E-Mail-Anhänge für Bucher und Teilnehmer

ACHTUNG , diese Funktion wird demnächst in Ihrer Funktionsweise verändert!

Wir bitten Sie Anhänge für Ihre Buchenden/Teilnehmenden bereits jetzt über die Option “Veranstaltungsfelder” direkt in der Veranstaltung anzulegen.

1. Erstellen Sie zunächst ein Veranstaltungsfeld mit Feldtyp “Datei”. Sie finden diese Option im ersten Schritt der Veranstaltungserstellung/-bearbeitung unter den erweiterten Einstellungen. Weitere Informationen zum Thema Veranstaltungsfelder finden Sie hier.
   
2. Laden Sie das Dokument, welches versendet werden soll, über das Drei-Punkt-Menü hoch. Sie können eine PDF- oder JPEG-Datei anhängen.
3. Die hochgeladene Datei kann nun sowohl bei doo System-Buchungsmails (z.B. Buchungsbestätigung) als auch für den Kampagnen Versand verwendet werden.
   • doo System-Buchungsmails:
     • • Wählen Sie unter E-Mail Inhalte die E-Mail aus, bei welcher Sie die Datei anhängen möchten. Klicken Sie dazu auf “E-Mail Inhalte” bearbeiten. 
       • Aktivieren Sie die Checkbox “Datei aus eigenem Veranstaltungsfeld als Anhang ” und wählen im Dropdown die Datei aus.
         

• • E-Mail Nachrichten:
    • In einer E-Mail Nachricht (Informationen zur Erstellung einer solchen Nachricht finden Sie hier) können Sie die Datei unter den Versandeinstellungen über die Checkbox “Datei aus eigenem Veranstaltungsfeld als Anhang ” zur Nachricht hinzufügen.
      

Achten Sie bitte darauf die Größe Ihrer Anhänge möglichst gering zu halten, um die Zustellung zu gewährleisten. Je nach E-Mail und Veranstaltungseinstellung können sich auch bereits anderen Dateien wie Tickets und Rechnung im  Anhang befinden. Die maximale Größe des Anhangs in Summe darf 7 MB nicht überschreiten.

Bisherige Vorgehensweise (wird in Kürze nicht mehr verfügbar sein):

Sie können auf Wunsch Anhänge mit den automatischen E-Mails verschicken, die Ihre Bucher im Rahmen ihrer Buchung erhalten. So können Sie Ihren Teilnehmern zusätzlich zu ihren Tickets z.B. Ihr Programm oder eine Wegbeschreibung zukommen lassen.

1. Rufen Sie über die Veranstaltungsdetails rechts in den Veranstaltungseinstellungen “Tickets & Dokumente” auf.
2. Scrollen Sie runter zu “E-Mail-Anhang für Teilnehmer” und klicken auf “Anhang hinzufügen”.
3. Laden Sie das Dokument hoch, das an die Teilnehmer verschickt werden soll. Sie können eine PDF- oder JPEG-Datei bis maximal 2 MB anhängen.
4. Je nach Inhalt können Sie auswählen, mit welchen Buchungs-E-Mails der Anhang versendet werden soll. Sie können auch beide Optionen gleichzeitig aktivieren. Eine Übersicht über alle Buchungs-E-Mails finden Sie hier.
   1. Informationen zur Buchung
      • Der Anhang wird bei kostenpflichtigen Buchungen zusammen mit der Rechnung bzw. der Zahlungsbestätigung verschickt (E-Mail-Typ: Zahlungsaufforderung und Buchungsbestätigungen mit Rechnung).
      • Bei manuellen kostenpflichtigen Buchungen wird der Anhang nur versendet, wenn Sie bei der Buchung festlegen, dass eine Zahlungsbestätigung angehängt werden soll.
      • Bei kostenlosen Buchungen wird der Anhang nicht verschickt, da es keine Rechnung bzw. Zahlungsbestätigung gibt. Wenn Sie möchten, dass der Anhang bei kostenlosen Buchungen mitgeschickt wird, setzen Sie den Haken entsprechend bei “Informationen zur Veranstaltung” (s.u.).
      • Beispiele: Buchungs- und Stornobedingungen, AGBs, Widerrufsbelehrung
   2. Informationen zur Veranstaltung
      • Der Anhang wird mit der Anmelde- und Zahlungsbestätigung versendet. Die Teilnehmer erhalten ihn also erst, nachdem sie bezahlt haben. Zusätzlich wird er an die Erinnerungsmail angehängt, die die Teilnehmer kurz vor der Veranstaltung erhalten.
      • Bei kostenlosen Buchungen wird der Anhang immer verschickt.
      • Bei manuellen Buchungen wird der Anhang versendet, wenn eine E-Mail an den Teilnehmer herausgeht, egal ob mit oder ohne Zahlungsbestätigung.
      • Beispiele: Anfahrtsplan, Programm, Haftungserklärung, “Bitte mitbringen”-Liste
5. Klicken Sie auf “Speichern”, um Ihre Einstellungen zu bestätigen. Wenn Sie vor dem Klick auf “Speichern” das Kontrollkästchen bei “Als Standard speichern” aktivieren, wird der hinterlegte Anhang als Standard hinterlegt und für alle neu angelegten Veranstaltungen übernommen.
6. Ihr Anhang wird ab sofort mit den ausgewählten Buchungs-E-Mails an Ihre Bucher versendet.