Tipps für einen reibungslosen Einlass
Mithilfe der Teilnehmerliste und den doo Tickets können Sie am Tag der Veranstaltung den Einlass ganz unkompliziert abwickeln.
1. Vorbereitung: Ausdrucken der Teilnehmerliste & Laptop mitnehmen
Laden Sie sich am Tag der Veranstaltung Ihre finale Teilnehmerliste herunter, um zu wissen, mit wie vielen Gästen Sie rechnen können. Je nachdem wie Sie den Einlass vor Ort geplant haben, können Sie sich die Liste ausdrucken, um die Gäste vor Ort manuell abzuhaken – oder Sie entscheiden sich für den digitalen Check-in durch Einscannen der Tickets. Auch dabei kann es nicht schaden, eine gedruckte Liste vorliegen zu haben, falls z.B. Geräte ausfallen oder das Internet zu langsam ist. Auch einen Laptop vor Ort zu haben, ,um ggf. noch Teilnehmer nachzubuchen oder Buchungsstatus vor Ort nachzuschauen ist empfehlenswert.
2. Check-in durch Einscannen der Tickets
Wenn Sie Tickets für Ihre Veranstaltung aktiviert haben, sollten Ihre Teilnehmer diese ausgedruckt zur Veranstaltung mitbringen bzw. sie auf ihren Smartphones vorzeigen. Der QR Code, der auf jedem doo Ticket abgedruckt ist, kann mithilfe einer beliebigen QR-Code-Scan-App wie z.B. Scanbot eingelesen werden.
Sie werden auf eine doo Webseite weitergeleitet, auf der die Ticketdetails angezeigt und auf seine Gültigkeit geprüft wird. Durch einen weiteren Klick können Sie die Person einchecken, wodurch das Ticket gleichzeitig entwertet wird, um Mehrfachverwendung auszuschließen. Weitere Informationen zu Tickets und QR-Codes finden Sie hier.
Für einen problemlosen Einlass sollten Sie folgende Punkte beachten:
- Das Entwerten der Tickets wird erst 24 Stunden vor Veranstaltungsbeginn freigeschaltet, um ein vorheriges versehentliches Entwerten durch die Teilnehmer selbst zu vermeiden.
- Stellen Sie sicher, dass Sie am Veranstaltungsort über eine Internetverbindung verfügen. Idealerweise nutzen Sie W-LAN statt mobilem Internet, um ein zügiges Laden der jeweiligen doo Check-in Seite zu ermöglichen.
- Arbeiten Sie vor Ort je nach Teilnehmeranzahl mit mehreren mobilen Endgeräten und aufgeladenen Akkus, um Warteschlangen und Ausfälle zu vermeiden.
- Sollte ein Teilnehmer sein Ticket vergessen haben, können Sie den Teilnehmer auch über die Online-Teilnehmerübersicht aufrufen und manuell einchecken. Alle Informationen dazu finden Sie hier.
- Sollte ein Teilnehmer sein Ticket noch nicht bekommen haben, weil er seine Rechnung noch nicht bzw. zu spät bezahlt hat, liegt es an Ihnen zu entscheiden, ob er trotzdem teilnehmen darf oder nicht. Viele Veranstalter lassen sich in diesem Fall den Zahlungsbeleg zeigen, der belegt, dass die Überweisung an doo bereits getätigt und nur noch nicht bestätigt wurde, und lassen die Person dann ggf. teilnehmen, wenn alles passt. Der Zahlungseingang wird durch doo dann nachträglich bestätigt, wenn der Betrag auf unserem Konto eingeht. Alle Informationen zum Umgang mit unbezahlten Buchungen finden Sie hier.
- Es besteht die Möglichkeit, für größere Veranstaltungen die Einrichtung einer individuellen Check-in-Seite zu beauftragen, die Ihnen nach erfolgreichem Scannen auf dem Bildschirm angezeigt wird und welche z.B. als Druckvorlage für Namensschilder vor Ort verwendet werden kann. Bei Interesse wenden Sie sich gerne für ein entsprechendes Angebot an Ihren doo Ansprechpartner bzw. an upgrade@doo.net.
Entwertete Tickets werden in der Online-Teilnehmerübersicht als “eingecheckt” und in der Excel-Teilnehmerliste mit dem entsprechenden Check-in-Zeitpunkt aufgeführt. So können Sie während bzw. nach Ihrer Veranstaltung jederzeit überprüfen, welche Personen da sind/waren. Um während des Check-in-Zeitraums den Status Quo abzufragen, aktualisieren Sie bitte vorher die Ansicht über Ihren Browser.
3. Tageskasse
Wenn Sie vor Ort noch Tickets verkaufen möchten, können Sie dies über die Manuelle Registrierung mit “Eigener Zahlungsabwicklung” tun. Auf diese Weise können Sie die Daten der Teilnehmer erheben, damit auch sie in Ihrer Buchungsliste auftauchen. Wenn Sie beim Abschließen der manuellen Buchung anhaken, dass eine Rechnung als Zahlungsbeleg per E-Mail an den Bucher verschickt werden soll, brauchen Sie ihm keine separate Quittung für die Barzahlung auszustellen und sparen sich vor Ort den Papierkram.
Wichtig: Manuelle Registrierungen sind nur bis Ende der Veranstaltung möglich. Danach können keine Tageskassen-Besucher mehr eingebucht werden.
4. Professionelle Einlass-Lösung für größere Veranstaltungen
Sie planen eine Großveranstaltung, bei der viele Teilnehmer innerhalb kürzester Zeit eingecheckt werden müssen, möchten vor Ort Namensschilder ausdrucken oder gar mit Gesichtserkennung arbeiten? Lassen Sie sich von uns beraten: doo bietet für die verschiedensten Veranstaltungstypen professionelle Einlass-Lösungen an und vermietet auch eigene Scanner, mit denen Sie Ihre Teilnehmer deutlich schneller einchecken können.
Wenn Sie Interesse an einem individuellen Angebot für eine professionelles Onsite-Lösung haben, wenden Sie sich gerne jederzeit an Ihren persönlichen doo Ansprechpartner bzw. an upgrade@doo.net.