1. Anwendungsbeispiele für Auto-E-Mails

Mit der Auto-E-Mail-Funktion können Sie Vorlagen erstellen, die anschließend für automatisierte E-Mail-Versand verwendet werden sollen, z.B. wenn eine bestimmte Aktion ausgelöst wird. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre Kommunikation beliebig zu individualisieren, z. B. gegenüber Buchern und Teilnehmern (z. B. Hinzufügen weiterer Buchungs-E-Mails, Anpassen von Veranstaltungserinnerungen, Automatisieren von Feedback-Anfragen nach Beendigung einer Veranstaltung) oder gegenüber internen oder externen Stakeholdern (z. B. Informieren der Buchhaltung über Ticketverkäufe oder Partner über neu registrierte Teilnehmer).

2. Zugriff auf die Auto-E-Mail-Vorlagen

Um auf Ihre Auto-E-Mails zuzugreifen, wählen Sie bitte “E-Mails” im linken Hauptmenü und wechseln zum Reiter “Auto-E-Mails”. Hier finden Sie Ihre Entwurfsvorlagen. Um zu den momentan aktiven oder bereits archivierten Auto-E-Mails zu navigieren, klicken Sie einfach auf den entsprechenden Reiter.

3. Neue Auto-E-Mail erstellen

Um eine neue Auto-E-Mail-Vorlage zu erstellen, klicken Sie bitte auf “+ Neue Auto-E-Mail”.

Sie müssen ihr zunächst einen Namen geben und Ihre bevorzugte Personalisierungsebene auswählen, die festlegt, welche Platzhalter Ihnen im Text der E-Mail-Nachricht zur Verfügung stehen werden. Sie können wählen zwischen:

• Veranstaltung
• Kontakt
• Buchung
• Teilnehmer

Danach müssen Sie die Sprache wählen (Deutsch oder Englisch) und entscheiden, ob Sie das Tracking von E-Mail-Aktivitäten für die Vorlage aktivieren möchten oder nicht.

Nach diesem ersten Schritt können Sie die Versandeinstellungen wie E-Mail-Betreff, Absendername und Antwortadresse festlegen. Sie können auch einen oder mehrere Anhänge auswählen, je nachdem, welche Personalisierungsstufe Sie im ersten Schritt gewählt haben. Wenn Sie beispielsweise eine Auto-E-Mail auf Teilnehmerebene erstellt haben, können Sie ein personalisiertes Dokument an die E-Mail anhängen.

Die Liste der verfügbaren Platzhalter hängt von der Personalisierungsebene ab, die Sie für Ihre Vorlage gewählt haben (Veranstaltung, Kontakt, Buchung oder Teilnehmer). Zusätzlich zu diesen Platzhaltern, die sich auf Daten beziehen, die in doo gespeichert sind, ist es auch möglich, Platzhalter auf API-Ebene hinzuzufügen, um Ihre E-Mail weiter zu personalisieren. Fügen Sie einfach {{placeholders.KEY1}} zu Ihrem Text hinzu und ersetzen Sie “KEY1” durch einen beliebigen Platzhalternamen. Den Wert für diesen Platzhalter können Sie dann später in den erweiterten Einstellungen des “Send auto email”-Moduls Ihres Automatisierungsszenarios festlegen (siehe 4.).

Nachdem Sie all diese Details eingestellt haben, können Sie Ihre Auto-E-Mail-Vorlage veröffentlichen, um sie im nächsten Schritt mit dem doo Automatisierungs-Tool zu automatisieren. Bitte beachten Sie, dass nur Live-Vorlagen für den automatisierten Versand verwendet werden können.

Wenn Sie Ihre automatische E-Mail-Vorlage nicht sofort veröffentlichen möchten, können Sie sie als Entwurf speichern – Sie können sie dann zu einem späteren Zeitpunkt weiter bearbeiten oder löschen. Nachdem eine Vorlage veröffentlicht wurde, kann sie nicht mehr gelöscht werden, aber Sie können sie archivieren, wenn Sie sie nicht mehr benötigen.

4. Den E-Mail-Versand automatisieren

Nachdem Sie Ihre Auto-E-Mail veröffentlicht haben, können Sie diese beim Einrichten eines Automatisierungsszenarios mit doo Automatisierungen verwenden. Alle Informationen zu dieser Funktion und wie Sie einen Workflow automatisieren können, finden Sie hier.

Um eine Auto-E-Mail in ein Szenario zu integrieren, müssen Sie lediglich das doo-Modul “Send auto email” in Ihren Workflow integrieren, die entsprechende Auto-E-Mail-Vorlage aus der Liste auswählen und die gewünschten Einstellungen vornehmen.