Die Teilnehmerübersicht

 1.1. Bedeutung der unterschiedlichen Teilnehmerstatus

Erwartet: Erwartete Teilnehmer haben ein gültiges Tickets (auch wenn Sie keine PDF-Tickets verwenden) und können eingecheckt werden, sind aber noch nicht eingecheckt worden. Die Buchung des Teilnehmers ist aktiv. Bei kostenpflichtigen Buchung ist die Zahlung in der Regel abgeschlossen. Eine Ausnahme bildet die Zahlungsmethode Kauf auf Rechnung über unseren Zahlungsdienstleister Novalnet. Hier werden die Tickets direkt nach dem Kauf und unabhängig vom Zahlungseingang gültig. Eine Übersicht über die verfügbaren Zahlungsoptionen finden Sie hier.

Eingecheckt: Der Teilnehmende wurde entweder durch Scannen des QR Codes auf dem Ticket oder manuell in doo eingecheckt und hat somit wirklich an der Veranstaltung teilgenommen. Eingecheckt werden können nur Teilnehmende, die zuvor den Status “Erwartet” hatten. Ein versehentliches Einchecken kann in doo  über die Check-in Schaltfläche wieder rückgängig gemacht werden. Wird eine Buchung storniert, deren Teilnehmer bereits eingecheckt wurde, bleibt der Teilnehmerstatus auf eingecheckt. Beim Rückgängigmachen des Check-ins geht der Teilnehmerstatus in diesem Fall auf storniert.

Zahlung ausstehend: Für die zum Teilnehmende gehörende Buchung steht die Zahlung noch aus und eine Zahlung ist die Voraussetzung für ein gültiges Ticket. Dies trifft auf Buchungen zu, wenn die Auswahl der Zahlungsmethode noch offen ist, die Buchung verarbeitet wird oder der Bucher Vorkasse gewählt hat und das System auf den Zahlungseingang wartet.

Freigabe ausstehend: Die zugehörige Buchung befindet sich im manuellen Freigabeprozess und steht entweder auf “Freigabe nötig” oder “Vorgemerkt”. Über das Dreipunktmenü gelangen Sie zu den Buchungsdetails und können dort die Buchung freigeben, ablehnen oder vormerken.

Warteliste: Wenn Sie die Option “Warteliste” in den Veranstaltungseinstellungen aktiviert haben und sich bereits Buchungen auf dieser befinden, werden diese Teilnehmenden unter dem Stauts “Warteliste” angezeigt.

Gestrichen: Der Teilnehmer stand auf der Warteliste, wurde dann aber von selbiger gestrichen.

Abgelehnt: Wurde die Freigabe der Buchung abgelehnt, wird für den Teilnehmenden dieser Status in der Teilnehmerübersicht angezeigt.

Storniert: Teilnehmer, deren Buchung vollständig storniert wurden oder die Rahmen eines Teilstornos aus der Buchung entfernt wurden.

Hinweis: Die meisten Status, abgesehen vom Check-in, hängen mit dem Status der Buchung zusammen. Um den Status zu ändern,  gehen Sie in die Buchungsdetails. Dort können Sie zum Beispiel die Buchung freigeben oder ablehnen, eine Person von der Warteliste nachrücken lassen oder Teilnehmer beziehungsweise die ganze Buchung stornieren. Für letzteres finden Sie auch einen Shortcut bei den Optionen zur Teilnehmerverwaltung.

1.2. Teilnehmerübersicht filtern

Mithilfe der Schnellfilter können Sie Ihre Teilnehmer nach Status oder gebuchter Ticketkategorie filtern oder im Freitextsuchfeld nach Vorname, Nachname, Organisation, E-Mail-Adresse oder Tickethash suchen.

Wenn Sie Ihre Liste genauer filtern wollen, haben Sie unter “Weitere Suchoptionen” die Möglichkeit, nach spezifischen Teilnehmer- oder Buchungsdaten zu suchen.

Mehrere Filter werden mit dem Operator “und” verknüpft, das heißt, Sie sehen nur Ergebnisse, auf die alle ausgewählten Filter zutreffen. Mithilfe der Filter können Sie sich beispielsweise folgende Teilnehmer anzeigen lassen

• Alle Teilnehmer aus einen spezifischen Land
• Alle Teilnehmer, die ein bestimmtes Produkt gebucht haben
• Alle Teilnehmer, die zu einer bestimmten Buchungsnummer gehören
• Alle Teilnehmer, deren Buchung noch nicht bezahlt ist und die vor einem bestimmten Datum gebucht haben

