungsfelder als Platzhalter oder Anhänge von E-Mails verwenden.

Sie können die Felder bei der Veranstaltungserstellung frei definieren und entweder für eine einzelne Veranstaltung erstellen oder als Vorlage hinterlegen, sodass es für all Ihre Veranstaltungen verwendet werden kann.

Es gibt öffentliche Felder, die für Ihre Teilnehmer auf der Buchungsseite sichtbar sein können, sowie Controlling-Felder, die für Teilnehmer nicht sichtbar sind und intern für die Veranstaltungsverwaltung verwendet werden können. Die öffentlichen Felder werden Ihren Teilnehmern auf der doo Standard-Veranstaltungswebseite, im Event-Widget mit Veranstaltungsinformationen und – mit Ausnahme des Download-Feldes – auch im Veranstaltungskalender-Widget angezeigt. In Letzterem können sie auch über die Volltextsuche gefiltert werden.

1.1. Beispiele für öffentliche Felder

Freitext:

• Referent/in
• Fortbildungspunkte
• Teilnahmevoraussetzungen
• Schlagwörter/Themen

Auswahlliste:

• Veranstaltungsart
• Abschlussart

Download

• Programm / Infoblätter
• Erlaubniserklärungen

1.2. Beispiele für interne Felder

• Kostenstelle
• Verantwortlicher Mitarbeiter
• Abteilung

2. Wie erstelle ich eine Veranstaltungsfeld-Vorlage?

Vorlagen für Veranstaltungsfelder ermöglichen es Ihnen, häufig verwendete Veranstaltungsfelder zentral für Ihre gesamte Organisation zu erstellen und zu verwalten. Navigieren Sie hierfür zu ihren Organisationseinstellungen und wählen sie den Reiter “Veranstaltungen”. Die Organisationseinstellungen erreichen Sie als Team Administrator durch den Klick auf das Zahnradsymbol auf der rechten Seite der Kopfleiste Ihres doo Managers.

Unter dem Reiter “Veranstaltungen” finden Sie eine Übersicht über alle Veranstaltungsfelder, die Sie bisher angelegt haben.

Klicken Sie auf “Neues Veranstaltungsfeld”, um ein neues Feld anzulegen. Definieren Sie in dem sich öffnenden Fenster den Namen und Typen des neuen Feldes. Sie können das Feld entweder als Freitextfeld (“Texteingabe”), als Downloadlink (“Datei Download” – mögliche Dateitypen: jpg, jpeg, png, gif, pdf, xls, xlsx, doc, docx, ppt, pptx, odt, ods, odp, txt) oder als Liste mit Wahlmöglichkeiten (“Auswahl”) anlegen. Außerdem können Sie festlegen, ob das Feld von jetzt an standardmäßig in alle neu erstellten Veranstaltungen eingebunden werden soll. Sie haben auch die Option, das Veranstaltungsfeld nur für interne Prozesse zu nutzen, und es nicht im Buchungsprozess anzuzeigen.

Bereits angelegte Veranstaltungsfelder können Sie bearbeiten, indem Sie in der Übersicht auf den Stift in der Zeile des entsprechenden Feldes klicken. Hier können Sie alle Eingaben mit Ausnahem des Feldtyps nachträglich noch bearbeiten.

Tipp: Alle Veranstaltungsfelder-Typen können später als Platzhalter in E-Mail-Nachrichten eingebunden werden. Dateien können zusätzlich auch bei den automatischen Veranstaltungs-E-Mails unter “E-Mail-Inhalte” angefügt werden.

3. Wie lege ich Veranstaltungsfelder für mein Event an?

Um ein Veranstaltungsfeld für ein Event anzulegen, rufen Sie über die Veranstaltungsdetails die Veranstaltungsinformationen über Klick auf “Informationen bearbeiten” auf. Es öffnet sich die erste Seite der Veranstaltungserstellung. Ganz unten auf der Seite finden Sie unter “Erweiterte Einstellungen” “Eigene Veranstaltungsfelder” und können dort durch “Veranstaltungsfeld hinzufügen” die gewünschte Zuordnung vornehmen.

