Kundenspezifische E-Mail-Absenderadresse
Standardmäßig haben alle E-Mails, die über doo verschickt werden, eine doo.net-E-Mail-Adresse als Absender:
- Buchungsbezogene E-Mails werden von buchung@doo.net verschickt
- E-Mail-Nachrichten, die über den E-Mail-Manager versendet werden werden von einladung@doo.net.
- Systembenachrichtigungen von doo an Ihre Nutzer werden von kundenservice@doo.net oder info@doo.net verschickt.
Auf Anfrage und gegen eine entsprechende Gebühr ist es jetzt möglich, eine kundenspezifische E-Mail-Adresse für Ihren Account zu hinterlegen. Bei Interesse wenden Sie sich gerne an Ihren Ansprechpartner bzw. an upgrade@doo.net.
Nach erfolgter Beauftragung, beachten Sie bitte die folgenden Hinweise.
1. Hinweise zur und Voraussetzungen für die Einrichtung
Damit doo in Ihrem Namen, das heißt unter Ihrer Domain, E-Mails verschicken kann, müssen Sie uns dafür autorisieren. Ansonsten würden die E-Mails als Spam erkannt werden und nicht bei Ihren Empfängern ankommen. Wenn Sie mehr zu den Prozessen rund um die Authentifizierung von E-Mail-Adressen und den im folgenden verwendeten Begriffen erfahren wollen, empfehlen wir Ihnen unseren Artikel zu den technischen Grundlagen von E-Mails.
Hierfür muss der Administrator Ihrer Domain verschiedene Einstellungen tätigen. Stellen Sie also sicher, dass die berechtigte Person in Ihrer Organisation verfügbar ist, wenn wir den Einrichtungsprozess anstoßen, um Doppelarbeit zu vermeiden. Folgendes sollte auf Ihrer Seite sichergestellt sein, damit die Konfiguration möglichst reibungslos und ohne Verzögerungen durchgeführt werden kann.
- Sie benötigen Zugriff auf die E-Mails, die an die zu verwendende Adresse geschickt werden.
- Sie benötigen Zugriff auf die DNS-Host-Anbieter, über den die Domain der zu verwendenden Adresse verwaltet wird.
Bitte beachten Sie, das die Einrichtung einer eigenen Absenderadresse nicht über Nacht funktioniert. Da mehrere Schritte bei doo und Ihrem Systemadministrator nötig sind und es bis zu 72 Stunden dauern kann, bis Änderungen an DNS-Einstellungen bei den DNS-Servern hinterlegt sind, planen Sie bitte ausreichend Vorlauf für die Einrichtung ein.
2. Sicherheit und Kontrolle bei eigenen Absenderadressen
Vielleicht fragen Sie sich, ob es sicher ist, wenn Sie uns berechtigten, in Ihrem Namen E-Mails zu verschicken. Kurz gesagt: Ja, denn Sie haben Kontrolle ob und wie lange wir in Ihrem Namen verschicken können. Ihr Systemadministrator kann die Authorisierung jederzeit widerrufen, ohne dass die hierfür über doo gehen müssen.
Um E-Mails zu versenden, verwenden wir einen Service von Amazon Web Services (AWS) namens Simple Email Service (SES). Wenn sie eine eigene Absenderadresse hinterlegen, berechtigen Sie letztenendes AWS SES, über Ihre Domain zu versenden. Die Erlaubnis erteilt der Administrator Ihrer Domain durch eine speziellen DNS-Eintrag, den er beim Ihrem DNS-Host-Provider hinterlegt. Diese Eintrag bestätigt, dass unser AWS-Account autorisiert ist, im Namen Ihrer Domain zu senden. Ohne den Einträge kann unser AWS-Account keine E-Mails in Ihrem Namen verschicken.
AWS prüft bei jedem Versandauftrag, ob ein solcher DNS-Eintrag für Ihre Domain existiert. Nur wenn der Eintrag vorhanden ist, wird die E-Mail verschickt. Falls ein anderer AWS-Account versucht, ohne Ihre Genehmigung E-Mails mit Ihrer Domain zu senden, wird dies blockiert, da der notwendige DNS-Eintrag fehlt.
Ihre Kontrolle:
- Sie entscheiden, ob und wann unsere AWS-Umgebung für Ihre Domain aktiviert wird, indem Sie den DNS-Eintrag setzen.
