Für jeden Kontakt können Sie bestimmte Daten in doo speichern, um sie für verschiedene Dinge zu verwenden. Hierfür gibt es vorkonfigurierte Systemdatenfelder von doo. Dazu gehören Datenfelder für Namen, Organisation, Adresse, E-Mail-Adresse sowie externe Kunden-ID. Im Enterprise-Plan haben Sie die Möglichkeit, eigene Felder wie Geburtsdatum, Telefonnummer oder Jobbezeichnung zu definieren.

Wenn Sie anfangen, doo zu nutzen, macht es Sinn, sich einmal zu überlegen, welche Daten Sie von Ihren Kunden benötigen. Natürlich können Sie auch noch nachträglich Kontaktdatenfelder erstellen oder archivieren. Aber ein von Anfang an passend konfigurierter Account bedeutet weniger Arbeit im Nachhinein und mehr Datenkonsistenz. Dies ist umso wichtiger, wenn Sie die Daten mit einem externen System wie einem CRM oder einer Marketingsoftware synchronisieren wollen.

Lesen Sie im Folgenden

1. Wo Sie Kontaktdatenfelder verwalten.
2. Wie Sie Anwortmöglichkeiten bei Systemfeldern anpassen.
3. Wie Sie eigene Kontaktdatenfelder anlegen und verwalten.

1. Wo verwalte ich meine Kontaktdatenfelder?

Die Möglichkeit, Kontaktdatenfelder zu verwalten, befindet sich in den Organisationseinstellungen und ist nur Administratoren zugänglich. Um in die Einstellungen Ihrer Organisation zu gelangen, klicken Sie in der Kopfleiste oben neben Ihrem Namen auf das Zahnradsymbol und wählen Sie dann den Reiter “Daten”. Die Übersicht zeigt Ihnen alle Systemdatenfelder sowie alle Felder, die für Ihre Organisation angelegt wurden.

 

2. Ändern der Antwortmöglichkeiten bei Anrede und Titel

Pro- und Enterprise-Nutzer haben die Möglichkeit, bei den Systemfeldern “Anrede” und “Titel” weitere Antwortmöglichkeiten hinzuzufügen sowie bestehende zu archivieren. Standardmäßig sind “Herr” und “Frau” als Anrede sowie “Dr.” und “Prof.” als Titel verfügbar. Wenn Ihnen diese Werte nicht ausreichen oder Sie andere Bezeichnungen bevorzugen, können Sie mithilfe dieser Funktion die Antwortmöglichkeiten anpassen. Alle Änderungen, die Sie für Ihre Kontaktdaten vornehmen, werden für Buchungs- und Teilnehmerabfragen übernommen.

Beispiel: Sie möchten “Divers” als dritte Option für das Geschlecht hinzufügen oder Ihren Kunden weitere Titel wie “Prof. Dr.” oder “Dipl.-Ing.” zur Auswahl stellen.

Um die Antwortmöglichkeiten zu ändern, klicken Sie auf das Stiftsymbol beim jeweiligen Datenfeld. Im sich öffnenden Pop-up können Sie die Antwortmöglichkeiten bearbeiten, indem Sie neue hinzufügen oder bestehende durch Klick auf das Papierkorbsymbol archivieren. Es sind Eingaben von bis zu 40 Werten mit jeweils bis zu 50 Zeichen möglich. Die Reihenfolge der Antwortmöglichkeiten kann durch Drag & Drop geändert werden. Klicken Sie hierzu auf die acht Punkte zur Linken einer Antwortmöglichkeit und verschieben Sie sie an die gewünschte Position.

 

Bestätigen Sie Ihre Änderungen anschließend durch Klick auf “Speichern”. Ab sofort können Sie die Werte bei Kontakten auswählen. Für Bucher und Teilnehmer werden ebenfalls die aktuellen Werte angezeigt. Wenn Sie einen Wert archivieren, werden bestehende Kontakte, Buchungen oder Teilnehmer mit diesem Wert nicht verändert. Sobald Sie sie jedoch bearbeiten, müssen Sie einen aktuellen Wert auswählen.

Insbesondere wenn Sie viele Werte haben, können Sie auch den Kontaktimport verwenden, um die Werte im doo System anzulegen. Hierfür müssen Sie die entsprechende Funktion “Neue Werte als Antwortmöglichkeiten zu den Systemfeldern “Anrede” und “Titel” hinzufügen” aktivieren. Im zweiten Schritt ordnen Sie dann das doo Datenfeld dem Feld aus Ihrer Importdatei zu, dass die neuen Werte enthält. Nach dem Import stehen Ihnen dann die neuen Werte zur Verfügung. Bitte beachten Sie, dass der Import derzeit nur für Deutsch verfügbar ist und für Englisch die gleichen Werte wie für Deutsch übernommen werden. Die oben genannten Maximalwerte gelten auch für den Import.

