Kundenspezifische E-Mail-Absenderadresse
Standardmäßig haben alle E-Mails, die über doo verschickt werden, eine doo.net-E-Mail-Adresse als Absender:
- Buchungsbezogene E-Mails werden von buchung@doo.net verschickt
- E-Mail-Nachrichten, die über den E-Mail-Manager versendet werden werden von einladung@doo.net.
- Systembenachrichtigungen von doo an Ihre Nutzer werden von kundenservice@doo.net oder info@doo.net verschickt.
Falls Sie möchten, dass die E-Mails statt von einer doo Adresse von einer E-Mail-Adresse mit Ihrer Domain verschickt werden, benötigen Sie eine kundenspezifische E-Mail-Adresse für Ihren Account. Bei Interesse an diesem kostenpflichtigen Zusatzfeature wenden Sie sich gerne an Ihren Ansprechpartner bzw. an upgrade@doo.net.
Im Folgenden erläutern wir Ihnen die Voraussetzungen und den Ablauf für die Einrichtung Ihrer E-Mail-Adresse.
1. Hinweise zur und Voraussetzungen für die Einrichtung
Damit doo in Ihrem Namen, das heißt unter Ihrer Domain, E-Mails verschicken kann, müssen Sie uns dafür autorisieren. Ansonsten würden die E-Mails als Spam erkannt werden und nicht bei Ihren Empfängern ankommen. Wie der Versand und die Authentifizierung von E-Mail-Adressen im Detail funktioniert, erfahren Sie in unseren Artikel zu den technischen Grundlagen von E-Mails. Dort werden auch die hier verwendeten Spezialbegriffe wie Domain oder DNS erläutert.
Um uns für den Versand von Ihrer Domain zu autorisieren, muss der Administrator Ihrer Domain verschiedene Einstellungen tätigen, nachdem wir den Einrichtungsprozess bei uns angestoßen haben. Stellen Sie also sicher, dass die berechtigte Person in Ihrer Organisation verfügbar ist, um Doppelarbeit zu vermeiden. Folgendes sollte auf Ihrer Seite sichergestellt sein, damit die Konfiguration möglichst reibungslos und ohne Verzögerungen durchgeführt werden kann.
- Sie benötigen Zugriff auf die E-Mails, die an die zu verwendende Adresse geschickt werden.
- Sie benötigen Zugriff auf die DNS-Host-Anbieter, über den die Domain der zu verwendenden Adresse verwaltet wird.
Bitte beachten Sie, das die Einrichtung einer eigenen Absenderadresse nicht über Nacht funktioniert. Da mehrere Schritte bei doo und Ihrem Systemadministrator nötig sind und es bis zu 72 Stunden dauern kann, bis Änderungen an DNS-Einstellungen bei den DNS-Servern hinterlegt sind, planen Sie bitte ausreichend Vorlauf für die Einrichtung ein.
2. Sicherheit und Kontrolle bei eigenen Absenderadressen
Vielleicht fragen Sie sich, ob es sicher ist, wenn Sie uns berechtigten, in Ihrem Namen E-Mails zu verschicken. Kurz gesagt: Ja, denn Sie behalten die Kontrolle, ob und wie lange wir in Ihrem Namen verschicken können. Selbstverständlich können Sie unserem Kundenservice-Team jederzeit Bescheid geben, wenn Sie ihre eigene E-Mail-Adresse nicht mehr für den Versand über doo verwenden wollen. Theoretisch könnte Ihr Domainadministrator die Autorisierung jederzeit widerrufen, ohne dass die hierfür über doo gehen müssen.
Um E-Mails zu versenden, verwenden wir einen Service von Amazon Web Services (AWS) namens Simple Email Service (SES). Wenn Sie eine eigene Absenderadresse hinterlegen, berechtigen Sie letztenendes AWS SES, über Ihre Domain zu versenden. Die Erlaubnis erteilt der Administrator Ihrer Domain durch eine speziellen DNS-Einträge, die er beim Ihrem DNS-Host-Provider hinterlegt. Diese Einträge bestätigt, dass unser AWS-Account autorisiert ist, im Namen Ihrer Domain zu senden. Ohne die Einträge kann unser AWS-Account keine E-Mails in Ihrem Namen verschicken.
AWS prüft bei jedem Versandauftrag, ob die benötigten DNS-Einträge für Ihre Domain existiert. Nur wenn dies der Fall ist, wird die E-Mail verschickt. Falls ein anderer AWS-Account versuchen würde, ohne Ihre Genehmigung E-Mails mit Ihrer Domain zu senden, wird dies blockiert, da der notwendige DNS-Eintrag fehlt.
Ihre Kontrolle:
- Sie entscheiden, ob und wann unsere AWS-Umgebung für Ihre Domain aktiviert wird, indem Sie die DNS-Einträge setzen.
- Sie können den Zugriff jederzeit widerrufen, indem Sie die DNS-Einträge löschen.