1.3. Anwesenheit erfassen mit der Check-in-Funktion

In der vorletzten Spalte “Check-in” können Sie Teilnehmer einchecken beziehungsweise den Check-in aufheben. Auf diese Weise können Sie vor Ort mithilfe der Teilnehmerübersicht die Anwesenheit Ihrer Teilnehmer erfassen. Der Check-in ist nur für valide Tickets, bei denen die Buchung abgeschlossen ist, verfügbar.

doo bietet unterschiedliche Option, wie Sie den Check-in vor Ort gestalten können. Sie können zum Beispiel die QR-Codes scannen, das doo Einlassmanagement verwenden oder mit einem On-Site-Servicepartner zusammenarbeiten. Mehr Informationen finden Sie in der Hilfecenter-Sektion “Einlass und Anwesenheit”.

Egal wie Sie den Teilnehmer einchecken, in allen Fällen wird der Zeitpunkt des Check-ins gespeichert. Bitte beachten Sie, dass beim Scannen von QR-Codes die Teilnehmerübersicht nicht automatisch aktualisiert wird. Um den aktuellen Stand zu sehen, laden Sie die Seite über die Browseroption neu.

Wenn Sie den Check-in aufheben, wird der Check-in inklusive dem Zeitstempel gelöscht. Der Teilnehmer kann erneut eingecheckt werden.

1.4. Optionen zur Teilnehmerverwaltung

In den Teilnehmerdetails sowie unter den drei Punkte in der letzten Spalte jeder Zeile finden Sie verschiedene Optionen zur Teilnehmerverwaltung:

1.4.1. Teilnehmerdaten bearbeiten

In den Teilnehmerdetails können Sie die Angaben der Person bearbeiten.

1.4.2 Buchungsdetails öffnen

Rufen Sie die zugehörige Buchung auf, zum Beispiel um über die Buchungsdetails den Status der Buchung zu ändern, die Rechnung einzusehen oder ein (Teil-)Storno vorzunehen. Eine Anleitung, wie Sie Teilnehmer- und Buchungsdaten ändern können, finden Sie hier.

1.4.3. Verbundenen Kontakt öffnen

Sofern der Teilnehmer mit einem Kontakt im Kontaktcenter verbunden ist, können sie diesen aufrufen, um zum Beispiel die vollständigen Kontaktdaten oder Aktivitäten wie vorherige Teilnahmen oder versendete E-Mail-Nachrichten einzusehen.

1.4.4. Verbundenen Kontakt ändern

Wenn ein Teilnehmer nicht mit dem richtigen Kontakt verbunden ist, zum Beispiel weil er bei der Buchung ein andere E-Mail-Adresse angegeben hat, können Sie die Zuordnung über diese Option ändern: Im Pop-up, dass sich nach Klick auf die Option öffnet, können Sie den neuen Kontakt, dem Sie den Teilnehmer zuordnen möchten, suchen und die Zuordnung bestätigen.

1.4.5. Ticket/Wallet herunterladen

Laden Sie sich das PDF-Ticket oder den Apple Wallet Pass des Teilnehmers herunter.

1.4.6. Eigenes Dokument herunterladen

Wenn für den Teilnehmer ein eigenes Dokument wie zum Beispiel ein Zertifikat erzeugt wurde, können Sie es hier für einen spezifischen Teilnehmer herunterladen. Oben in der Teilnehmerübersicht haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, alle erzeugten Dokumente für die Veranstaltung als ZIP-Datei herunterzuladen. Alle Informationen zu personalisierten Dokumenten finden Sie hier.

1.4.7. Teilnehmer stornieren

Um den Teilnehmer zu stornieren, werden sie auf die Buchungsdetails weitergeleitet. Bei mehreren Teilnehmern pro Buchung können Sie den ausgewählten Teilnehmer als Teilstorno stornieren.

1.4.8. Check-in Bestätigungsseite öffnen

Wenn Sie bei doo eine individuelle Check-in Bestätigungsseite beauftragt haben, um diese zum Beispiel für den Namensschild-Druck vor Ort zu nutzen, können Sie diese auch über die Teilnehmerübersicht öffnen.

1.5. Massenaktionen

Um eine Aktion für mehrere Teilnehmer gleichzeitig auszuführen, wählen Sie die jeweiligen Checkboxen in der ersten Spalte der Liste aus.

Als Massenaktionen stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

• Einchecken (wenn der Teilnehmerstatus abgeschlossen ist)
• Zu einer Kontaktgruppe hinzufügen
• Aus einer Kontaktgruppe entfernen
• Dokumente erzeugen (wenn Sie eigene Dokumente für die Veranstaltung konfiguriert haben)
• Dokumente löschen (wenn Sie bereits erzeugte eigenen Dokumente löschen wollen)