3. Hinzufügen und Bearbeiten von eigenen Datenfelder

Um ein neues benutzerdefiniertes Datenfeld für Ihre doo Kontakte hinzuzufügen, können Sie als Enterprise-Nutzer rechts oben auf “Neues Datenfeld anlegen” klicken.

Im sich öffnenden Fenster können Sie den Namen für das Feld festlegen und den Datenfeldtyp definieren.

Wichtig: Bitte beachten Sie, dass der Name nachträglich nicht mehr geändert werden kann und einzigartig für Ihre Organisation sein muss. Ein nachträgliches Anpassen der Bezeichnung eines Datenfelds ist entsprechend nur durch Archivieren und Neuanlegen eines neuen Felds mit anderem Namen möglich. Bitte beachten Sie hierzu die Informationen zum Archivieren von Datenfeldern in diesem Artikel.

 

Klicken Sie nach Eingabe der gewünschten Daten auf “Anlegen”, um das neue Feld zu erstellen. Die Änderungen werden direkt für Ihr gesamtes Kontaktcenter übernommen.

Beim Datenfeldtyp “Auswahlliste” können Sie auch nachträglich noch neue Antwortmöglichkeiten hinzufügen, bestehende archivieren sowie die Reihenfolge durch Drag & Drop ändern, indem Sie auf die acht Punkte zur Linken einer Antwortmöglichkeit klicken und sie an die gewünschte Stelle ziehen. Wenn Sie einen Wert archivieren, werden bestehende Kontakte, Buchungen oder Teilnehmer mit diesem Wert nicht verändert. Sobald Sie sie jedoch bearbeiten, müssen Sie einen aktuellen Wert auswählen.

Tipp: Neben der Möglichkeit, neue Datenfelder in den Organisationseinstellungen anzulegen, können Sie dies auch direkt beim Kontaktimport tun, indem Sie im zweiten Schritt des Prozesses bei der Zuordnung einer Spalte aus Ihrer Tabelle ein neues Datenfeld anlegen. Sie können ebenso Antwortmöglichkeiten für Auswahllisten importieren (mit den oben genannten Maximalwerten). Hierfür müssen Sie im ersten Schritt die entsprechende Funktion “Neue Werte als Antwortmöglichkeiten zu benutzerdefinierten Datenfeldern hinzufügen” aktivieren. Im zweiten Schritt ordnen Sie dann das doo Datenfeld dem Feld aus Ihrer Importdatei zu, dass die neuen Werte enthält. Nach dem Import stehen Ihnen dann die neuen Werte zur Verfügung.

3.1. Buchungs- und Teilnehmerfragen mit Kontaktdatenfeldern synchronisieren

Sie können eigene Bucher- und Teilnehmerfragen mit Ihren eigenen Kontaktdatenfeldern verbinden. Das macht Sinn, wenn Sie die vorhandenen Kontaktdaten im Buchungsprozess vorbefüllen oder die Angaben aus der Registrierung mit Ihrem Kontaktcenter synchronisieren wollen. Zum Verbinden gehen Sie in Schritt 3 der Veranstaltungsbearbeitung (“Teilnehmerdaten”). Hier können Sie bei einer eigenen Frage die gewünschte Verknüpfung zum entsprechenden Kontaktdatenfeld durch das Feld “Mit Kontaktcenter verbinden (optional)” herstellen. Mehr zum Thema Teilnehmer- und Bucherfragen finden Sie hier.

 

3.2. Archivieren von eigenen Datenfeldern

Sie können Kontaktdatenfelder archivieren, indem Sie in der Übersicht der Kontaktfelder in den Organisationseinstellungen auf das Papierkorbsymbol klicken.

 

Wichtig: Bitte beachten Sie unbedingt, dass das Archivieren eines Datenfelds nicht rückgängig gemacht werden kann! Alle Kontaktdaten, die zuvor in diesem Feld gespeichert waren, gehen unwiederbringlich verloren. Wir empfehlen daher, etwaige Daten vor der Archivierung eines Datenfeldes immer per Kontaktexport abzuspeichern.

Wichtig: Ebenfalls unbedingt zu beachten ist, dass aus technischen Gründen nach Archivierung eines Datenfelds später kein neues Feld mehr mit dem exakt gleichen Namen angelegt werden kann.