Sie möchten die E-Mail-Adressen Ihrer Bucher bzw. Teilnehmer dazu nutzen, um ihnen Einladungen zu zukünftigen Veranstaltungen zu schicken oder ihnen außerhalb von doo regelmäßig Ihre allgemeinen Newsletter zukommen lassen? Dafür benötigen Sie in Deutschland der Einwilligung Ihrer Kunden. doo bietet Ihnen die technische Möglichkeit, die notwendige Einwilligung einzuholen, sodass Sie die gesammelten Kontaktdaten rechtlich sicher für Ihre Marketingzwecke weiterverwenden können.

Im folgenden Artikel lesen Sie

1. Welche Möglichkeiten es gibt, Einwilligungen zu Marketinmails einzuholen.
2. Wie diese Möglichkeiten in doo abgebildet werden.
3. Wo Sie die Einwilligungen Ihrer Kontakte in doo sehen und bearbeiten können.
4. Wie Sie Einwilligungen im Buchungsprozess einholen können.
5. Wie Sie die Einwilligungen von Kontakten im- und exportieren können.
6. Wie Kontakte Ihre Einwilligung widerrufen können.

Hinweis: Der folgende Artikel bezieht sich auf die Situation in Deutschland. In anderen Ländern können andere Bedingungen gelten. Der Artikel stellt keine Rechtsberatung dar, sondern ist rein informativ und dient dem Verständnis der technischen Umsetzung der Verwaltung von Berechtigungen und Einwilligungen für Transaktions- und Marketing-E-Mail in doo.*

1. Arten der Einwilligung zu Marketingmails

Die rechtlichen Bedingungen für den Versand von Werbe-E-Mails werden in Deutschland durch die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) geregelt. Als Werbe-E-Mail gilt jede E-Mail, deren Inhalte direkt oder indirekt darauf abzielen, Waren oder Dienstleistungen zu verkaufen. Grundsätzlich gilt, dass Sie für E-Mails mit Werbeinhalten eine Einwilligung des betreffenden Kontakts benötigen, damit sie ihm diese E-Mail zusenden dürfen.

Dabei gibt es unterschiedliche Arten, eine Einwilligung zu erteilen:

1. Opt-out: Der Kunde stimmt standardmäßig Marketingmails zu und muss aktiv widersprechen, wenn er diese nicht erhalten will. Eine Opt-out-Einwilligung reicht für den Versand von produktnahen Marketingmail im Rahmen einer bestehenden Kundenbeziehung. Hier wird meist mit dem “berechtigten Interesse” (§7 Abs. 3 UWG) des Verkäufers argumentiert, dem Bestandskunden über ähnliche Produkte und Dienstleistungen zu informieren, sofern der Käufer bei Vertragsabschluss darüber informiert wurde und die Einwilligung jederzeit widerrufen kann. Die Inhalte von E-Mails, die mit einer Opt-out-Einwilligung versandt werden, müssen jedoch nahe an der ursprünglich erworbenen Ware sein. Ein Opt-out-Hinweis kann unter anderem als Text oder vorab angehakte Checkbox in den Kaufprozess integriert sein.
2. Opt-in: Der Kunde muss aktiv seine Einwilligung für Marketingmails geben, etwa durch Anhaken einer zuvor nicht angehakten Checkbox. Bei der Zustimmung sollte für den Kunden klar erkenntlich sein, von wem er in welchem Umfang Marketingmails zu welchen Themen erwarten kann.
3. Double-Opt-in: Die aktive Einwilligung zu Marketingmails wird zusätzlich verifiziert und ist somit doppelt erfolgt. Der klassische Prozess hierfür ist, dass nach den aktiven Anhaken einer Checkbox eine E-Mail mit einem Bestätigungslink und der Zustimmungserklärung an den Kunden geschickt wird. Erst wenn dieser den Link klickt, ist das Double-Opt-in abgeschlossen. So wird beispielsweise ausgeschlossen, dass ein unbefugter Dritter einfach eine Einwilligung für eine beliebige E-Mail-Adresse gibt. Das Double-Opt-in gilt bei entsprechender Dokumentation als die beste Möglichkeit, eine Einwilligung im Falle einer Rechtsstreitigkeit nachweisen zu können.

