Seit Anfang 2021 arbeitet doo mit einem neuen Zahlungsdienstleister für die Abwicklung der Online-Zahlung zusammen, der Novalnet AG. In diesem Artikel erhalten Sie Hintergrundinformationen zur Novalnet und welche Vorteile eine Zusammenarbeit mit der Novalnet bietet. Außerdek erläutern wir Ihnen, wie der Onboardingprozess abläuft und welche Voraussetzungen es dafür gibt.

1. Wer ist Novalnet? Warum wurde dieser Zahlungsdienstleister gewählt?

Mit der Novalnet AG haben wir einen neuen vertrauenswürdigen Partner für die Abwicklung von Online-Zahlungen gefunden. Die Novalnet AG ist ein führendes europäisches Zahlungsinstitut für professionelle elektronische Zahlungsabwicklung und durch kundenspezifische Flexibilität mittlerweile in den verschiedensten Branchen und Unternehmen national und international erfolgreich tätig. Sie zählt zu den 50 am schnellsten wachsenden Technologieunternehmen in Deutschland und betreut E-Commerce-Kunden aus verschiedenen Branchen und Ländern weltweit. Dank BaFin-Lizensierung, Treuhandkontenführung und PCI DSS-Zerfizierung ermöglicht Novalnet eine sichere und vorschriftenkonforme Zahlungsabwicklung. Anders als bei vielen Zahlungsanbietern werden die Daten bei Novalnet in Deutschland gehostet.

2. Welche Vorteile bietet eine Zusammenarbeit Novalnet?

Effizienz und hoher Automatisierungsgrad ​

• Nahtlose Integration in den Buchungsprozess (mit und ohne Buchungsfreigabe)​
• Erstellung und Versand von Tickets/ Rechnungen im Rahmen des Buchungsprozesses​
• Automatische Stornierungen & Rückerstattungen​ (ab voraussichtlich H1 2022)
• Einstellen eines eigenen Rhythmus für E-Mails zur Zahlungserinnerung direkt im System
• Günstige Transaktionsgebühren

Transparenz und Sicherheit

• Lizensierter Anbieter aus Deutschland
• Bezahlstatus und Rechnungsdokumente können online jederzeit von Ihnen als Veranstalter und von den Buchern abgerufen werden​
• Reporting- & Exportfunktionen​
• Große Auswahl an Zahlungsmethoden​: Visa/Mastercard, SEPA Lastschrift, Vorkasse, PayPal über eigenes PayPal-Konto​ (Business-Account)
• Die gebuchten Zahlungsmethoden können je Veranstaltung in der doo Applikation selbst aktiviert/deaktiviert werden​
• Kontosicherheit dank Treuhandkontoführung garantiert
• Optional zubuchbare Module für erweitertes Risikomanagement und Betrugsvermeidung

3. Was sollte ich bei der Entscheidung für Novalnet berücksichtigen?

Die Abwicklung der Zahlung beim Erwerb kostenpflichtiger Tickets findet direkt zwischen Ihnen als Veranstalter und dem Zahlungsdienstleister Novalnet statt. Novalnet nimmt Zahlungen entgegen und leitet diese an Sie weiter. Transaktionen dieser Art müssen vertraglich geregelt werden.

Für die Zahlungsabwicklung ist also ein zusätzlicher Dienstleistungsvertrag mit Novalnet notwendig. Dabei muss aus rechtlichen Gründen ein KYC-Prozess (“Know your customer”) durchlaufen werden, bei dem wir Sie von Anfang an begleiten. Es wird ein eigener Account bei Novalnet für Sie erstellt, über den Sie jederzeit Einsicht in alle eingegangen Transaktionen haben.

Bei Novalnet gibt es eine Mindestauszahlungssumme von 200 EUR (inkl. 5% Sicherheitseinbehaltung und den doo Gebühren). Sollte dieser Betrag nicht erreicht werden, hält Novalnet die Zahlungen zurück, bis die Mindestauszahlungssumme erreicht ist. Sollten Sie als Veranstalter also nur wenige Veranstaltungen mit geringem Umsatzvolumen ausrichten, ist Novalnet für Sie eventuell nicht geeignet. Gerne beraten wir Sie in diesem Fall über unsere Alternativen.