- Sie können den Zugriff jederzeit widerrufen, indem Sie den DNS-Eintrag löschen.
- Der DNS-Eintrag funktioniert wie ein “Schlüssel”, der nur von Ihrer Domain aus gesteuert werden kann.
- Jede E-Mail wird über einen sicheren Prozess gesendet, der diese Autorisierung überprüft.
Ohne diesen Eintrag kann kein AWS-Account – auch nicht unserer – E-Mails mit Ihrer Domain versenden. Ihre Domain ist geschützt und nur der AWS-Account, den Sie ausdrücklich genehmigen, darf E-Mails in Ihrem Namen senden. Wir haben keinerlei Möglichkeit, dies eigenständig oder ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung zu tun.
3. Ablauf der Konfiguration
Schritt 1 - Beauftragung und Eckdaten
Bitte holen Sie sich bei Ihrer doo Kontaktperson ein Angebot ein und unterzeichnen Sie dieses. Folgende Eckdaten sollten dabei geklärt werden:
- Welche E-Mail-Adresse soll hinterlegt werden? Es ist möglich mehrere E-Mail-Adressen mit der gleichen Domain zu hinterlegen, bitte teilen Sie uns dies wenn gewünscht vorab mit. Bitte geben Siein diesem Fall auch an, welche Adresse als Standard hinterlegt werden soll.
- Für welche doo Organisation(en) soll die E-Mail-Adresse hinterlegt werden?
- Auf welcher Ebene sollen Sie E-Mails verfügbar sein
- Für E-Mails an Ihre Kontakte, Bucher und Teilnehmer (Buchungsmails, E-Mail-Nachrichten, Auto-E-Mails?
- Für System- und Kontobenachrichtigungen zu Ihrem doo Account (z.B. Veranstaltung angelegt, monatliche Auszahlungen, Export abgeschlossen)?
Schritt 2 - Einrichtung von DKIM SPF und DMARC durch Ihren Domainadministrator
Sie erhalten von uns anschließend die Daten, die Ihr Domainadministrator hinterlegen muss.
DKIM über CNAME-Einträge
Um DKIM einzurichten, muss Ihr Domainadministrator drei CNAME DNS-Einträge bei Ihrem DNS-Host-Provider hinterlegen. Dabei handelt es sich um CNAME-Einträge, die der entsprechenden Domain beigefügt werden müssen. Eine Anleitung, wie dies bei Ihrem Provider funktioniert, erfragen Sie bitte direkt bei diesem. Hierfür können wir leider keinen Support anbieten.
Beispiel für CNAME-Eintrag mit Dummy-Daten:
"DKIM record set:" "Record name","Record type","Record Value" "7kcjh<something>war36f._domainkey.<customer>.<tld>","CNAME","7kcjhyb7<something>36f.dkim.amazonses.com" "6jaq6v4<something>ocwz5._domainkey.<customer>.<tld>","CNAME","6jaq<something>yk3rlqoocwz5.dkim.amazonses.com" "2zvk<something>ucnklf6xt._domainkey.<customer>.<tld>","CNAME","2zvkrnh<something>aucnklf6xt.dkim.amazonses.com"
Geben Sie uns Bescheid, sobald die Einträge hinterlegt sind. AWS überprüft dann automatisch, ob der DNS Server entsprechend aktualisiert wurde. Je nach der bestehenden DNS-Konfiguration kann dies bis zu 72 Stunde dauern.
SPF
Mit SPF (Sender Policy Framework) erlauben Sie, dass die Mail From Adresse von E-Mails, die über eine From Adresse mit Ihrer Domain geschickt werden, von amazonses.com sein dürfen.
SPF muss als TXT-Record im DNS-Eintrag hinterlegt werden:
“v=spf1 include:amazonses.com ~all”
Dadurch erhält Amazon SES die Berechtigung, die Amazon SES E-Mails im Namen des Kunden zu versenden.
Ihr doo Ansprechpartner benachrichtigt Sie, sobald die Konfiguration insgesamt erfolgreich abgeschlossen wurde. Ab diesem Zeitpunkt können Sie die neue Absenderadresse in den Versandeinstellungen Ihrer E-Mail-Nachrichten und Veranstaltungs-E-Mails verwenden bzw. sie auswählen, falls Sie mehr als eine E-Mail-Adresse konfiguriert haben.