1. Einloggen

Gehen Sie zu https://admin.novalnet.de und melden Sie sich dort mit Ihren Account Daten an.

2. Verwaltung

Im Reiter Vertragsdaten > Mitarbeiter können Sie zusätzliche Nutzer zu Ihrem Novalnetaccount hinzufügen. Sie müssen ein initiales Passwort vergeben und einen Benutzernamen vergeben und diese Informationen an Ihre Kollegen weitergeben. Beim ersten Login muss das Passwort dann geändert werden

3. Umsätze und Transaktionen

Sind unter dem Reiter “Hauptseite”, hier finden Sie einen aktuellen Überblick zu den zuletzt abgewickelten Umsätzen.

Falls sie eine spezifische Transaktion suchen, können Sie dies im Reiter “Suche” tun. Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse entsprechen den Angaben des Buchers aus den Buchungsdetails.

Um einen detaillierteren Blick auf Ihre Umsätze zu haben, können Sie diese unter dem Punkt “Statistik” einsehen. Die Transaktionen sind hier nach Tag und Zahlungsart zusammengefasst. Wenn Sie auf der zusammenfassenden Zeilen klicken, öffnet sich darunter eine Tabelle mit den einzelnen Transaktionen. Klicken Sie auf eine Transaktion, um die Details zur Transaktion zu sehen. Die Werte zu den “Freien Parametern” enthalten die Buchungsnummer, die Organisations-ID und die Veranstaltungs-ID aus doo. Sie können sich die Transaktionen jederzeit als CSV exportieren.

4. Der Novalnet CSV-Export

Sie können sich alle Transaktionen eines Tages, Monats oder Jahres jederzeit als CSV über den Reiter “Statistik” exportieren. Bei Ihren Auszahlungen erhalten Sie ebenfalls ein CSV mit dem gleichen Aufbau. Im Folgenden erläutern wir Ihnen die für Sie wichtigsten Spalten.

Hinweis vorab: Sie können das CSV direkt mit Excel öffnen. Dies hat jedoch zur Folge, dass Umlaute nicht korrekt dargestellt werden, da die Datei eine CSV und keine Excel-Datei (XLSX) ist. Für eine korrekte Darstellung öffnen sie eine neue Arbeitsmappe in Excel. Gehen Sie dann auf Daten > Daten abrufen > Aus Text und wählen Sie die heruntergeladene CSV-Datei aus. Wählen Sie als Ursprung Unicode (UFT-8) und als Trennzeichen Semikolon aus und schließen Sie den Importprozess ab.

4.1. Wichtige Spalten

1. TID: Hierbei handelt es sich um die Novalnet Transaktions-ID, die jede Transaktion eindeutig identifiziert. Sie steht bei Ihren Buchern auf der Rechnung, falls Ihre Bucher mit Fragen zur Zahlung auf Sie zukommen.
2. Status: 100 steht für eine erfolgreiche Transkation. Alle anderen Statuscodes stehen für einen Fehler, was bedeutet, das die Transkation nicht abgeschlossen wurde.
3. Zahlungsart
   1. CREDITCARD = Kreditkarte
   2. DIRECT_DEBIT_SEPA = SEPA Lastschrift
   3. PAYPAL = PayPal
   4. ONLINE_TRANSFER = Sofort Onlineüberweisung (eingestellt mit 30.11.2024)
   5. GIROPAY = giropay (eingestellt mit 31.12.2024)
   6. INVOICE_START = Offene Forderung für Kauf auf Rechnung (Invoice) oder Vorkasse (Prepayment). Die gewählte Art finden Sie in der Spalte “Rechnungstyp”.
   7. INVOICE_CREDIT = Zahlungseingang für Forderung mit Kauf auf Rechnung oder Vorkasse.
4. Betrag: Dies ist der Betrag, der auf Ihrem Novalnetkonto eingegangen ist, also die Rechnungssumme der Buchung (Spalte Originalbetrag) abzüglich der einbehaltenen doo Transaktionsgebühren.
5. Auszahlung: Dies ist der Wert, den Sie im Rahmen der monatlichen Auszahlungen für diese Transkation erhalten.
6. Originalbetrag: Dieser Wert entspricht der Rechnungssumme der Buchung.
7. Eingabewert 1: Hier finden Sie die doo Buchungs- bzw. Rechnungsnummer aus doo.
8. Eingabewert 2: Hier finden Sie die doo Organisations-ID.
9. Eingabewert 3: Hier finden Sie die doo Veranstaltungs-ID.

