1. Allgemeines zum Thema Umbuchungen

Umbuchungen können nötig werden, wenn ein Teilnehmer zum Beispiel

• sein Ticket auf jemand anderen umschreiben möchte
• zu einem anderen Termin kommen und entsprechend auf eine anderen Veranstaltung umgebucht werden möchte
• seine Ticketauswahl verändern möchte (ein Ticket mehr oder weniger, eine andere Ticketkategorie oder zusätzliche Produkte buchen möchte)
• vergessen hat, seinen Promotion Code einzulösen und dies gerne nachholen möchte

Ob Sie Umbuchungen zulassen, liegt – wie auch das Thema Stornierung im Allgemeinen – in Ihrem Ermessen als Veranstalter. Wir empfehlen allen Veranstaltern, entsprechende Regelungen in den Buchungsbedingungen festzuhalten, um Ihren Buchern gegenüber transparent zu sein und ihnen Kontaktdaten für derartige Anfragen zu geben.

Wichtig: In den meisten Fällen gilt: Nach erfolgter Buchung ist es nicht mehr möglich, die gebuchte Veranstaltung zu ändern oder weitere Tickets oder kostenpflichtige Produkte oder Promotion Codes hinzuzufügen. Diese Änderungen sind nur über Stornierung der bestehenden Buchung und Neubuchung möglich. Einzelne Tickets oder Produkte aus einer größeren Buchung zu stornieren, ist hingegen seit April 2023 möglich mit der “Teilstorno”-Option.

Ausnahme: Nur wenn Sie für die Veranstaltung eine manuelle Freigabe eingerichtet haben und die entsprechende Buchung noch nicht von Ihnen freigegeben wurde, können Sie Tickets und Produkte noch beliebig ändern oder nachträglich Codes einlösen. Weitere Informationen zu diesem Sonderfall finden Sie unter 3. und in diesem Artikel.

Das Vorgehen beim Umbuchen von Teilnehmern hängt von dem Typ und aktuellen Status der bestehenden Buchung ab:

2. Reguläre (bereits freigegebene) Buchungen ändern

2.1. Ticket auf anderen Teilnehmer umschreiben

Um ein bereits versendetes Ticket auf eine andere Person umzuschreiben, müssen lediglich die Teilnehmerdaten geändert werden. Lesen Sie hier, wie Sie Teilnehmerdaten ändern und dem Bucher die aktualisierten Tickets zusenden können.

2.2. Teilnehmer auf andere Veranstaltung umbuchen

Um bereits eingebuchte Teilnehmer auf eine andere Veranstaltung umzubuchen, muss im ersten Schritt die bestehende Buchung storniert werden.

Entspricht der Rechnungsbetrag, den der Bucher für seine erste Buchung bezahlt hat, dem der gewünschten Neubuchung, können Sie den/die Teilnehmer über die Manuelle Registrierung selbst neu einbuchen. Wenn Sie im letzten Schritt der Registrierung “Eigene Zahlungsabwicklung” auswählen, wird diese neue Buchung direkt auf “Bezahlt” gesetzt. Dadurch können Sie sie mit der Zahlung verrechnen, die Sie für die ursprüngliche Buchung erhalten haben, wodurch sich eine Rückerstattung und erneute Zahlung durch den Bucher erübrigt.

Alternativ könnten Sie für den Bucher auch einen Einmal-Promotion Code in der entsprechenden Höhe für die gewünschte Veranstaltung erstellen und ihm zukommen lassen, sodass er sich kostenlos selbst anmelden kann.

2.3. Stornierung von einzelnen Tickets und Produkten

Mit der seit April 2023 verfügbaren Teil-Storno-Funktion können Sie ausgewählte Tickets und Produkte aus einer größeren Buchung heraus stornieren. Alle Informationen zum Prozess sowie zum Thema Rückerstattung finden Sie hier.

2.4. Hinzufügen zusätzlicher Tickets und Produkte

Das Hinzufügen von weiteren Tickets und Produkten zu einer bestehenden Buchung ist bei doo bisher nicht möglich. Derartige Anliegen können daher nur umgesetzt werden, indem die bestehende Buchung komplett storniert und eine neue Buchung getätigt wird. Je nach Buchungs- und Bezahlstatus sowie Zahlungsart, können Sie den Bucher nach der erfolgten Stornierung bitten, sich selbst erneut anzumelden oder Sie erledigen das selbst über die Manuelle Registrierung.

2.4.1. Kostenlose bzw. noch unbezahlte Buchungen

Nach der Stornierung können Sie den Teilnehmer entweder bitten, sich selbst erneut über Ihre Buchungsseite anzumelden, oder Sie buchen den Teilnehmer selbst neu ein über die manuelle Registrierung.

2.4.2. Kostenpflichtige Buchungen mit eigener Zahlungsabwicklung

Wenn eine Buchung nicht über doo bzw. Novalnet, sondern über “Eigene Zahlungsabwicklung” bezahlt wurde, müssen Sie die Neubuchung mit den gewünschten Änderungen selbst über die manuelle Registrierung tätigen und erneut “Eigene Zahlungsabwicklung” wählen. Etwaig benötigte Storno- oder Rechnungsdokumente oder anfallende Restzahlungen müssten in diesem Fall manuell erstellt bzw. durchgeführt werden.

2.4.3. Kostenpflichtige, bezahlte Buchung bei gleichbleibendem Rechnungsbetrag umbuchen

Wenn der Rechnungsbetrag, den der Bucher für seine erste Buchung bezahlt hat, dem der gewünschten Neubuchung entspricht, können Sie den/die Teilnehmer nach der Stornierung über die Manuelle Registrierung neu einbuchen und im letzten Schritt der Registrierung “Eigene Zahlungsabwicklung” auswählen, um die neue Buchung direkt auf “Bezahlt” zu setzen. So können Sie sie mit der Zahlung verrechnen, die Sie für die ursprüngliche Buchung erhalten haben und ersparen sich und dem Bucher so die Rückerstattung und erneute Bezahlung.

Alternativ könnten Sie für den Bucher auch einen Einmal-Promotion Code erstellen und ihm zukommen lassen, sodass er sich erneut anmelden kann ohne erneut zu bezahlen.

2.4.4. Kostenpflichtige, bezahlte Buchungen umbuchen auf höheren Rechnungsbetrag

Wenn ein Bucher seine Rechnung bereits bezahlt hat und seine Ticket- oder Produktauswahl nachträglich ändern möchte und dadurch auf einen höheren Rechnungsbetrag kommt, können Sie entweder seine Zahlung nach Stornierung der bestehenden Buchung zurückerstatten und ihn bitten, sich selbst erneut über Ihre Buchungsseite anzumelden und den Zahlungsprozess noch einmal zu durchlaufen.

Alternativ können Sie die bereits erhaltene Zahlung behalten und dem Bucher für den entsprechenden Betrag einen Einmal-Promotion Code zuschicken, sodass dies bei erneuter Anmeldung entsprechend verrechnet wird.

3. Sonderfall: Noch nicht freigegebene Buchungen ändern

Wenn Sie für die betreffende Buchung eine manuelle Freigabe eingerichtet haben und die Buchung noch nicht freigegeben wurde, so ist es noch möglich, die Ticket- und Produktauswahl zu ändern oder nachträglich einen Promotion Code einzugeben. Wie genau das geht, erfahren Sie unter Punkt 3 in diesem Artikel.