4. Wie läuft die Accounteröffnung bei Novalnet ab? 

4.1. Eröffnung eines Novalnet-Accounts

1. Sobald Sie das Zahlungsmodul mit Novalnet bei uns beauftragt haben, erhalten Sie von Ihrem doo Ansprechpartner eine E-Mail mit einem individuellen Link zum Novalnet Vertragsportal.
2. Sie registrieren sich mit Firmenname, E-Mail und Passwort im Vertragsportal.
3. Dort werden Sie dann gebeten einige Daten einzugeben, die im Rahmen des KYC-Prozesses benötigt werden. Alle Daten sind im doo Guide für das Novalnet Vertragsportal – Dateneingabe aufgelistet (siehe Anhänge). In diesem Guide finden Sie auch Hinweise zum Ausfüllen. Falls Sie zu einem späteren Zeitpunkt ins Vertragsportal zurückkehren wollen, können Sie sich unter https://contract.novalnet.de wieder einloggen.
4. Nachdem Sie alle Datenfelder ausgefüllt haben, werden Sie gebeten, in Abhängigkeit von der Rechtsform einige Dokumente hochzuladen. Im doo Guide für das Novalnet Vertragsportal – Dokumente (siehe Anhänge) finden eine Liste mit den benötigten Unterlagen.
5. Sobald der Vertrag vollständig ausgefüllt und abgeschickt wurde, kann er von der zeichnungsberechtigten Person digital unterschrieben werden. Den Link hierfür erhalten Sie per E-Mail.
6. Außerdem muss sich die unterschreibende Person identifizieren. Dies geschieht ebenfalls digital über das PostIdent-Verfahren (z.B. per App). Es ist nicht notwendig, zur Post zu gehen. Auch die Informationen hierzu erhalten Sie von Novalnet per E-Mail.
7. Novalnet prüft die eingereichten Unterlagen und gibt Ihnen Bescheid, sobald die Complianceprüfung abgeschlossen ist.
8. Novalnet empfiehlt, in Ihren für die Veranstaltungen geltenden Datenschutzbestimmungen auf den Datentransfer von personenbezogenen Daten zu Novalnet hinzuweisen. Einen unverbindlichen Formulierungsvorschlag hierzu erhalten Sie auf der doo Webseite unter Rechtliches > Downloads oder über den Novalnet Support.
9. Sobald Sie von Novalnet die Nachricht erhalten, dass Ihr Account in den Live-Betrieb wechseln kann, geben Sie uns bitte Bescheid.
10. Wir hinterlegen Ihren Novalnet-Account bei uns im System. Bei Bedarf können Sie die Zahlungsabwicklung dann noch testen. Ansonsten lassen wir den Account von Novalnet in den Live-Betrieb schalten und ab dann können Sie mit der Zahlungsabwicklung über Novalnet starten.

4.2. Sonderfall PayPal

Für die Zahlungsabwicklung von PayPal-Zahlungen über Novalnet ist aufgrund der Auflagen von PayPal ein eigener PayPal-Geschäftsaccount nötig. PayPal-Zahlungen von Buchern gehen direkt auf Ihrem PayPal-Konto ein und laufen nicht über die regulären Auszahlungen von Novalnet. Für die doo Transaktionsgebühren wird wie bei den anderen Zahlungsmethoden Ihr Novalnet-Account belastet. PayPal erhebt zusätzlich eigene Gebühren, die direkt von den Eingängen auf dem PayPal-Konto abgezogen werden.

Um Ihren PayPal-Account für die Zahlungsabwicklung über Novalnet zu hinterlegen, benötigen Sie eine API-Signatur. Wie Sie diese bekommen, ist hier im Hilfecenter von PayPal beschrieben. Sobald Sie die Daten haben, loggen Sie sich in Ihrem Novalnet Admin Portal ein. Öffnen Sie den Reiter “Projekt” und klicken Sie auf das hinterlegte externe Projekt. Es öffnet sich ein Overlay. Hier können Sie Ihre PayPal Konfiguration hinterlegen. Am Ende speichern Sie Ihre Änderungen.

5. Wie funktionieren Zahlungsabwicklung und Auszahlungen?

Ihre Teilnehmer melden sich wie gewohnt über das doo Widget oder die Veranstaltungswebseite an. Zur Zahlung werden sie vom dritten Schritt auf eine Zahlungsseite weitergeleitet, auf der sie die Zahlungsart auswählen und ihre Zahlung abschließen können. Unter Veranstaltungseinstellungen > Zahlungen können Sie pro Veranstaltung die von Ihnen gebuchten Zahlungsarten ein- und ausgeschalten.

Bei einer neuen Buchung werden die doo Brutto-Transaktionsgebühren direkt bei der Zahlung vom Betrag abgezogen. Das bedeutet, Sie erhalten den Buchungspreis abzüglich der Transaktionsgebühren direkt in Ihrem Novalnet-Account gutgeschrieben. Sie können jederzeit alle Zahlungen sowohl über die doo Manager App verfolgen als auch in Ihrem Novalnet Admin Portal einsehen.

Die Auszahlungen von Novalnet erfolgen monatlich zur Monatsmitte (15. des Monats) für alle im Vormonat realisierten Transaktionen auf das für den Novalnet-Account hinterlegte Bankkonto (Ausnahme PayPal, siehe Punkt 4). Es wird ein Sicherheitseinbehalt von 5% zurückgehalten, der nach 180 Tagen ausbezahlt wird. Von doo erhalten Sie monatlich eine Rechnung über die einbehaltenen Transaktionsgebühren sowie gegebenenfalls über sonstige angefallene Gebühren, zum Beispiel für Rückerstattungen oder Chargebacks.

6. Fragen und Antworten

6.1. Warum werden Zahlungen für kostenpflichtige Veranstaltungen über einen Zahlungsdienstleister (Novalnet) abgewickelt?