- Jede E-Mail wird über einen sicheren Prozess gesendet, der diese Autorisierung überprüft.
Ohne die Einträge kann kein AWS-Account – auch nicht unserer – E-Mails mit Ihrer Domain versenden. Ihre Domain ist geschützt und nur der AWS-Account, den Sie ausdrücklich genehmigen, darf E-Mails in Ihrem Namen senden. Wir haben keinerlei Möglichkeit, dies eigenständig oder ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung zu tun.
3. Ablauf der Konfiguration
Schritt 1 - Beauftragung und Eckdaten
Bitte holen Sie sich bei Ihrer doo Kontaktperson ein Angebot ein und unterzeichnen Sie dieses. Folgende Eckdaten sollten dabei geklärt werden:
- Welche E-Mail-Adresse soll hinterlegt werden? Es ist möglich mehrere E-Mail-Adressen mit der gleichen Domain zu hinterlegen, bitte teilen Sie uns dies wenn gewünscht vorab mit. Bitte geben Siein diesem Fall auch an, welche Adresse als Standard hinterlegt werden soll.
- Für welche doo Organisation(en) soll die E-Mail-Adresse hinterlegt werden?
- Auf welcher Ebene sollen Sie E-Mails verfügbar sein
- Für E-Mails an Ihre Kontakte, Bucher und Teilnehmer (Buchungsmails, E-Mail-Nachrichten, Auto-E-Mails?
- Für System- und Kontobenachrichtigungen zu Ihrem doo Account (z.B. Veranstaltung angelegt, monatliche Auszahlungen, Export abgeschlossen)?
Sobald die Beauftragung abgeschlossen ist, wird unser Team mit Ihnen den Termin für die Einrichtung koordinieren. Bitte stellen Sie sicher, dass Ihr Domainadministrator mit dem Zugriff auf die DNS-Einträge Ihrer Domain für die Einrichtung bereit steht.
Schritt 2 - Einrichtung von DKIM, SPF und DMARC durch Ihren Domainadministrator
Sobald der Einrichtungsprozess von unserer Seite angestoßen wurde, erhalten die Daten, die Ihr Domainadministrator hinterlegen muss.
DKIM einrichten - Hinterlegen von CNAME-Einträgen
DKIM (DomainKeys Identified Mail) bezeichnet ein Verfahren, bei dem Teile Ihrer E-Mail verschlüsselt werden. Die Verschlüsselung kann nur eine autorisierte Partei mit einen sogenannten private Schlüssel (private key) vornehmen. Mittels eines öffentlichen Schlüssels kann der Empfänger prüfen, ob der Versender über den korrekten privaten Schlüssel verfügt.
Um DKIM einzurichten, muss Ihr Domainadministrator drei DNS-Einträge bei Ihrem DNS-Host-Provider hinterlegen. Dabei handelt es sich um CNAME-Einträge, die der entsprechenden Domain beigefügt werden müssen. Eine Anleitung, wie dies bei Ihrem Provider funktioniert, erfragen Sie bitte direkt bei diesem. Hierfür können wir leider keinen Support anbieten.
Beispiel für die CNAME-Einträge mit Dummy-Daten:
"DKIM record set:" "Record name","Record type","Record Value" "7kcjh<something>war36f._domainkey.<customer>.<tld>","CNAME","7kcjhyb7<something>36f.dkim.amazonses.com" "6jaq6v4<something>ocwz5._domainkey.<customer>.<tld>","CNAME","6jaq<something>yk3rlqoocwz5.dkim.amazonses.com" "2zvk<something>ucnklf6xt._domainkey.<customer>.<tld>","CNAME","2zvkrnh<something>aucnklf6xt.dkim.amazonses.com"
Geben Sie uns Bescheid, sobald die Einträge hinterlegt sind. AWS überprüft dann automatisch, ob der DNS Server entsprechend aktualisiert wurde. Je nach der bestehenden DNS-Konfiguration kann dies bis zu 72 Stunde dauern.
SPF einrichten
Mit SPF (Sender Policy Framework) erlauben Sie, dass die Mail From Adresse von E-Mails, die über eine From Adresse mit Ihrer Domain geschickt werden, von amazonses.com sein dürfen.
SPF muss als TXT-Record im DNS-Eintrag hinterlegt werden:
“v=spf1 include:amazonses.com ~all”
Dadurch erhält Amazon SES die Berechtigung, die Amazon SES E-Mails im Namen des Kunden zu versenden.
Ihr doo Ansprechpartner benachrichtigt Sie, sobald die Konfiguration insgesamt erfolgreich abgeschlossen wurde. Ab diesem Zeitpunkt können Sie die neue Absenderadresse in den Versandeinstellungen Ihrer E-Mail-Nachrichten und Veranstaltungs-E-Mails verwenden bzw. sie auswählen, falls Sie mehr als eine E-Mail-Adresse konfiguriert haben.