 

Sie können hier nun entweder ein Veranstaltungsfeld aus den vorhandenen Vorlagen auswählen oder ein neues Veranstaltungsfeld erstellen. Entscheiden Sie sich für ein Template, können Sie anschließend den individuellen Inhalt wie z.B. den Namen des Referenten oder die Kostenstelle für diese Veranstaltung eingeben.

Falls Sie sich dafür entscheiden, ein neues Veranstaltungsfeld nur für diese Veranstaltung zu erstellen, können Sie im nächsten Schritt den Feldnamen und -typen definieren, und ob das Feld nur intern oder auch extern genutzt werden soll. Felder, die im Rahmen der Veranstaltungserstellung neu angelegt werden, sind nur für die entsprechende Veranstaltung gültig und tauchen nicht in der Übersicht der Veranstaltungsfelder in Ihren Organisationseinstellungen auf.

 

4. Veranstaltungsfelder in E-Mails einbinden

Veranstaltungsfelder können als Platzhalter oder als Anhang in E-Mails eingebunden werden – das gilt sowohl für die automatisch verschickten Buchungs-E-Mails als auch für die Kampagnen, die Sie mithilfe der doo E-Mail-Nachrichten verschicken können.

4.1. Veranstaltungsfelder in Buchungs-E-Mails einbinden

Um Veranstaltungsfelder in Bucher-E-Mails zu integrieren, rufen Sie die entsprechende Veranstaltung auf und gehen Sie in die Einstellungen der “E-Mail Inhalte” und gehen Sie in den Bearbeitungsmodus des entsprechenden E-Mail-Typs.

Textbasierte Veranstaltungsfelder, die in der Organisationseinstellung als Vorlagen gespeichert sind, können Sie als Platzhalter in den E-Mail-Text einbauen, indem Sie an der entsprechenden Stelle oben rechts im Editor auf das Dropdown-Menü “Platzhalter” klicken und das entsprechende Veranstaltungsfeld auswählen.

Veranstaltungsfelder mit Feldtyp “Datei” können als Anhang mit den automatischen Buchungs-E-Mails versendet werden. Aktivieren Sie dazu unterhalb des Editor-Fensters die Checkbox “Datei aus eigenem Veranstaltungsfeld als Anhang” und wählen das entsprechende Feld aus.

Bitte beachten Sie, dass je nach E-Mail und Veranstaltungseinstellungen auch andere Dateien wie Tickets oder Rechnungen angehängt werden können. Wir weisen darauf hin, dass große Anhänge die  Zustellbarkeit von E-Mails herabsetzen können. Wir empfehlen daher, bei Anhängen auf kleine Dateigrößen zu achten.

Die maximale Gesamtgröße aller Anhänge zusammen darf 7 MB nicht überschreiten.

4.2.Veranstaltungsfelder in E-Mail-Nachrichten-Kampagnen einfügen

Wie Sie E-Mail-Nachrichten für z.B. Einladungskampagnen erstellen und den Inhalt definieren können, erfahren Sie hier.

Veranstaltungsfelder des Typs “Freitext” können Sie in jedes beliebige Textfeld einfügen. Klicken Sie dafür auf “Personalisierung” und wählen Sie ihr Veranstaltungsfeld aus der erscheinenden Liste aus (es wird mit dem Präfix “Veranstaltung” gelistet). Das System verarbeitet das Veranstaltungsfeld beim Versand der Nachricht wie alle anderen Platzhalter auch.

Veranstaltungsfelder des Feldtyps “Datei” können Sie als Anhang einer E-Mail Nachricht mit senden. Gehen Sie dazu in die Versandeinstellungen der E-Mail-Nachricht und aktivieren die Checkbox “Datei aus eigenem Veranstaltungsfeld als Anhang” und wählen das entsprechende Feld aus. 

 

Wie auch bei Dateien, die an Buchungs-E-Mails angehängt werden sollen, möchten wir darauf hinweisen, dass viele bzw. große Anhänge die Zustellbarkeit von E-Mails herabsetzen können. Wir empfehlen daher, bei Anhängen auf kleine Dateigrößen zu achten.