2. E-Mail-Arten und -Abos nach Art der benötigten Einwilligung

Bei doo unterscheiden wir verschiedene E-Mail-Arten, je nachdem, welches “Level” an Zustimmung Sie benötigen, um die E-Mail an Ihren Kunden verschicken zu dürfen. Die Art der Berechtigung, die Sie für den Kontakt haben, nennen wir “E-Mail-Abo”. Wenn ein Kontakt ein E-Mail-Abo in doo hat, gehen wir davon aus, dass Sie die entsprechende Einwilligung des Kunden haben.

Transaktions-E-Mails: Transaktionsmails sind E-Mails, deren Versand zur Vertragserfüllung notwendig sind und die keine Werbeinhalte enthalten. Bei der Anmeldung zu einer Veranstaltung über doo sind das zum Beispiel die E-Mails zur Buchungsbestätigung oder zur Zahlungsaufforderung, zum Zertifikatsversand oder zur Benachrichtigung bei Freigabe oder Änderung von Daten. Hier muss keine gesonderte Einwilligung eingeholt werden, da die E-Mails Teil der Dienstleistung sind. Sie können den Versand der Transaktions-E-Mails in Ihren AGB zu regeln, um auf Nummer sicher zu gehen.

Veranstaltungskommunikation: Sobald die E-Mails nicht mehr rein transaktionsbezogen sind, sondern zum Beispiel zum Besuch der Veranstaltung motivieren sollen, zusätzliche Angebote rund um die Veranstaltung enthalten, um Feedback bitten oder über Folgeveranstaltungen informieren sollen, sind die E-Mails als Werbemails zu sehen. Solange sie einen abgeschlossenen Kaufvertrag mit dem Kunden haben und die Inhalte einen direkten Bezug zur Veranstaltung haben, können Sie mit einer Opt-out-Option arbeiten. Bei doo nennen wir das dazugehörige E-Mail-Abo Veranstaltungskommuikation. Ein Kontakt benötigt also das E-Mail-Abo Veranstaltungskommunikation, damit Sie ihm über doo Veranstaltungserinnerungen sowie E-Mail-Nachrichten über den E-Mail-Manager zuschicken können.

Newsletter: Diese Berechtigung ziehlt auf allgemeine Werbe-E-Mails ab, zum Beispiel wenn Sie einen allgemeinen Firmennewsletter haben oder Promoaktionen zu Ihren Produkten per E-Mail verschicken. Sie können bei doo Ihre Veranstaltungen dafür nutzen, um diese allgemeine Einwilligung im Rahmen der Anmeldungen einzusammeln, um sie im Anschluss an Ihre Marketingabteilung weiterzugeben und sie für ihr allgemeines Marketing zu nutzen. Dieses E-Mail-Abo bezieht sich entsprechend auf E-Mail-Kommunikation, die in der Regel nicht über doo, sondern über eine Marketing- oder CRM-Software abgebildet wird.

Keine Marketing-E-Mails: Ist dieses E-Mail-Abo angehakt, will diese Person keinerlei Werbe-E-Mails erhalten. Sofern diese Einstellung nicht durch Sie über Import oder Kontaktbearbeitung gesetzt wurde, bedeutet sie, dass sich der Kunde selbst aktiv über den Abmeldelink von jeglicher Werbekommunikation abgemeldet hat. Der Kontakt kann nicht über die E-Mail-Nachrichten angeschrieben werden und er erhält keine Veranstaltungserinnerungen. Transaktionsmails werden jedoch weiterhin an diesen Kontakt versandt.

doo bietet Ihnen die Möglichkeit, die Einwilligung für Veranstaltungskommunikation im Rahmen eines Opt-outs sowie für Newletter im Rahmen eines Double-Opt-ins direkt bei der Registrierung zu einer Veranstaltung im Buchungsprozess einzuholen.

3. Wo sehe ich die E-Mail-Abos meiner Kontakte?

Die E-Mail-Berechtigungen werden für jeden einzelnen in doo angelegten Kontakt gespeichert. Sie sehen die E-Mail-Abos in den Kontaktdetails. Dort sehen Sie auch, wenn ein Double-Opt-in-Verfahrung über doo abgeschlossen wurde.

Wenn Sie auf “Kontakt bearbeiten” klicken, können Sie die Einstellungen anpassen. Wenn Sie die Berechtigungen setzen, stellen Sie bitte sicher, dass Sie auch die entsprechende Einwilligung des Kunden haben.

 

Tipp: Im Kontaktcenter können Sie Ihre Kontakte nach E-Mail-Abos filtern. Die Informationen sind natürlich auch in Ihrem Kontaktexport enthalten (siehe unten).

