Nachdem eine Buchung mit der doo Zahlungsmethode “Kauf auf Rechnung” getätigt, der Rechnungsbetrag vom Bucher angewiesen wurde und auf unserem Konto eingeht, wird die Buchungsbestätigung an den Bucher verschickt. Sofern aktiviert, werden die Tickets zur Veranstaltung im Anhang mitgeschickt.

1. Vor der Veranstaltung: Zahlungserinnerungen an den Bucher können verschickt werden

Für den Fall dass Bucher nicht sofort überweisen, können in regelmäßigen Abständen Zahlungserinnerungen verschickt werden. Die Aktivierung der Zahlungserinnerung sowie der Rhythmus des Versands kann in den Veranstaltungseinstellungen festgelegt werden.

Mahnungen oder Inkasso sind über doo nicht möglich. Die höchste Eskalationsstufe ist, dass Sie die Buchung stornieren, wenn ein Bucher nicht rechtzeitig zahlt, und somit die Plätze wieder freigeben.

2. Kurz vor der Veranstaltung: Veranstalter wird über ausstehende Zahlungen informiert

Zwei Tage vor Veranstaltungsbeginn erhält der Ansprechpartner des entsprechenden doo Organisations-Accounts eine Benachrichtigung, wenn es noch unbeglichene Buchungen für die Veranstaltung gibt, damit er entscheiden kann, wie er mit diesen verfahren möchte.

Um die Buchungen in Ihrem doo Event Manager anzusehen, rufen Sie die Veranstaltung auf, gehen auf “Buchungen verwalten” und filtern die Liste über die “Weitere Suchoptionen” nach “Buchungsstatus: Aktiv” und “Bezahlstatus: Ausstehend”. Sie können nun entscheiden, was Sie mit den noch unbezahlten Buchungen machen möchten:

2.1. Buchung stornieren und Tickets freigeben

Wenn Sie die Tickets kurzfristig für andere Bucher freigeben möchten, können Sie die ausstehenden Buchungen über die jeweilige Buchungsdetail-Seite stornieren. Bitte informieren Sie die betroffenen Bucher in diesem Fall über die Stornierung, damit er die noch offene Rechnung nicht noch bezahlt. Weitere Informationen zum Stornieren von Buchungen finden Sie hier.

Idealerweise weisen Sie Ihre Bucher schon vorab über dieses Vorgehen hin, z.B. in Ihren Buchungsbedingungen.

2.2. Weiter auf Zahlungseingang warten

Sollten Sie zu den aufgelisteten Buchungen noch Zahlungseingänge erwarten, brauchen Sie vorerst nichts zu unternehmen. Die Bucher erhalten auch nach Ende der Veranstaltung weiterhin wöchentliche Zahlungserinnerungen, bis entweder doch noch eine Zahlung eingeht oder aber die Buchung von Ihnen im System storniert wird.

3. Auf der Veranstaltung: Umgang mit unbezahlten Buchungen am Einlass

Hat ein Bucher zu kurzfristig überwiesen und zu Veranstaltungsbeginn noch keine Bestätigung bzw. Ticket erhalten, liegt es i.d.R. daran, dass Banken ggf. einige Werktage brauchen bis angewiesenen Zahlungen auf dem Zielkonto gutgeschrieben sind. Ein vorzeitiger Versand von Tickets ohne vorherigen Zahlungseingang bei doo ist nicht möglich, jedoch könnten Sie dem Bucher ggf. anbieten, ihn gegen Vorlage des Zahlungsbelegs auch ohne gültiges Ticket teilnehmen zu lassen.

Die Entscheidung, ob Sie Bucher, die ihr Ticket noch nicht bezahlt haben aber bei Ihrer Veranstaltung auftauchen, teilnehmen lassen und somit quasi in Vorleistung gehen und das Risiko einer Nicht-Zahlung auf sich nehmen, liegt ganz bei Ihnen. Wenn Sie Bucher einlassen möchten, die Ihnen versichern, bereits überwiesen zu haben, empfehlen wir Ihnen, sich einen Nachweis zeigen zu lassen, dass der Bucher den korrekten Betrag auf das korrekte Empfängerkonto mit dem korrekten Verwendungszweck überwiesen hat. Die Zahlungsbestätigung von doo erhält der Bucher dann nachträglich, sobald der Betrag auf unserem Konto eingeht.

Weitere Informationen zum Thema Einlass und Tageskasse finden Sie hier.

4. Kurz nach der Veranstaltung: Veranstalter sollte über Ende der Zahlungserinnerungen entscheiden

Nach Ende der Veranstaltung erhalten Ihre Bucher weiterhin wöchentliche Zahlungserinnerungen, bis die Buchung entweder storniert wird oder die Zahlung eingeht.

Wenn Sie die Zahlungserinnerungen nach Ende der Veranstaltung stoppen möchten, z.B. weil die Person nicht teilgenommen hat, rufen Sie bitte die jeweiligen Buchungsdetails auf, stornieren die Buchung und informieren Sie den Bucher ggf. darüber, damit er sie nicht doch noch nachträglich bezahlt. Weitere Informationen zu Stornierungen finden Sie hier.

Wenn Sie möchten, dass doo weiterhin Zahlungserinnerungen verschickt, brauchen Sie vorerst nichts zu unternehmen und die betroffenen Bucher werden weiterhin wöchentlich von uns angeschrieben.

5. Nachträgliche Zahlungseingänge

Sollten nach der Endabrechnung einer Veranstaltung noch nachträgliche Zahlungen bei uns eingehen, so leiten wir diese in Ihrer nächsten regulären Auszahlung an Sie weiter. Sollte die entsprechende Buchung bereits storniert worden sein, kontaktiert doo den Ansprechpartner Ihres doo Organisations-Accounts, damit Sie uns mitteilen können, ob Sie den Betrag weitergeleitet bekommen möchten oder ob er an den Bucher zurückgezahlt werden soll. Wenn wir innerhalb von zwei Wochen nichts Gegenteiliges von Ihnen hören, wird der Betrag an den Bucher zurück überwiesen.

6. Zwei Monate nach Veranstaltung: doo stellt Zahlungserinnerungen ein

60 Tage nach Beendigung Ihrer Veranstaltung informiert doo den Ansprechpartner Ihrer doo-Organisation über alle ausstehenden Transaktionen der Veranstaltung, für die doo noch wöchentliche Zahlungserinnerungen verschickt.

Da die Buchungen zu diesem Zeitpunkt noch nicht bezahlt sein dürften, empfehlen wir Ihnen, die Buchungen zu stornieren, um die wöchentlichen Erinnerungs-E-Mails zu stoppen und die Veranstaltung abzuschließen. Wie Sie Buchungen stornieren, erfahren Sie in diesem Artikel.

Die betroffenen Buchungen werden zwei Wochen nach Versand der o.g. Benachrichtigung automatisch storniert und die Zahlungserinnerungen eingestellt, wenn bis dahin keine Zahlung eingegangen ist. Sollten Sie wider Erwarten nach der Stornierung Zahlungen für die stornierten Buchungen erhalten, setzen wir uns mit Ihnen bezüglich der Weiterleitung des Betrags in Verbindung.

Auch wenn dies von doo selbst nicht angeboten wird, steht es Ihnen selbstverständlich frei, ein Mahnverfahren für die ausstehenden Zahlungen außerhalb von doo einzuleiten.