4.2. Abgleich mit doo Abrechnung

Um die monatlich realisierten Zahlungen, die Sie über Novalnet gemacht haben, mit den doo Abrechnungen abzugleichen, gehen Sie vor wie folgt:

1. Laden Sie den Novalnet CSV Export für den gewünschten Monat herunter.
2. Filtern Sie den Novalnet Export nach Status 100
3. Blenden Sie die Zahlungsart INVOICE_START aus.
4. Nun können Sie die gewünschten Beträge berechnen
   1. Gesamtsumme der abgewickelten Teilnehmerbeträge SUMME(Originalbetrag)
   2. doo Transaktionsgebühren brutto SUMME(Originalbetrag) – SUMME(Betrag)
   3. Auszahlungen von Novalnet SUMME(Auszahlung) (Hinweis: Die Auszahlungen erhalten keine PayPal-Transaktionen, siehe unten)
   4. Über PayPal erhaltene Zahlungen : zusätzlich nach PayPal filtern und dann SUMME(Originalbetrag) (siehe auch unten)

4.3. Hinweise zu PayPal-Transaktionen

PayPal funktioniert ein wenig anders als die anderen Zahlungsmethoden, da das Geld nicht auf Ihr Novalnetkonto, sondern direkt auf Ihr angebunden PayPal-Konto geht. Die doo Transkationsgebühren werden auch bei PayPal von Novalnet einbehalten und direkt an uns ausbezahlt. Deshalb ist die Spalte Auszahlungen negativ. Der negative Betrag entspricht den doo Transaktionsgebühren für die Zahlung. Auf Ihrem PayPal-Konto erhalten Sie den Originalbetrag, also die volle Rechnungssumme. Wenn Sie die Novalnetumsätze mit PayPal abgleichen wollen, filtern Sie alle PayPal-Zahlungen mit Status 100 und nehmen Sie die Summe aus der Spalte Originalbetrag.

4.4. Anpassung der CSV-Datei

Unter Vertragsdaten > Debitorenmanagement können Sie die CSV-Datei global für Ihren gesamten Novalnetaccount anpassen. Hier können Sie definieren, welche Spalten in welcher Reihenfolge in Ihrem Export enthalten sein sollen. Die Einstellung gilt sowohl für den Statistik- wie auch für den Auszahlungsexport. Hier haben Sie außerdem die Möglichkeit, eine automatische Übertragung der Daten per E-Mail, SFTP oder API ein als CSV-, XML- oder JSON-Format einzurichten. Da die Dateien personenbezogene und Zahlungsdaten beinhalten, raten wir davon ab, die Datei als E-Mail zu übertragen.

5. Novalnet Auszahlung

Die Auszahlungsdokumente werden an die in Novalnet hinterlegte E-Mail Adresse gesendet, der Versand erfolgt am 07 des Monats. Sie können die Dokumnete alternativ auch direkt in Novalnet unter dem Menüpunkt “Abrechnung und Auszahlung” herunterladen.

Um die E-Mail Adresse zu ändern, an welche die Dokumente gesendet werden, rufen Sie den Menüpunkt “Account” auf und navigieren dort weiter zu “globale Konfiguration”.

5.1 Sicherheitseinbehalt

Auf den Auszahlungsdokumenten ausgewiesen ist (im Standard) ein Sicherheitseinbehalt in Höhe von 5 %. Die Auszahlung dieses Einbehaltes erfolgt rollierend nach 180 Tagen, kumuliert jeweils am 02. des Monats.

6. Rückerstattungen

Suchen Sie sich die betreffende Buchung mit der Suchmaske unter dem Reiter “Suche” , Beispielsweise mit Vorname, Nachname oder E-Mail Adresse. Sollte Ihnen nichts davon vorliegen oder die Buchung mit den Ihnen bekannten Parametern nicht auffindbar sein, können Sie sich auch unter dem Reiter “Statistik eine Übersicht der Buchungen in einem bestimmten Monat oder an einem bestimmten Tag anzeigen lassen.

Wählen Sie die Buchung aus und klicken auf den blauen Pfeil. Im dann erscheinenden Fenster können Sie den Betrag eingeben und die Rückerstattung beauftragen.

Auch können Sie sich dort die “Transaktionsdetails” und die “Persönlichen Angaben” des Buchers anzeigen lassen.

Bitte beachten Sie, dass je Rückerstattung eine Gebühr von 5,00 EUR zzgl. 2,9 % anfallen.

7. Testbuchungen

Bitte testen Sie immer nur nach Absprache mit Ihrem doo Ansprechpartner oder mit unserem Support Team, da Testbuchungen nicht automatisch in doo als solche erkannt werden und dadurch zu Unstimmigkeiten bei der Abrechnung führen können.

8. Kontaktdaten Novalnet

8.1. Support

Telefon: +49 (0)89 – 9230683-21

E-Mail: support@novalnet.de

8.2. Abrechnungen/Auszahlungen

E-Mail: buchhaltung@novalnet.de

8.3. Technik

Telefon: +49 (0)89 – 9230683-19

E-Mail: technic@novalnet.de

8.4. Endkunden-Support

Telefon: +49 (0)89 – 9230683-29

E-Mail: payment@novalnet.de