Mithilfe von professionellen E-Mail-Nachrichten im Wunschdesign können Sie Ihre Kontakte direkt zu Ihren Veranstaltungen einladen, einer ausgewählten Kontaktgruppe aktuelle Informationen zu Ihrer Veranstaltung zukommen lassen oder sie über die Absage einer Veranstaltung informieren.

Der doo E-Mail-Manager ist ein optionales Feature, das gegen eine monatliche Gebühr für Ihren doo Account freigeschaltet werden kann. Bei Interesse an einem Angebot, wenden Sie sich gerne jederzeit an Ihren doo Ansprechpartner bzw. an das doo Support Team.

1. Erstellen einer E-Mail-Nachricht

Um eine E-Mail-Nachricht zu erstellen, wählen Sie den Menüpunkt “E-Mail-Nachrichten” links und klicken Sie auf “+ Neue E-Mail-Nachricht”.

Vergeben Sie einen Namen für die interne Verwaltung Ihrer E-Mail-Nachricht und wählen im Dropdown die zugeordnete Veranstaltung sowie die Nachrichtensprache aus.

Durch Klick auf “Speichern”, wird der Entwurf gespeichert und Sie können mit den Versandeinstellungen, Empfängern, Design & Inhalt sowie weiteren Einstellungen zu der Nachricht fortfahren. Diese können Sie jeweils durch Klick auf “+ Infos hinzufügen” aufrufen und anpassen.

1.1. Versandeinstellungen

Entscheiden Sie sich für einen ansprechenden Betreff für Ihre Nachricht. Wir empfehlen Ihnen einen E-Mail-Betreff mit nicht mehr als 50 Zeichen zu wählen, damit der Betreff vollständig in den E-Mail-Programmen Ihrer Empfänger abgebildet wird.

Die Absenderadresse ist bei doo E-Mail-Nachrichten standardmäßig einladung@doo.net. Als Referenz für die Empfänger können Sie zusätzlich einen Absendernamen eingeben, der den Empfängern in ihrem Posteingang vor der doo Absenderadresse angezeigt wird. Wählen Sie den Namen so, dass die Empfänger Sie eindeutig identifizieren können – dies erhöht die Öffnungswahrscheinlichkeit. Auf Anfrage ist es möglich, eine individuelle Absenderadresse für Ihre doo E-Mail-Nachrichten einzurichten. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.

Antworten auf Ihre Nachricht gehen automatisch an die von Ihnen angegebene Antwortadresse.

In den Versandeinstellungen haben Sie außerdem die Möglichkeit, Ihrer E-Mail Nachricht, Anhänge hinzuzufügen: Zum Einen Buchungsdokumente wie Tickets oder Rechnungen. Bitte beachten Sie dabei, dass in diesem Fall nur Kontakte angeschrieben werden, wenn für sie auch die entsprechenden Buchungsdokumente vorliegen – andernfalls werden sie beim Versand übersprungen. Zudem können Sie Ihrer Nachricht auch einen Kalendereintrag anhängen. Der Eintrag wird als iCalendar für Ihre Veranstaltung erstellt, sodass der Termin direkt in ihrem Apple oder Outlook Kalender gespeichert werden kann.

Wichtig: Bitte beachten Sie, dass es beim Versand von Kalendereinträgen zu Darstellungsproblemen der Bilder in Outlook kommen kann, die durch die Restriktionen von Microsoft bedingt sind. Wenn Sie diese Funktion benutzen möchten, empfehlen wir Ihnen daher, Ihre E-Mail so zu gestalten, dass sie auch ohne Bilder Sinn ergibt. Alternativ können Sie den Kalendereintrag auch als Button oder Link in Ihre Nachricht einbauen anstatt ihn als Anhang zu verschicken – eine Anleitung dazu finden Sie hier.

Über die Funktion “Datei aus eigenem Veranstaltungsfeld als Anhang” können Sie Dateien, die Sie als Veranstaltungsfeld in der Veranstaltung angelegt haben, als Anhang hinzufügen. Wie Sie eine Datei in der Veranstaltung anlegen finden Sie im Artikel “Was sind Veranstaltungsfelder und wie nutze ich Sie am besten”

1.2. Empfänger

Im Empfänger-Dropdown können Sie die Empfängergruppe auswählen, an welche die E-Mail-Nachricht verschickt werden soll. Lesen Sie in diesem Artikel, wie Sie vorab eine entsprechende Kontaktgruppe erstellen.