4. E-Mail-Einwilligungen im Buchungsprozess einsammeln

Da die rechtlichen Anforderungen an die beiden E-Mail-Abo-Arten Veranstaltungskommunikation und Newsletter unterschiedlich sind, gibt es für jede einen eigenen Prozess und eigene Einstellungen.

4.1. Opt-out und Veranstaltungskommunikation

4.1.1. Eigenschaften und Aktivierung

Veranstaltungsspezifische Werbe-E-Mails wie die Veranstaltungserinnerung oder Einladungen zu Folgeveranstaltungen können in der Regel mit dem “berechtigtes Interesse” nach §7 Abs. 3 UWG legitimiert werden. Das berechtigte Interesse erleichtert die Marketingkommunikation per E-Mail bei einer bestehenden Kundenbeziehung unter bestimmten Voraussetzungen. Dazu gehört, dass die E-Mails nur Werbung für ähnliche Produkte und Dienstleistungen enthalten darf. Dies ist sowohl bei Werbeinhalten, die sich auf die gebuchte Veranstaltung beziehen, als auch bei Einladungen zu Folgeveranstaltungen der Fall. Deswegen werden alle Bucher und Teilnehmer, die sich für Ihre Veranstaltungen anmelden, von doo automatisch als Empfänger dieser E-Mails eingestuft. Damit das berechtigte Interesse greift, müssen Sie im Buchungsprozess darauf hinweisen, dass Sie entsprechende Werbemails versenden und die Möglichkeit einräumen, zu widersprechen.

Dieser Hinweis kann als sogenannte Opt-out-Option in den Buchungsprozess eingebunden werden.

Es gibt bei doo zwei Möglichkeiten, ihn anzuzeigen. Sie finden die entsprechende Einstellung im dritten Schritt der Veranstaltungsbearbeitung unter “Erweiterte Einstellungen”.

a) Angehakte Checkbox bei jeder E-Mail-Adresse: Bei jedem Teilnehmer sowie dem Bucher wird eine bereits angehakte Checkbox mit einem Texthinweis angezeigt, den Sie individuell festlegen können. Wird die Box bei der Buchung deaktiviert, wird das E-Mail-Abo Veranstaltungskommunikation für den Kontakt deaktiviert. Dementsprechend erhält die Person keine weiteren E-Mails der Veranstaltungskommunikation, sondern nur noch Transaktionsmails.

b) Allgemeiner Hinweis im zweiten Schritt des Buchungsprozesses: Es wird ein Texthinweis eingeblendet, in dem Sie Ihre Bucher darüber informieren können, dass er mit der Buchung dem Versand von nachfolgender Veranstaltungskommunikation zustimmt. Es gibt keine Checkbox, über die er diesem E-Mail-Abo direkt an dieser Stelle widersprechen kann, jedoch sollte der Text einen Hinweis auf anderweitige Widerspruchsmöglichkeiten wie zum Beispiel eine E-Mail-Adresse beinhalten, an die der Kunde schreiben kann. Natürlich kann die Person auch über den doo Abmeldelink widersprechen (siehe unten).

Tipp: Sollten Sie den Opt-out-Text anpassen, sehen sie in der Einstellung eine Historie, wann der Text geändert wurde.

4.1.2. Beispiele für Opt-out-Text

Sie können einen beliebigen Text als Opt-out-Text eingeben. Bitte achten Sie darauf, dass der Text die rechtlichen Anforderungen erfüllt. Er sollte in jedem Fall den Sender (Namen Ihrer Organisation), die Frequenz und den Inhalt der E-Mails und die Möglichkeit des Widerspruchs der Einwilligung enthalten. Bei den folgenden Beispielen handelt es sich um unverbindliche Vorschläge, die jeweils individuell durch Sie geprüft und auf Ihren Anwendungsfall angepasst werden sollten*.

Beispiel 1

Die ABC GmbH wird Ihnen im Rahmen der Veranstaltungskommunikation E-Mails zusenden, zum Beispiel ergänzende Informationen zur gebuchten Veranstaltung und Einladungen zu ähnlichen Veranstaltungen. Der Zusendung dieser E-Mails können Sie jederzeit über den in jeder E-Mail enthaltenen Abmeldelink oder E-Mail an unsubscribe@abc-gmbh.de widersprechen, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen.

Beispiel 2

Ich stimme zu, dass die ABC GmbH mir E-Mails im Rahmen der Veranstaltungskommunikation zusenden darf, wie Informationen und Hinweise zur gebuchten Veranstaltung und Einladungen zu ähnlichen Veranstaltungen. Meine Einwilligung kann ich jederzeit per E-Mail an email@abc-gmbh.de oder über den in den E-Mails enthaltenen Abmeldelink widerrufen.

