Standardmäßig haben alle E-Mails, die über doo verschickt werden, eine doo.net-E-Mail-Adresse als Absender: Buchungsbezogene E-Mails werden von buchung@doo.net verschickt und E-Mail-Nachrichten, die über den E-Mail-Manager versendet werden, von einladung@doo.net. Auf Anfrage und gegen eine entsprechende Gebühr ist es jetzt möglich, eine kundenspezifische E-Mail-Adresse für Ihren Account zu hinterlegen. Bei Interesse wenden Sie sich gerne an Ihren Ansprechpartner bzw. an upgrade@doo.net.

Nach erfolgter Beauftragung, beachten Sie bitte die folgenden Hinweise.

1. Generelle Hinweise zur Einrichtung

Bei der Konfiguration einer kundenspezifischen E-Mail-Absenderadresse ist bei einigen Schritten die Mithilfe des Inhabers der zu verwendenden E-Mail-Adresse notwendig. Nur so können wir sicherstellen, dass E-Mails, die mit der neuen Adresse versendet werden, auch möglichst korrekt beim Empfänger zugestellt werden können.

2. Voraussetzungen

Folgendes sollte auf Ihrer Seite sichergestellt sein, damit die Konfiguration möglichst reibungslos und ohne Verzögerungen durchgeführt werden kann.

• Sie benötigen Zugriff auf die E-Mails, die an die zu verwendende Adresse geschickt werden.
• Sie benötigen Zugriff auf die Domain Name Server (DNS), die für die Domain der zu verwendenden Adresse genutzt werden.

3. Ablauf der Konfiguration

1) Teilen Sie bitte Ihrem doo Ansprechpartner mit:

• Welche E-Mail-Adresse konfiguriert werden soll
• Für welchen doo Organisation diese Konfiguration gelten soll
• Ob diese E-Mail-Adresse nur für E-Mails an Bucher und Empfänger von Einladungen, oder auch als Absenderadresse für alle automatisierten E-Mails mit Kontobenachrichtigungen zu Ihrem doo Account (z.B. Veranstaltung angelegt, monatliche Auszahlungen, Export abgeschlossen) genutzt werden soll.

2) Sie erhalten von Ihrem doo Ansprechpartner anschließend die Details, die bei Ihrem DNS-Eintrag angepasst werden müssen. Dabei handelt es sich um CNAME-Einträge, die der entsprechenden Domain beigefügt werden müssen.

Beispiel für CNAME-Eintrag mit Dummy-Daten:

"DKIM record set:"
"Record name","Record type","Record Value"
"7kcjh<something>war36f._domainkey.<customer>.<tld>","CNAME","7kcjhyb7<something>36f.dkim.amazonses.com"
"6jaq6v4<something>ocwz5._domainkey.<customer>.<tld>","CNAME","6jaq<something>yk3rlqoocwz5.dkim.amazonses.com"
"2zvk<something>ucnklf6xt._domainkey.<customer>.<tld>","CNAME","2zvkrnh<something>aucnklf6xt.dkim.amazonses.com"

Die Verfahren zum Hinzufügen von CNAME-Datensätzen zu Ihrer DNS-Konfiguration hängen davon ab, welche DNS- oder Hosting-Anbieter Sie verwenden. Hierfür können wir Ihnen leider keinen Support anbieten – bitten wenden Sie sich diesbezüglich an Ihren entsprechenden Admin.

Die Überprüfung, ob der DNS Server entsprechend aktualisiert wurde, erfolgt dann automatisch. Je nach der bestehenden DNS-Konfiguration kann dies mehrere Minuten dauern.

Zusätzlich zum CNAME-Eintrag muss danach noch der folgende TXT-Record im DNS-Eintrag hinterlegt werden:

“v=spf1 include:amazonses.com ~all”

Dadurch erhält Amazon SES die Berechtigung, die Amazon SES E-Mails im Namen des Kunden zu versenden.

3) Ihr doo Ansprechpartner benachrichtigt Sie, sobald die Konfiguration insgesamt erfolgreich abgeschlossen wurde. Ab diesem Zeitpunkt können Sie die neue Absenderadresse in den Versandeinstellungen Ihrer E-Mail-Nachrichten und Veranstaltungs-E-Mails verwenden bzw. sie auswählen, falls Sie mehr als eine E-Mail-Adresse konfiguriert haben.

Hinweise zur Sicherheit dieses Vorgehens: 

E-Mail-Sicherheit und Kontrolle

Wir verwenden einen Service von Amazon Web Services (AWS) namens Simple Email Service (SES), um E-Mails im Namen Ihrer Domain zu verschicken. Dabei ist es wichtig zu verstehen, dass Sie als Kunde die vollständige Kontrolle darüber haben, wer im Namen Ihrer Domain E-Mails senden darf. Hier ist, wie das funktioniert:

Genehmigung durch DNS-Eintrag

Damit unser AWS-Account E-Mails in Ihrem Namen verschicken kann, müssen Sie einen speziellen DNS-Eintrag in Ihrer Domain einrichten. Dieser Eintrag bestätigt, dass unser AWS-Account autorisiert ist, im Namen Ihrer Domain zu senden. Ohne diesen Eintrag kann unser AWS-Account keine E-Mails in Ihrem Namen verschicken.

Sicherheit durch individuelle Verifizierung:

AWS prüft bei jedem Versandauftrag, ob ein solcher DNS-Eintrag für Ihre Domain existiert. Nur wenn der Eintrag vorhanden ist, wird die E-Mail verschickt. Falls ein anderer AWS-Account versucht, ohne Ihre Genehmigung E-Mails mit Ihrer Domain zu senden, wird dies blockiert, da der notwendige DNS-Eintrag fehlt.

Ihre Kontrolle:

• Sie entscheiden, ob und wann unsere AWS-Umgebung für Ihre Domain aktiviert wird, indem Sie den DNS-Eintrag setzen.  
• Sie können den Zugriff jederzeit widerrufen, indem Sie den DNS-Eintrag löschen.

Ohne diesen Eintrag kann kein AWS-Account – auch nicht unserer – E-Mails mit Ihrer Domain versenden.

Warum ist das sicher?

• Der DNS-Eintrag funktioniert wie ein “Schlüssel”, der nur von Ihrer Domain aus gesteuert werden kann.
• Jede E-Mail wird über einen sicheren Prozess gesendet, der diese Autorisierung überprüft.

-> Ihre Domain ist geschützt und nur der AWS-Account, den Sie ausdrücklich genehmigen, darf E-Mails in Ihrem Namen senden.

-> Wir haben keinerlei Möglichkeit, dies eigenständig oder ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung zu tun.