Unter “+ Kontaktgruppe hinzufügen” können Sie weitere Empfängergruppen zusätzlich auswählen.

Bitte beachten Sie, dass Ihre Empfängerlisten aktuell sein müssen und die Maximalanzahl der Kontakte, die Sie mit einer E-Mail-Nachricht erstmalig anschreiben können, begrenzt ist. Alle Informationen, wie Sie Ihre Kontakte für den Versand mit doo aufbereiten und Ihr Limit nach und nach erhöhen können, finden Sie hier.

1.3. Design & Inhalt

1.3.1. Vorlagen

Klicken Sie auf “+ Vorlage auswählen” und wählen Sie eine bestehende Vorlage oder die Option “Ohne Vorlagen starten”.

Wir empfehlen Ihnen, eine der Vorlagen zu benutzen und aus dieser die nicht notwendigen Paragraphen bzw. E-Mail Inhalte zu entfernen. Prinzipiell können Sie aber natürlich auch ohne eine Vorlage starten und sich eine eigene Nachricht zusammenstellen. Auf Wunsch können auch individuelle Vorlagen für Sie erstellt werden, wenden Sie sich für Informationen dazu an Ihren doo Ansprechpartner.

1.3.2. E-Mail Editor: Grundstruktur festlegen

Sie gelangen in den doo E-Mail Editor, in dem Sie Ihre Nachricht gestalten können.

Der doo E-Mail Editor strukturiert Nachrichten in einzelne Zeilen, in denen jeweils Inhaltselemente eingefügt werden können. Zeilen erstrecken sich über die gesamte Breite der E-Mail inklusive Hintergrund. Sie können zwischen Zeilen mit einer oder mehreren Spalten wählen. Eine Zeile kann mehrere Inhalte enthalten. Inhalte sind einzelne Elemente wie z.B. ein Textblock oder ein Bild, die nur innerhalb des Inhaltsbereichs positioniert werden können. Die standardmäßig einfügten Inhalte von vordefinierten Zeilen lassen sich nach Bedarf löschen oder anpassen.

Um die von Ihnen gewählte Vorlage zu individualisieren und anzupassen, können Sie sowohl die bestehenden Inhalte editieren als auch manuell neue Zeilen und Inhalte einfügen. Hierfür finden Sie alle verfügbaren Bausteine im linken Menü und können diese per Drag & Drop in Ihre Nachricht einbauen.

Um überflüssige oder falsche Bausteine zu löschen, klicken Sie einfach auf den Baustein in der Vorlage und wählen in der rechten oberen Ecke das Mülleimer-Symbol an. Durch Klick auf die sich überlappenden Quadrate können Sie den angewählten Baustein kopieren.

In der Spalte “Allgemein” im linken Menü können Sie außerdem übergreifende Einstellungen wie Hintergrund oder Schriftart für Ihre Nachricht vornehmen.

1.3.2. E-Mail Editor: Inhalte anpassen

Ob Bild, Textfarbe, Buttons, Ausrichtung, URLs oder Hintergrundfarbe – Sie können alle Einstellungen nach Belieben umsetzen. Jede Zeile und jeder Inhalt kann durch Anklicken des Bausteins über die Einstellungen im linken Bereich angepasst werden.

1.3.2.1. Text anpassen

Klicken Sie z.B. auf ein Textfeld in Ihrer Nachricht, um dessen Inhalt anzupassen, sehen Sie links die Inhaltseigenschaften. Ihren Text können Sie direkt in das Textfeld einfügen und über die darüber eingeblendete Werkzeugleiste beliebig formatieren.

Wenn Sie die angelegte E-Mail als Vorlage für zukünftige Nachrichten nutzen möchten und nicht jedes Mal die Textinhalte separat anpassen möchten, können Sie im Text Personalisierungen i.S.v. Platzhaltern verwenden, welche z.B. die von Ihnen eingegebenen Veranstaltungsdaten wie Veranstaltungsname oder -datum automatisch ausspielt. Klicken Sie hierzu in der Werkzeugleiste des Textfeldes auf “Personalisierungen” und wählen den entsprechenden Platzhalter aus. Wenn Sie den Empfängern mit der Nachricht einen individuellen Zugangs- oder Promotion Code zukommen lassen möchten, wählen Sie aus der Liste “Code” aus. Welcher Code versendet wird, können Sie später unter “Einstellungen für Veranstaltungseinladung” auswählen.