Wir stellen den Veranstaltern von Events die doo Event Management-Plattform zur Verfügung, über welche die Teilnehmer Tickets für Veranstaltungen buchen können. Bei kostenpflichtigen Tickets gibt es einen bestimmten Zahlungsprozess und doo möchte die Durchführung der Zahlung für Sie und Ihre Teilnehmer so einfach wie möglich gestalten.

Die Entgegennahme und Weiterleitung von Geldbeträgen stellt grundsätzlich ein sogenanntes Finanztransfergeschäft dar. Für die Durchführung solcher Finanztransferggeschäfte wird eine Erlaubnis der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) benötigt. Dies ist im Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (§ 1 ZAG) geregelt.

Wenn doo also Zahlungen von Teilnehmern zunächst auf einem eigenen Konto entgegennehmen und dann an den Veranstalter weiterleiten würde, müsste doo eine dauerhafte Erlaubnis der BaFin erwerben. Die Beantragung und Aufrechterhaltung einer solchen Erlaubnis ist administrativ extrem aufwändig. Um uns weiterhin auf unser Kerngeschäft, der Weiterentwicklung einer zukunftsorientierten Eventmanagement-Plattform, zu konzentrieren, unterstützt uns bei der Abwicklung von Zahlungsvorgängen ein erfahrener und zertifizierter Partner: Novalnet.

Unser Zahlungsdienstleister Novalnet nimmt dementsprechend die Zahlungen der Teilnehmer Ihrer
kostenpflichtigen Events entgegen und leitet die Zahlungen dann an Sie als Veranstalter weiter. doo stellt über die doo Eventmanagement-Plattform die Integration bzw. Schnittstelle zu Novalnet zur Verfügung, um eine nahtlose und einfache Zahlung zu ermöglichen. doo ist bei der Abwicklung der Zahlung selbst also nicht involviert.

6.2. Ist die Zahlungsabwicklung über Novalnet sicher?

Bei der Abwicklung von Zahlungen, insbesondere mit Kreditkartendaten, ist Sicherheit von entscheidender Bedeutung. Novalnet unterzieht sich regelmäßig Prüfungen nach den Vorschriften der PCI-DSS-Organisation (PCI DSS = Payment Card Industry Data Security Standard) und hat alle bisherigen Überprüfungen immer erfolgreich bestanden.

Durch die PCI-DSS-Zertifizierung der höchsten Stufe (Level 1) bietet Novalnet den höchstmöglichen Schutz und die höchstmögliche Sicherheit für die Zahlungen Ihrer Event-Teilnehmer.

6.3. Ist Novalnet aus Sicht des Datenschutzes ein Auftragsverarbeiter?

Novalnet führt die Abwicklung der Zahlungen weder als Auftragsverarbeiter des jeweiligen Veranstalters noch als Unterauftragsverarbeiter von doo durch, sondern als eigener Verantwortlicher. Bei der Zahlungsabwicklung handelt es sich nicht um eine Verarbeitung von Daten im Auftrag, sondern um eine eigenständige Tätigkeit des Zahlungsdienstleisters. Dies haben die Datenschutzaufsichtsbehörden bestätigt, so zum Beispiel das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA) bei einer Stellungnahme zur Abgrenzung der Auftragsverarbeitung.

Der Abschluss einer Vereinbarung “Auftragsverarbeitung mit Novalnet” (AVV) ist daher nicht erforderlich und Novalnet ist auch nicht als Unterauftragsverarbeiter von doo genehmigungspflichtig.

6.4. Warum muss ich einen KYC-Prozess durchlaufen, um einen Novalnet-Account zu eröffnen?

KYC steht für “Know Your Customer”, zu deutsch “Kenne deinen Kunden”. Die Zahlungsabwicklung beziehungsweise sogenannte Finanztransfergeschäfte sind ein gesetzlich regulierter Bereich. Novalnet als bei der BaFin zugelassener Zahlungsdienstleister ist nach dem Geldwäschegesetz (GwG) verpflichtet, die Identität seiner Vertragspartner zu überprüfen. Im Rahmen dessen ist die Verifizierung der Identität der Veranstalter, an die Zahlungen ausgeschüttet werden sollen, erforderlich.

Im Rahmen der Verifizierung ist die Vorlage qualifizierter Legitimationsdokumente erforderlich, zum Beispiel ein Handelsregisterauszug, eine Gewerbeanmeldung und eine Kopie des Personalausweises oder Reisepasses des Geschäftsführers.

6.5. Warum kann ich mich nicht in das Novalnet Vertragsportal einloggen?

Sie erhalten von uns einen individuellen Registrierungslink, um sich im Vertragsportal mit E-Mail, Firmenname und Passwort anzumelden. Sobald Sie dies abgeschlossen haben, ist dieser Link nicht mehr gültig. Sie können sich ab dann unter https://contract.novalnet.de einloggen.

Nach der Anmeldung haben Sie 14 Tage für den Vertragsabschluss Zeit. Danach läuft Ihr Login ab. Sollten Sie länger brauchen, können Sie Ihren Zugang von Novalnet wieder aktivieren lassen. Schreiben Sie hierzu eine E-Mail an support@novalnet.de mit der Bitte, den Link zum Vertragsportal für Ihre Firma zu reaktivieren.

7. Anhänge