4.1.3. Prozess für Ihre Bucher

Standardmäßig wird jeder neue Teilnehmer und Bucher, der sich für Ihre Veranstaltung registriert und nicht direkt aktiv durch Abhaken der Checkbox widerspricht, als E-Mail-Abonnent für Ihre Veranstaltungskommunikation in doo gespeichert.

Beim Versand der Veranstaltungserinnerung, die standardmäßig vier Tage vor Veranstaltungsbeginn automatisch verschickt wird, sowie beim Versand von E-Mail-Nachrichten durch Sie über den doo E-Mail-Manager wird automatisch geprüft, ob Sie die Berechtigung haben, die entsprechenden Kontakte mit Veranstaltungskommunikation anzuschreiben. Liegt diese nicht vor, wird der Kontakt beim Versand übersprungen.

Bekommt ein Abonnent eine E-Mail-Nachricht oder eine automatische Veranstaltungserinnerung, hat er die Möglichkeit, sich über einen Abmeldelink in der Nachricht von der zukünftigen Veranstaltungskommunikation abzumelden (siehe unten). Meldet er sich auf anderem Wege bei Ihnen, zum Beispiel unter der E-Mail-Adresse, die Sie im Opt-Out Textfeld eingegeben haben, können Sie die Berechtigungen in den Kontaktdetails auch manuell anpassen (siehe oben).

4.2. Newsletter

4.2.1. Eigenschaften und Aktivierung

Für allgemeine Marketingkommunikation wie Newsletter empfiehlt es sich, die Berechtigung für den E-Mail-Versand vorab mithilfe des sogenannten Double-Opt-in Verfahrens einzuholen. Dabei muss der Kontakt die Einwilligungscheckbox aktiv anhaken und seine Anmeldung anschließend noch per Link in einer E-Mail bestätigt werden.

Um die Einwilligung Ihrer Bucher für zukünftigen Newsletterversand einzuholen, aktivieren Sie im 3. Schritt der Veranstaltungsbearbeitung in den erweiterten Einstellungen die Option: “Möglichkeit zum Abonnieren Ihres Newsletters per Double-Opt-in auf Teilnehmer- und Buchungsebene“. Geben Sie den Text für die Checkbox ein, die der Bucher aktiv anhaken muss, um sich für Ihren Newsletter anzumelden. Wählen Sie außerdem aus, ob Sie das Double-Opt-in Verfahren nur auf Bucher-, nur auf Teilnehmer- oder auf beiden Ebenen aktivieren möchten. Um das Double-Opt-in auf Teilnehmerebene durchführen können, müssen Namen und E-Mail-Adresse auf Teilnehmerebene abgefragt werden.

Tipp: Sollten Sie den Double-Opt-in-Text anpassen, sehen sie in der Einstellung eine Historie, wann der Text geändert wurde.

4.2.2. Beispiel für Double-Opt-in-Text

Sie können einen beliebigen Text als Double-Opt-in-Text eingeben. Der Text sollte in jedem Fall den Sender, den Umfang und Inhalt der E-Mails und die Möglichkeit des Widerspruchs der Einwilligung enthalten. Der folgende Text ist lediglich ein Beispiel, das in jedem Fall durch Sie oder Ihren Rechtsberater geprüft und auf Ihren Anwendungsfall angepasst werden sollte*.

Ich möchte den monatlichen Newsletter der ABC GmbH mit Informationen und Angebote zu ihren Produkten per E-Mail erhalten. Meine Daten werden nicht an Dritte weitergegeben. Meine Einwilligung kann ich jederzeit per E-Mail an email@abc-gmbh.de oder über den in den E-Mails enthaltenen Abmeldelink widerrufen.

4.2.3. Double-Opt-in-Prozess für Ihre Bucher

Nachdem ein Kontakt bei der Registrierung durch das Anhaken der entsprechenden Checkbox sein Interesse an Ihren Newslettern bekundet hat und die Buchung abgeschlossen ist, erhält er neben der Buchungsbestätigung eine weitere E-Mail mit einem Link, über die er seine Zustimmung zum Newsletter-Versand bestätigen muss. Den E-Mail-Text können Sie individuell in den E-Mail-Inhalten anpassen. Die E-Mail enthält automatisch den Checkbox-Text. Nachdem der Teilnehmer oder Bucher auf den Link geklickt hat, wird beim zugehörigen Kontakt das E-Mail-Abos Newsletter aktiviert. Zudem sehen Sie anhand des ensprechenden Vermerks, dass ein Double-Opt-in über doo abgeschlossen wurde.