Neben normalen Verlinkungen im Text, können Sie auch Spezial-Links in Ihren Text einfügen. Über Spezial-Links können die Empfänger bestimmte Aktionen in Ihrem doo Account auslösen. So können Sie z.B. einen Google Kalender-Link einfügen oder durch Auswahl des “Abmelden”-Links den Abmeldelink in die Fußzeile Ihrer Nachricht einbauen, über den sich die Empfänger für zukünftigen Einladungen aus Ihrem doo Verteiler austragen können.

1.3.2.2. Bild anpassen

Wählen Sie ein Bildelement aus, können Sie in der linken Spalte, das Bild über “Bild ändern” austauschen und weitere Einstellungen vornehmen. Unter “Aktion” können Sie als Ziel definieren, dass bei Klick auf das Bild eine bestimmte Aktion ausgeführt, wie z.B. eine bestimmte URL geöffnet werden soll. Um z.B. An- und Abmeldebuttons für Ihre doo Veranstaltung zu integrieren, wählen Sie bei Link-Typ “Spezial-Link” aus und ordnen den entsprechenden Buttons die jeweiligen Einladungs-Spezial-Links zu (Anmelde- bzw. “Nein” und “Vielleicht”). Auf welche URL diese Spezial-Links führen werden, können Sie später unter “Einstellungen für Veranstaltungseinladung” festlegen (s. 1.4.).

1.4. Einstellungen für Veranstaltungseinladung

Je nachdem, ob bzw. welche Personalisierungen und Spezial-Links, Sie in Ihre Nachricht eingebaut haben, sehen Sie nach Speichern des aktuellen Designs und Inhalts Ihrer Nachricht unten auf der Seite Ihrer Nachrichtendetails unter “Einstellungen für Veranstaltungseinladung” weitere Anpassungsmöglichkeiten. Tragen Sie dort z.B. die URL ein, der bei Klick auf den Anmelde-Link aufgerufen und über die die Registrierung erfolgen soll, wählen Sie einen mitzuschickenden Code aus und legen Sie fest, ob Kontaktdaten im Buchungsprozess vorbefüllt werden sollen.

2. Testnachricht

Wir empfehlen unbedingt, jede Nachricht vor dem Versand an die eigentliche Empfängergruppe erst einmal an sich selbst bzw. eine Testgruppe bestehend aus Ihnen selbst und ggf. einigen Kollegen anzulegen. Auf diese Weise können Sie die korrekte Darstellung und Verlinkungen sowie die Ausgabe von Platzhaltern und Links überprüfen.

Nachdem Sie “Testnachricht versenden” angeklickt haben, können Sie entweder einzelne Kontakte oder auch eine Kontaktgruppe als Empfänger auswählen. Alle Empfänger müssen bereits als Kontakt in Ihrem Kontaktcenter angelegt sein. Wie Sie Kontakte manuell anlegen bzw. in doo importieren können, erfahren Sie hier – wie Sie für Ihre Testempfänger aus bestehenden doo Kontakten eine neue Gruppe in Ihrem Kontaktcenter anlegen, erfahren Sie hier.

Nach dem Testversand können Sie noch beliebig Änderungen an den Einstellungen, dem Design und dem Inhalt Ihrer Nachricht vornehmen und anschließend ggf. erneut einen weiteren Testversand starten. Es können beliebig viele Testnachrichten versendet werden.

3. Versand

Wenn der Entwurf dann final steht, können Sie den tatsächlichen Versand planen und einen beliebigen Zeitpunkt in der Zukunft auswählen, an dem die Nachricht an alle Empfänger verschickt werden soll.

Nach dem Versand können Sie die Nachricht über die E-Mail-Nachrichten-Übersicht unter dem Reiter “Versendet” aufrufen. Sollten Sie eine bereits für den Versand geplante Nachricht noch einmal einsehen oder ggf. stoppen wollen, finden Sie diese unter dem mittleren Reiter “Geplant”.

Über die Übersicht der versendeten Nachrichten können Sie jederzeit ihre aktuelle Auswertungen aufrufen – alle Informationen diesem Erfolgsbericht finden Sie hier.