Pro- und Enterprise-Nutzer, die Zahlungsoptionen mit Rechnungsstellung über doo nutzen, haben die Möglichkeit, die Inhalte der Rechnungen anzupassen, die automatisch von doo an ihre Bucher verschickt werden. Je nach gewählter Zahlungsmethode wird die Rechnung als Zahlungsaufforderung (z.B. bei der doo Zahlungsmethode “Kauf auf Rechnung”) oder Zahlungsbeleg (z.B. bei der doo Zahlungsmethode PayPal) versendet.

Sie können diese Bucherrechnungen für einzelne Veranstaltungen anpassen, Vorlagen für zukünftige Veranstaltungen erstellen sowie auch eine eigenen Standardvorlage festlegen. Wählen Sie dazu die jeweilige Veranstaltung aus, klicken rechts im Veranstaltungseinstellungsmenü auf “Rechnungsinhalte”.

1. Vorlage wählen

Wählen Sie zunächst die Vorlage aus, an der Sie Änderungen vornehmen möchten, indem Sie unter “Vorlage” auf das Dropdown-Menü klicken.

1.1. doo Basisvorlage 

Solange keine veranstaltungsspezifischen Einstellungen vorgenommen wurden und auch keine eigene Vorlage als Standard hinterlegt ist, wird für neu erstellte Veranstaltungen die doo-Basisvorlage verwendet.

1.2. Veranstaltungsspezifische Einstellungen

Wenn Sie diese Option wählen, können Sie Änderungen an der aktuell gewählten Vorlage vornehmen, die dann nur für diese Veranstaltung gelten.

1.3. Neue Rechnungsvorlage erstellen

Wenn Sie möchten, dass Einstellungen, die Sie anschließend an der Rechnung vornehmen auch für andere Veranstaltungen übernommen werden können, können Sie eine neue Vorlage erstellen, die dann auch bei Ihren anderen Veranstaltungen in der Vorlagenauswahl angezeigt wird und ausgewählt werden kann.

Geben Sie in diesem Fall im nächsten Schritt einen Namen ein. Sie haben die Option, die neue Vorlage “Mit aktuellen Inhalten vorzubefüllen”, um ggf. schon vorgenommene Anpassungen zu übernehmen. Wählen Sie dies nicht aus, so werden die Inhalte der derzeitigen Standardvorlage übernommen. In beiden Fällen können Sie anschließend nach Belieben die gewünschten Anpassungen an der Rechnung vornehmen und abspeichern (s. 3). Änderungen an einer Vorlage werden automatisch für alle Veranstaltungen übernommen, für die sie hinterlegt ist.

Wenn Sie für die Vorlage “Als Standard Speichern” auswählen, wird die Vorlage bei jeder neuen Veranstaltung automatisch vorausgewählt – insofern die Veranstaltung nicht durch Kopieren einer bestehenden Veranstaltung mit abweichenden Einstellungen erstellt wird. Im Vorlagen-Dropdownmenü wird die aktuelle Standardvorlage durch den Zusatz “(Standard)” markiert.

2. Sprache

Über die Reiter unterhalb der Vorlagenauswahl, können Sie entscheiden, ob Sie die Inhalte der deutschen oder englischen Rechnung anpassen möchten. Standardmäßig ist Deutsch vorausgewählt. Wenn Sie planen, Ihren Buchern sowohl einen deutschen als auch englischen Buchungsprozess anzubieten, müssen Sie beide Rechnungen entsprechend einzeln anpassen, damit es einheitlich ist.

3. Rechnungsinhalte anpassen

Nachdem Sie ausgewählt haben, dass Sie veranstaltungsspezifische Einstellungen vornehmen oder eine neue Vorlage erstellen möchten, können Sie rechts auf den “Rechnungsinhalte bearbeiten” klicken.

Sie haben nun folgende Einstellungsmöglichkeiten:

• Fügen Sie ein individuelles Logo hinzu, das oben rechts auf den Rechnungen angezeigt wird.
• Legen Sie fest, ob der Veranstaltungsname in der Kopfzeile der Rechnung angezeigt werden soll oder nicht
• Definieren Sie eine individuelle Highlight-Farbe, die für Überschriften sowie die Betreffzeile verwendet wird
• Fügen Sie einen Textzusatz hinzu, der auf allen Rechnungen unterhalb der Abrechnungsübersicht angezeigt wird.

Bestätigen Sie die Änderungen durch Klick auf “Rechnungsinhalte speichern”.

4. Vorschau

Alle gespeicherten Änderungen werden Ihnen sofort in der Vorschau angezeigt. Sie können sich eine Beispielrechnung auch selbst per E-Mail zuschicken, indem Sie über die E-Mail Inhalte eine Zahlungsaufforderung-E-Mail an sich selbst schicken. Alle Informationen zum Thema E-Mail Inhalte finden Sie hier.

Wenn Sie Änderungswünsche haben, die sich über diese Einstellungen nicht umsetzen lassen, kontaktieren Sie bitte ihren doo Ansprechpartner bzw. unser Support Team mit Ihren Anforderungen für ein Angebot für eine individuell für Sie erstellte Rechnungsvorlage.