Sie können die aktuellen Daten zu Ihren Buchungen jederzeit als Excel-Datei aus Ihrem doo Event Manager herunterladen.

Es stehen Ihnen zwei Dokumente zur Auswahl: Einmal die Liste aller Buchungen mit den zugehörigen Daten und einmal die Liste mit allen angemeldeten Teilnehmern und deren Daten. Mehr Informationen über den Unterschied zwischen Bucher- und Teilnehmerdaten sowie eine Anleitung, wie Sie eigene Fragen anlegen, finden Sie hier.

Um die Listen herunterzuladen, rufen Sie die Veranstaltungsdetails auf und klicken auf “Teilnehmer verwalten” bzw. “Buchungen verwalten”.

1. Buchungsübersicht

Wenn Sie “Buchungen verwalten” gewählt haben, sehen Sie die Online-Buchungsübersicht, in der Sie alle bisher eingegangenen Buchungen sehen und jede von ihnen einzeln aufrufen können, um die Details einzusehen. Um alle Buchungen inklusive aller angegebenen Bucherdaten auf einmal zu sehen, können Sie die Liste durch Klick auf “Excel Buchungsübersicht” herunterladen.

In der Excel-Buchungsübersicht sind alle Informationen aufgeführt, die auf Buchungsebene abgefragt wurden. Eine Zeile entspricht also einer Buchung.

Hier finden Sie die Rechnungsinformationen wie die Nettosumme, MwSt.-Summe, Rechnungsnummer, Buchungs- und Bezahldatum, Buchungsmethode (online oder manuell), Stornorechnungsnummer und ggf. Gebühren, sowie eine Übersicht über die bei der jeweiligen Buchung gekauften Tickets und den entsprechenden Umsatz. Außerdem sehen Sie ggf. die von Ihnen für das Buchungsformular zusätzlich definierten Buchungsfragen und -produkte sowie eingelöste Codes und deren Rabatt. Es wird auch die vom Bucher verwendete Sprache berücksichtigt.

2. Teilnehmerliste

Wählen Sie in den Veranstaltungsdetails “Teilnehmer verwalten”, gelangen Sie zur Online-Teilnehmerübersicht, die alle registrierten Teilnehmer auflistet. Alle Informationen zu dieser Online-Übersicht und ihren Funktionen finden Sie hier.

Sie können die Teilnehmerliste wahlweise als Excel- oder CSV-Datei herunterladen, indem Sie auf “Teilnehmer exportieren” klicken.

Die Excel-Teilnehmerliste ist nach Teilnehmern bzw. Tickets aufgeschlüsselt, d.h. eine Zeile in der Liste entspricht einem gebuchten Ticket bzw. Teilnehmer. Wurden bei einer Buchung mehrere Teilnehmer angemeldet, wird entsprechend für jeden Teilnehmer eine separate Zeile angelegt.

Die Liste umfasst alle erfolgreich angemeldeten und freigegebenen Teilnehmer – bei kostenpflichtigen Buchungen mit manueller Freigabe werden die Teilnehmer erst in die Liste aufgenommen, sobald sie eine Zahlungsmethode gewählt haben.

In den grün markierten Spalten finden Sie die Stammdaten, die auf Teilnehmer-Ebene eingetragen wurden. Wurden auf Teilnehmer-Ebene keine Daten abgefragt, sind diese leer – die dazugehörigen Buchungsdaten finden Sie in den blau markierten Spalten weiter rechts unter “Buchungsinformationen”. Sollten Sie zusätzliche Teilnehmerdaten bei der Buchung abgefragt oder Produkte für Teilnehmer angeboten haben, werden diese in grün markierten Spalten rechts der Bucher-Informationen angezeigt.

In der Spalte B “QR-Code (URL mit Ticket-ID)” finden Sie den Link des QR-Codes des jeweiligen Tickets. Hierüber kann der Teilnehmer am Tag der Veranstaltung eingecheckt werden. Die Check-in Informationen tauchen anschließend in separaten Spalten “Teilnehmerstatus” bzw. Check-in Datum” weiter rechts auf. Weitere Informationen zum Thema Check-in finden Sie hier.