Auch wenn doo die Möglichkeit anbietet, E-Mail-Berechtigungen für Newsletter einzuholen, ist unsere Plattform keine dedizierte Newsletter-Software. Diese Funktion richtet sich daher vor allem an doo Nutzer, die außerhalb von doo eine Newsletter-Verteilerliste pflegen und diese über ein externes Tool anschreiben.

5. Import und Export der E-Mail-Abo-Berechtigungen

5.1. Import

Wenn Sie neue Kontakte in doo importieren, für die Sie die Berechtigung für Veranstaltungskommunikation bereits haben, um sie mit dem doo E-Mail-Manager anzuschreiben, achten Sie beim Kontaktimport darauf, die Berechtigungen direkt mit zu importieren. Ansonsten können Sie die importieren Kontakte nicht anschrieben, da sie beim Versand ohne Berechtigung übersprungen werden.

Um die Berechtigung zu importieren, fügen Sie Ihrer CSV-Datei, die die Kontakte enthält, die Sie importieren möchten, eine Spalte für “Veranstaltungskommunikation” hinzu (die Spalte kann auch eine anderen Titel haben).  Stellen Sie sicher, dass die Spalte für jeden Kontakt, für den Sie die Berechtigung haben, den Wert “1” enthält (das Datenfeld Veranstaltungskommunikation in doo hat den Datentyp boolean). Überprüfen Sie im zweiten Schritt des Imports, dass die Spalte dem doo Datenfeld “Veranstaltungskommunikation” zugeordnet ist, und schließen Sie den Prozess ab. Nach dem Import ist bei allen Kontakten mit dem Wert “1” das Kontrollkästchen für die Ereigniskommunikation angehakt. Nun können Sie ihnen mit dem doo-E-Mail-Manager eine E-Mail-Nachricht schreiben, zum Beispiel eine Einladung oder eine Terminankündigung.

Die Felder “Newsletter” und “Keine Marketing-E-Mails” können Sie bei Bedarf auf die gleiche Weise importieren.

5.2. Export

Der Kontaktexport enthält auch die E-Mail-Abos “Veranstaltungskommunikation”, “Newsletter” und “Keine Marketing-E-Mails”. Aktive Abos sind in der entsprechender Spalte mit “1” markiert. Sie können den Export verwenden, um die Berechtigungen in einem Drittsystem zu importieren und dort für Ihre Marketingkommunikation verwenden.

Selbstverständlich bieten wir im Rahmen der doo Automatisierungen auch die Möglichkeit, eine automatisierte Schnittstelle zu Drittsystem einzurichten. Sprechen Sie hierzu jederzeit gerne Ihren doo Kontakt an.

6. Abmelden und Verwalten von E-Mail-Abos für E-Mail-Empfänger

In allen E-Mails der Veranstaltungskommunikation muss eine Möglichkeit für den Empfänger enthalten sein, die Einwilligung zu den Marketingmails zu widerrufen. In der Veranstaltungserinnerung ist dieser Link automatisch hinterlegt. Bei E-Mail-Nachrichten können Sie den Link über den Speziallink “Abmelden” einfügen. Bitte beachten Sie, dass Sie gesetzlich verpflichtet sind, in jeder Werbemail eine Möglichkeit zur Abmeldung zu geben. Versenden Sie eine E-Mail-Nachricht ohne den doo Abmeldelink, stellen Sie bitte sicher, dass sie eine alternative Abmeldeoption einbinden.

Wenn ein Empfänger auf den Abmeldelink klickt, wird er von allen E-Mail-Abos abgemeldet und die Option “Keine Marketing-E-Mails” wird gesetzt. Der Empfänger kann in den Privatsphäre-Einstellungen seine Präferenzen anpassen und die Abmeldung rückgängig machen.

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* Bitte beachten Sie, dass die Informationen in diesem Artikel keine Rechtsberatung darstellen und Sie Ihre Einstellungen, Formulierungen und Berechtigungen für Ihren Anwendungsfall juristisch prüfen lassen sollten. doo übernimmt für die Informationen keinerlei Haftung. Beim Versand von E-Mails über doo liegt es in der Verantwortung des Veranstalters sicherzustellen, dass die entsprechenden Berechtigung oder Einwilligung für einen Kontakt vorliegt. Es gilt die doo E-Mail-Policy.